檔案工作在醫(yī)院管理中的作用探析

李燕

隨著醫(yī)改新形勢下醫(yī)院工作發(fā)生的變化，檔案在醫(yī)院管理中的作用越來越凸顯。醫(yī)院檔案包含文書檔案、科技檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案、專技檔案和病歷檔案，它記錄著醫(yī)院發(fā)展的歷史，為醫(yī)院未來決策指引方向，是保障和促進醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展的源泉和動力。本文從九個方面對檔案工作在醫(yī)院管理中的作用進行探析。

1 檔案在醫(yī)院管理中的作用。

1.1 檔案為醫(yī)院領導決策提供參考作用

醫(yī)院檔案是醫(yī)院過去工作活動的記錄，涉及方方面面，反映了醫(yī)院整個工作的全過程，真實反映醫(yī)院每一階段的建設發(fā)展、各種活動以及領導的管理水平、職工的專業(yè)技術水平、管理工作業(yè)績、業(yè)務發(fā)展水平等，醫(yī)院工作往往是有連續(xù)性的，檔案是醫(yī)院發(fā)展歷程的如實反映，是一部記錄醫(yī)院發(fā)展的長卷，“前事不忘，后事之師”。不了解過去，就很難規(guī)劃未來。它為醫(yī)院領導決策可以提供參考作用，比如在制定制度時，參考以往制度結合新形勢進行修訂，有利于制度的延續(xù)性；在解決歷史遺留問題時，查閱檔案有利于提出科學解決方案。充分利用檔案，不僅有利于科學決策，還可以提高工作效率。

1.2 檔案是醫(yī)院文化的重要組成部分

醫(yī)院從創(chuàng)立開始就有了檔案，檔案記載著醫(yī)院發(fā)展歷程，領導的管理理念、決策方向，職工的精神文化、綜合素質，醫(yī)院的人文發(fā)展等方面，無一不反映著醫(yī)院的文化，一個醫(yī)院的文化不是一天兩天形成的，是一個日積月累、沉淀的過程，經(jīng)過幾十年上百年的發(fā)展才會形成一所醫(yī)院的文化，檔案真實記述著醫(yī)院文化發(fā)展、變革的歷程，因此，檔案是醫(yī)院文化的重要組成部分。

1.3 人事檔案是醫(yī)院干部選拔中的重要依據(jù)

人事檔案記載著職工的基本情況，包含職工登記表、年度考核、學歷教育、進修培訓、職稱晉升、政治審查、入黨入團、獎懲情況、工資待遇、入職聘用、干部任免、體格檢查等材料，詳實反映了職工從初中、高中以來的學習、工作、思想及身體等方面的情況。在干部選拔中必須先進行干部檔案專審，查看審閱干部人事檔案，是否有存在不適合提拔任用的情況，進行進一步甄別。因此，干部人事檔案是醫(yī)院選拔干部前置審核材料，如在本人的人事檔案中存在材料造假、欺瞞組織的情況，將會其影響干部選拔工作。

1.4 檔案是維護醫(yī)患雙方權益的法律依據(jù)

病歷檔案是患者的醫(yī)療檔案，它客觀、真實、完整、連續(xù)地記載了醫(yī)師對疾病診斷、治療，護理人員對患者病情的觀察、護理以及醫(yī)技部門的各項檢查結果，是患者住院期間整個醫(yī)療活動全部過程所產(chǎn)生的文書材料，是具有法律意義的文件。在醫(yī)療糾紛中，醫(yī)患雙方提供的證據(jù)就是病歷檔案，不僅可以證明醫(yī)患關系的存在，也是全部診療過程的證明，是判斷醫(yī)院是否應對患者的身體或健康受到傷害承擔責任的重要甚至是唯一的證據(jù)材料，所以病案是醫(yī)療糾紛時重要的書證資料。

1.5 檔案是醫(yī)院科學研究的基礎條件

科學研究是研究事物發(fā)展客觀規(guī)律的學問，無論是自然科學，還是社會科學，都必須要有檔案這個原始資料，檔案是科學研究的基礎條件，只有依靠醫(yī)院前人科學研究的成果，才能促進醫(yī)院科學研究工作的進一步發(fā)展。牛頓曾說過：“如果說我比別人看得更遠的話，那是因為我站在巨人的肩膀上”。 牛頓第一定律就是在伽利略斜面實驗（檔案資料）的基礎上，經(jīng)大量經(jīng)驗事實，通過進一步的推理而概括出來的，這說明，任何科學研究都離不開檔案。實踐證明，科學研究須以檔案為原始資料，才能準確地總結歷史發(fā)展的客觀規(guī)律，進行新的研究，推動醫(yī)院科研工作不斷向前進步。

1.6 檔案是醫(yī)院等級創(chuàng)建中的重要支撐

在等級醫(yī)院創(chuàng)建評審中，各科室需提供過去幾年的檔案原始材料佐證工作的連續(xù)性或持續(xù)改進性，檔案發(fā)揮了很重要的作用。尤其是病歷檔案，不僅是患者就醫(yī)的記錄檔案，也是反映醫(yī)院臨床診治水平的可靠依據(jù)，它是醫(yī)院醫(yī)療工作的基礎，是醫(yī)院的數(shù)據(jù)寶庫，包含了患者診治過程中的各種信息，通過這些資料的提取加工，可以了解一個醫(yī)院的醫(yī)療質量管理水平和醫(yī)院的管理水平。病案首頁信息已經(jīng)全面作為醫(yī)院評審的依據(jù)，如果病歷首頁在信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)中沒有通過，省衛(wèi)計部門將不會組織評審專家進行評審，同時，在評審中有一個章節(jié)是對病歷檔案歸檔等情況進行專門評審，因此，病歷檔案是等級醫(yī)院評審前和評審中的重要支撐。

1.7 檔案是醫(yī)院迎接上級各項檢查的原始依據(jù)

在文明創(chuàng)建、上級各種專項檢查中，檔案作為原始材料提供給迎接上級檢查的工作材料依據(jù)，其真實性、可靠性得到上級部門認可，為通過檢查提供了原始依據(jù)。在一次全市人事崗位設置工作大檢查中，醫(yī)院提供了兩年前進行的完整的崗位設置材料，順利通過了檢查，得到了上級人社、主管部門的好評。

1.8 檔案為醫(yī)院職工提供各種證明材料的有力憑證

醫(yī)院職工在辦理工齡認定、工作經(jīng)歷證明、出生年月認定、親子關系證明、繼承房屋證明等方面，都需要醫(yī)院為其提供相應檔案材料。醫(yī)院一位職工在繼承養(yǎng)父母的房屋時，在派出所、社區(qū)等部門多方尋找未果后，帶著一絲希望來到醫(yī)院，經(jīng)過查找其人事檔案，終于在其干部履歷表中找到其養(yǎng)父母的關系及姓名，從而為其爭取到房屋繼承權提供了有力憑證。

1.9 檔案是醫(yī)院宣傳教育的生動素材

檔案是歷史的真跡，用它來宣傳教育職工和對患者及家屬進行健康教育，圖文并茂，生動具體，富有感染力和說服力。同時，利用檔案來寫人物傳記、著書立說、演講報告、文藝創(chuàng)作，舉辦醫(yī)院發(fā)展歷程成果展等各種展覽，進行傳統(tǒng)教育等。在以檔案為素材進行的宣傳教育活動中，職工們深受感染，對醫(yī)院的感情更深了，自豪感和凝聚力也更強了，檔案發(fā)揮了積極的任用。

2 結語

綜上所述，檔案在醫(yī)院管理中起著非常重要的作用?？茖W、規(guī)范的檔案管理，不僅可以使醫(yī)院管理水平得到提升，還可以提高醫(yī)院醫(yī)療、科研教學等方面的工作水平，適應醫(yī)療改革大環(huán)境下的新形勢醫(yī)療事業(yè)發(fā)展。做好檔案管理工作，開創(chuàng)醫(yī)院管理的新格局，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展起到有力的促進和推動作用。

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