工程檔案管理存在的問題及有效措施

尹詩楠

摘 要：為了進一步提高工程檔案管理工作的整體水平，需要采取恰當(dāng)?shù)氖侄未偈构こ虣n案管理工作邁入新的臺階，為工程檔案管理工作可以朝著規(guī)范化的方向發(fā)展提供應(yīng)有的保障。鑒于此，本文首先闡述了工程檔案管理存在的問題，接著筆者結(jié)合自身經(jīng)驗提出了相應(yīng)的解決措施，旨在可以和相關(guān)人士互相交流學(xué)習(xí)，供以借鑒。

關(guān)鍵詞：工程檔案管理；問題；措施

所謂工程檔案，簡單的說是在工程建設(shè)活動當(dāng)中逐漸演變成的具有歸納保存價值的圖表、聲像等方面的記錄，也可以叫做工程檔案。不管對于工程驗收環(huán)節(jié)來說，還是就故障維修等方面而言，工程檔案在工程項目中都占有著不可或缺的位置。尤其是相關(guān)部門在對工程項目是否存在貪污腐敗等進行核查時，工程檔案的作用就會變得得愈發(fā)明顯，并引起了相關(guān)單位的高度重視。

1 工程檔案管理工作中存在的問題

1.1 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員沒有較強的管理意識

站在建筑企業(yè)的立場來看，工程質(zhì)量的好壞與企業(yè)是否可以健康發(fā)展有著密切的聯(lián)系。所以，一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人會將目光放在施工質(zhì)量的上面，而沒有對檔案管理工作引起必要的重視，甚至還有一些領(lǐng)導(dǎo)人將其劃分成可有可無的工作，認為該項工作不會為企業(yè)帶來豐厚的經(jīng)濟效益。顯然基于這種背景下，檔案管理工作就無法得到順利的開展，嚴(yán)重的連收集整理工作都成了問題，這對工程檔案管理的開展帶來了較大的阻礙。

1.2 檔案管理制度不健全

雖然我國國民經(jīng)濟水平得到了大幅度的提高，但是我們從國家層面的角度來看，其對檔案管理的法律法規(guī)建設(shè)依然存在一些缺陷，同時企業(yè)自身建立的管理機制也存在某些不足之處，不能對工程檔案管理工作的開展起到指導(dǎo)的作用。

1.3 建筑企業(yè)在檔案管理上沒有投入足夠的資金

由于檔案管理自身無法產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟效益，往往依賴于企業(yè)進行資金投入才能保障此項工作的順利進行，但是大部分建筑企業(yè)沒有對這項工作引起足夠的重視，所以也不會投入較多的資金，久而久之就會致使檔案管理工作陷入資金不充足的困境當(dāng)中。

1.4 檔案管理設(shè)備設(shè)施處于落后的狀態(tài)

從當(dāng)前的發(fā)展趨勢來看，一些建筑企業(yè)沒有對工程檔案予以高度重視，資金投入明顯不足。尤其是針對某些數(shù)字化設(shè)施而言，例如除濕機、數(shù)碼相機等，因為有著昂貴的價格，一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認為這些設(shè)備不是工作必需品，覺得將資金投入其中有點大材小用。然而當(dāng)檔案發(fā)生問題，對驗收工作和保存工作帶來不利影響時，這才意識到這些設(shè)備的重要性。

2 針對工程檔案管理問題提出的解決措施

2.1 加強對檔案管理人員的培養(yǎng)以及確保人員的穩(wěn)定性

因為工程檔案管理工作具有一定的專業(yè)性，所以只有綜合能力強的人員才能勝任該崗位，而且要求相關(guān)管理人員要端正自身的工作態(tài)度，以飽滿的熱情投入到工作當(dāng)中，充分意識到檔案管理工作的重要性。由此可見，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取必要的手段培養(yǎng)檔案管理人員，促使他們可以靈活運用現(xiàn)代化設(shè)備以及相關(guān)技術(shù)，進而將工作質(zhì)量加以提升。不僅如此，在保障檔案管理工作可以順利開展的基礎(chǔ)上，還要時刻關(guān)注員工的工作情緒，促使他們可以感受到企業(yè)的溫暖，這樣才能保持人員的穩(wěn)定性，進而從根本上提升檔案管理質(zhì)量。

2.2 嚴(yán)格檔案管理制度

首先，要制定出切實可行的檔案管理機制。這是因為制度建設(shè)是做好檔案管理工作的前提條件，對各人員的責(zé)任加以明確，依據(jù)制度要求執(zhí)行，只有這樣才能確保檔案管理工作的順利進行。制度建設(shè)應(yīng)當(dāng)參考工程建設(shè)目標(biāo)，依據(jù)企業(yè)的具體狀況制定出完善的檔案管理機制；其次，應(yīng)當(dāng)做好檔案歸檔工作。相關(guān)管理人員在對工程檔案進行管理的時候，前期應(yīng)當(dāng)把需要歸檔的資料及時收集，盡可能避免出現(xiàn)丟失的情況，然后再結(jié)合分類要求做好分類工作，并依據(jù)相關(guān)歸檔要求對檔案進行整理，為工程檔案的完整性提供應(yīng)有的保障；最后，加大設(shè)施建設(shè)的力度，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)將足夠的資金用在檔案管理工作的上面，同時還要對已經(jīng)出現(xiàn)老化跡象的檔案進行及時更新，繼而為工程檔案的安全性打下扎實的基礎(chǔ)。

2.3 強化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，對檔案管理工作予以高度重視

工程檔案管理工作的開展與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策有著密切的聯(lián)系，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是否對該項工作予以高度重視就顯得尤為主要。顯然強化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，對企業(yè)檔案管理工作引起必要的重視，是有效提高檔案管理工作水平的關(guān)鍵所在。所以，如果想要確保檔案管理工作的順利進行，那么就要采取有效措施引導(dǎo)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意識到該項工作的重要性。就企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)而言，一定要緊跟時代的腳步，以全新的視角看待檔案管理工作，打破以往的檔案管理模式，并對該項工作引起必要的重視。將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)作核心對象建立相應(yīng)的小組，建筑企業(yè)在指定的時間內(nèi)開展專題學(xué)習(xí)，久而久之就會樹立良好的管理理念，同時還要采取恰當(dāng)?shù)氖侄沃贫ǔ鐾晟频闹贫?，為檔案管理工作可以有條不紊的進行提供應(yīng)有的保障。

2.4 加大檔案管理信息化建設(shè)的力度

隨著信息時代的來臨，計算機網(wǎng)絡(luò)得到了突飛猛進的發(fā)展，建筑企業(yè)同樣如此，在開展檔案管理工作的時候靈活運用計算機技術(shù)就可以促使檔案管理工作朝著信息化的方向前進，有效落實信息化建設(shè)，進而將檔案管理工作水平加以提升。第一，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取針對性的措施加大檔案管理信息化設(shè)施建設(shè)的力度，并結(jié)合自身發(fā)展情況積極研制檔案管理信息系統(tǒng)或者是研制相應(yīng)的軟件，為加快檔案管理信息化建設(shè)的腳步創(chuàng)造有利條件；第二，建筑企業(yè)可以依賴于信息化技術(shù)對檔案管理做好監(jiān)督工作，有計劃、有目的的建立相應(yīng)的平臺，在指定的時間對檔案管理工作進行考核，制定出可行的獎懲機制，從根本上提高檔案管理的整體水平。

3 結(jié)語

綜上所述，我國經(jīng)濟水平的發(fā)展與進步，對工程檔案是否安全、是否完整等方面都提出了諸多的要求。因此，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)運用合理的方式對搜集到檔案信息做好歸檔工作，這樣才能為日后翻閱、分析帶來益處，同時也在很大程度上為其他工程提供具有價值的參考信息，顯然確保檔案管理工作的順利進行，對企業(yè)的未來發(fā)展有著積極的意義。

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