檔案管理過程中的主要問題及對(duì)策措施

梁源

摘 要：伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，監(jiān)獄對(duì)于信息的需求量在不斷增加，因此，需要加強(qiáng)檔案信息管理工作。然而在管理工作中存在著各種各樣的問題，不利于監(jiān)獄的發(fā)展，所以要不斷完善檔案管理工作，監(jiān)獄要重視檔案管理工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，同時(shí)，要加大投入配置完善的設(shè)施，只有這樣才能提高檔案管理工作的效率，進(jìn)而更加有效的對(duì)監(jiān)獄進(jìn)行服務(wù)。

關(guān)鍵詞：監(jiān)獄；檔案管理；對(duì)策

監(jiān)獄檔案管理隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展在逐步轉(zhuǎn)變，它作為監(jiān)獄重要的信息載體，記錄著監(jiān)獄生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過程中大量的數(shù)據(jù)，具有十分重要的社會(huì)功能性，對(duì)監(jiān)獄的工作開展、市場(chǎng)定位和營(yíng)銷管理意義重大。做好監(jiān)獄檔案管理工作，充分發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，為新時(shí)期監(jiān)獄的生存和發(fā)展提供有效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是每一個(gè)檔案管理工作人員應(yīng)盡的義務(wù)。

1 檔案管理工作的重要性

一方面，檔案管理工作能否科學(xué)有效的進(jìn)行，在一定程度上反映了監(jiān)獄的管理水平與發(fā)展情況。監(jiān)獄在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，一定會(huì)產(chǎn)生一些歷史資料，如監(jiān)獄的業(yè)績(jī)成果等，這些歷史必然會(huì)被記錄在檔案之中，所以，為了能夠有效的查詢到這些歷史資料，必須要做好檔案管理工作。只有這樣監(jiān)獄員工才能夠深入了解到監(jiān)獄的發(fā)展?fàn)顩r，更好的服務(wù)于監(jiān)獄，促使監(jiān)獄健康的發(fā)展。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的形勢(shì)下，我們要不斷的創(chuàng)新檔案管理的觀念，進(jìn)而創(chuàng)新管理方式，保證檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。總而言之，加強(qiáng)檔案管理工作有利于監(jiān)獄持續(xù)健康的發(fā)展。另一方面，檔案資料是在監(jiān)獄生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中不斷形成的，能夠真實(shí)準(zhǔn)確的記錄監(jiān)獄的各項(xiàng)活動(dòng)，在監(jiān)獄管理人員進(jìn)行決策時(shí)能夠起到輔助作用。監(jiān)獄管理人員可以通過分析研究檔案的記錄，對(duì)過去的工作進(jìn)行總結(jié)，可以發(fā)現(xiàn)工作當(dāng)中的不足，并可以借鑒之前的經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)監(jiān)獄的發(fā)展現(xiàn)狀制定出更加科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃。并且，做好檔案管理工作還能夠更好的服務(wù)于各部門，使各部門的業(yè)務(wù)更加有序的開展。最后，檔案管理工作能夠豐富監(jiān)獄的文化。一個(gè)監(jiān)獄的發(fā)展，離不開監(jiān)獄文化的建設(shè)，而檔案管理工作能夠準(zhǔn)確的記錄監(jiān)獄文化形成的過程，保證其在長(zhǎng)時(shí)間的傳承過程中不至倒退或是流失，保障監(jiān)獄發(fā)展的生命力。由此可見，做好檔案管理工作對(duì)監(jiān)獄的健康發(fā)展具有十分重要的意義，所以監(jiān)獄要重視檔案管理工作，促使檔案管理工作在監(jiān)獄發(fā)展過程中的作用得到進(jìn)一步的發(fā)揮。

2 新時(shí)期監(jiān)獄檔案管理存在的問題

2.1 監(jiān)獄對(duì)檔案管理工作重視程度不足

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)，監(jiān)獄管理階層的注意力主要集中在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面，以監(jiān)獄的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益為第一要素，檔案管理部門處于監(jiān)獄管理考慮的邊緣部門，檔案管理工作也流于形式，不論資金投入還是人員配置都亟待完善，造成檔案管理工作過程中漏洞百出，監(jiān)獄檔案丟失、泄密的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2.2 信息化程度不明顯

在信息化時(shí)代背景下，為監(jiān)獄檔案管理工作的開展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)支持，然而仍然存在部分監(jiān)獄沒有對(duì)信息化檔案管理的作用形成正確的認(rèn)知，所以在實(shí)踐工作中，只是選擇使用可以提高管理質(zhì)量與效率的措施，但卻無法保證人員與資金配置的合理性，致使檔案管理的信息化十分被動(dòng)。在此基礎(chǔ)上，信息化的管理標(biāo)準(zhǔn)難以保持一致，而監(jiān)獄在信息化管理轉(zhuǎn)型方面，必要的標(biāo)準(zhǔn)要求并不具備時(shí)效性的特征，使得檔案錄入的時(shí)候出現(xiàn)流程混亂的情況，嚴(yán)重影響管理工作的質(zhì)量與效率，也制約了信息化管理工作的順利開展。在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員自身的計(jì)算機(jī)水平不高，且尚未接受技術(shù)方面的培訓(xùn)，影響了錄入效率的提升，引發(fā)一系列的檔案遺漏問題。

3 新時(shí)期檔案管理工作的對(duì)策

3.1 強(qiáng)化監(jiān)獄對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理部門工作的地位

監(jiān)獄領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，強(qiáng)化新時(shí)期對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。在基礎(chǔ)設(shè)施上，加大資金投入，實(shí)現(xiàn)符合現(xiàn)代監(jiān)獄檔案管理的電子設(shè)備配置，進(jìn)行深化改革和人員調(diào)整，提高檔案管理部門的工作地位。以檔案管理信息化建設(shè)為目標(biāo)，加強(qiáng)監(jiān)獄管理和發(fā)展方向協(xié)調(diào)一致，促進(jìn)監(jiān)獄可持續(xù)發(fā)展。在新的發(fā)展階段，監(jiān)獄人事制度不斷變革，工作人員減少的同時(shí)工作量不斷增加，這對(duì)監(jiān)獄檔案管理人員既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，檔案管理部門工作人員要對(duì)自身工作有清醒的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的檔案管理思維方式和操作方法，對(duì)自己工作內(nèi)容作出相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，改變“守?cái)偪袋c(diǎn)”的陋習(xí)，在勤奮努力的同時(shí)學(xué)習(xí)新的電子設(shè)備操作，為檔案管理工作注入源源不斷的活力，使檔案管理工作和監(jiān)獄的生存發(fā)展有機(jī)結(jié)合，為監(jiān)獄的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展提供必要的有利條件。

3.2 大力推廣信息化檔案管理工作，使管理辦法朝向精細(xì)化方面發(fā)展

隨著我現(xiàn)代技術(shù)的不斷推進(jìn)和運(yùn)用，檔案管理方面的科技技術(shù)實(shí)現(xiàn)了長(zhǎng)足的發(fā)展，信息化是我國(guó)監(jiān)獄檔案管理質(zhì)量提升的未來趨勢(shì)。一方面監(jiān)獄必須要設(shè)立信息化平臺(tái)，另一方面則是使得管理辦法朝向精細(xì)化方面發(fā)展。監(jiān)獄建立交互性、開放式檔案服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)如實(shí)為檔案管理進(jìn)行服務(wù)，加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)發(fā)展，并且以此為條件加快電子檔案管理系統(tǒng)的完善，提升相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)信息的輸出量及運(yùn)用效率，令檔案管理能夠有效為監(jiān)獄及社會(huì)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。同時(shí)，在信息化檔案管理工作的基礎(chǔ)之上，監(jiān)獄所采用的管理辦法也需要朝向精細(xì)化發(fā)展，具體來說就是將監(jiān)獄檔案管理工作分解成為一個(gè)個(gè)流程，并將每一個(gè)流程在利用信息化技術(shù)進(jìn)行責(zé)任落實(shí)，做到細(xì)節(jié)上的規(guī)范。

3.3 深入挖掘監(jiān)獄檔案潛力，做好檔案資源的二次開發(fā)工作

監(jiān)獄的檔案中有著大量的監(jiān)獄信息，這些信息包含著監(jiān)獄生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和日常管理的各個(gè)方面，是監(jiān)獄生存和發(fā)展詳盡的數(shù)據(jù)材料。對(duì)于監(jiān)獄來說，檔案是需要保密的，而保密則是建立在監(jiān)獄檔案具有龐大的影響監(jiān)獄各個(gè)各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)之上。因此監(jiān)獄需要做的就是深入挖掘這檔案中的發(fā)展?jié)摿?，進(jìn)一步做好檔案資源的二次開發(fā)工作。監(jiān)獄要明確檔案管理的服務(wù)方向，檔案管理主要是服務(wù)于監(jiān)獄的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)，所以，在開展檔案工作時(shí)務(wù)必要切實(shí)圍繞監(jiān)獄的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，與監(jiān)獄檔案工作目標(biāo)相結(jié)合，將服務(wù)重點(diǎn)凸顯出來，以有效提升服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)，應(yīng)當(dāng)大力應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，設(shè)立監(jiān)獄電子檔案室，構(gòu)建起監(jiān)獄檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，且進(jìn)行及時(shí)更新，不僅如此，還應(yīng)當(dāng)開發(fā)專門的檔案資料檢索工具，給用戶對(duì)信息查閱與檢索提供便利。

3.4 重視檔案管理工作人才培養(yǎng)

在開展檔案管理工作的過程中，監(jiān)獄應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)檔案管理人才，重視工作人員的技能培養(yǎng)。首先，監(jiān)獄要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，也可以聘請(qǐng)專業(yè)人士開展講座，使他們了解檔案管理的具體流程和需要注意的問題，從而能夠有效減少工作中的失誤。其次，監(jiān)獄要將優(yōu)秀的工作人員送出去進(jìn)行培訓(xùn)，使他們學(xué)到最新的檔案管理技能，從而不斷提高檔案管理水平。最后，監(jiān)獄在招聘時(shí)要注重招聘那些擁有計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)的復(fù)合型人才，從而有利于開展檔案信息化管理工作。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義特殊，且價(jià)值不可估量，所以必須要高度重視工作的貫徹與落實(shí)，為其他工作的開展提供必要的保障。為此，在實(shí)踐過程中，要積極采取創(chuàng)新策略，以實(shí)現(xiàn)監(jiān)獄檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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