淺談如何做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作

閔惠芬

摘 要：檔案學和統(tǒng)計學雖然所處文理兩個不同學科，但是在新時代的發(fā)展背景下，越來越多的學科之間開始相互滲透，相互融合，期待碰撞出不一樣的火花。檔案管理工作以檔案學為理論基礎來指導實際工作，同時還要借助其他學科的知識來促進自身的發(fā)展，統(tǒng)計學就是其中之一，為檔案管理提供了科學的統(tǒng)計技術和方法。

關鍵詞：檔案；統(tǒng)計

筆者自2012年開始從事本單位的檔案室管理工作，參加了由市檔案局組織的檔案管理干部培訓班的學習，可以說是邊學習檔案理論知識邊在日常工作中實踐操練。因為之前有過行政管理和統(tǒng)計的學習經(jīng)歷（現(xiàn)有統(tǒng)計師中級職稱），所以試想結合自己所學，在檔案和統(tǒng)計這兩門學科之間找到交匯點，來深入學習和研究關于檔案統(tǒng)計這方面的知識，嘗試著發(fā)表一下自己的一些想法和心得，與同行共勉。

在以前人們由于長期受到傳統(tǒng)思想觀念的影響，企業(yè)單位內部的管理人員對檔案資料的收集、整理和歸檔沒有科學全面的認知，認為檔案部門是可有可無的，檔案人員只要派人兼職即可，不需要單獨另設。但是，現(xiàn)如今隨著時代的迅猛發(fā)展，越來越多的企業(yè)管理層開始意識到檔案的重要性及其價值，將其作為企業(yè)在發(fā)展過程中形成的寶貴資源，作為原始記錄保存起來以備后期進行歷史記錄的查考。

檔案的統(tǒng)計工作是企業(yè)檔案管理工作的重要組成部分，是不可忽略的一個環(huán)節(jié)，保證了檔案工作的質量，也是提高檔案業(yè)務水平的一項有效方法，能及時了解和掌握檔案工作的全過程，從而更好的開展檔案工作。從理論上來講，檔案統(tǒng)計是運用一系列統(tǒng)計技術和方法，通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢。經(jīng)過統(tǒng)計調查、統(tǒng)計整理和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析，得到準確的、客觀的、科學的數(shù)據(jù)，通過把定量分析和定性分析結合起來，從而撰寫出具有實際利用價值的檔案統(tǒng)計分析報告來起到指導作用，使得檔案工作能一直處于良性運行的環(huán)境中。

檔案統(tǒng)計的工作對象是大量繁雜的數(shù)據(jù)，我們把可以進行量化描述和量化研究的對象都納入檔案統(tǒng)計工作的范疇。作為企業(yè)的基層檔案室來說，我們的日常工作就是結合具體業(yè)務將各項原始記錄進行接收、移交、整理，并且通過設立統(tǒng)計臺賬來進行登記管理，如此就具有了基礎統(tǒng)計和檢索工具的雙重性功能。就以本單位來舉例說明，我們通常的項目有：（1）卷內文件目錄，主要是指登記和統(tǒng)計單份文件的數(shù)量、卷內文件的頁數(shù)。（2）案卷目錄，是指登記和統(tǒng)計案卷的數(shù)量，通過案卷目錄可以統(tǒng)計檔案的總量或者某類檔案的案卷數(shù)量狀況。就如本企業(yè)在2004年的建設項目為例，當時該項目共形成檔案1030卷，其中：項目檔案177卷，設備檔案853卷。該項目的檔案材料收集基本齊全，整理較規(guī)范，編目較清楚，能反映項目實施的實際情況。卷內文件目錄和案卷目錄是檔案最基本的登記和統(tǒng)計形式。（3）總登記簿，這是用來登記檔案收進、移出等變化情況和實存數(shù)量的登記、統(tǒng)計形式，控制著檔案室全部檔案的總量和變化情況。

科技日新月異的變化，計算機技術不斷的推陳出新，使得我們面對大量繁雜和瑣碎的統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，不再望而卻步和退縮了，因為我們可以依據(jù)自身的需要來尋找一款合適的，功能強大的檔案管理軟件，運用計算機來幫助我們處理龐大的數(shù)據(jù)量，不僅可以提高工作效率，降低出差錯的概率值，而且也是便于人們迅速檢索資料的實用工具，從而也能推進檔案事業(yè)的現(xiàn)代化管理進程。在此之前，有一個重要的前提條件：需要建立一個全面的，系統(tǒng)的，完整的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。這是一項長期艱巨，需要有對工作高度認負責態(tài)度的人員來擔當，因為對原始數(shù)據(jù)的錄入要求掌握一定的檔案知識，熟悉檔案的分類方法，對每一條目的錄入能夠給出準確的理解和判斷，尤其是對文號、分類號、保管期限等條目千萬不能錄錯，否則會影響到今后的檢索功能，也會影響到統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性和有效性。創(chuàng)建好檔案目錄數(shù)據(jù)庫后就可以開展檔案的接收、整理、利用、保管和銷毀工作，在這個過程中會形成檔案統(tǒng)計的原始資料，把這些資料以表格和數(shù)據(jù)的形式表現(xiàn)出來，就是檔案基本情況統(tǒng)計臺賬，我們單位現(xiàn)有的臺賬包括：室存檔案登記表（基礎建設類檔案和設備類檔案）、室存技術文件登記表（專利申請與確認和高新技術產(chǎn)業(yè)認定書）、檔案銷毀或封存登記表、檔案查借閱登記表和檔案利用情況登記表等等。根據(jù)多年的檔案工作經(jīng)驗所得，檔案統(tǒng)計臺賬工作要做在平時，要依據(jù)檔案管理日常的工作進展和變化及時地進行更新和補充，不能拖延和積壓，做到今日事今日畢，保持數(shù)據(jù)的同步和一致性。

檔案管理人員除了要做好日常的檔案統(tǒng)計工作之外，還要承擔一部分統(tǒng)計報表的填寫和上報工作。因為筆者所在企業(yè)屬于高新技術產(chǎn)業(yè)范圍內的制造單位，所以針對高新技術企業(yè)我們需要以年報的方式登錄火炬計劃統(tǒng)計企業(yè)報表平臺，高新技術成果轉化項目在線申報以及后續(xù)跟蹤動態(tài)表的數(shù)據(jù)填寫和及時上報。另外，關于企業(yè)研發(fā)統(tǒng)計，涉及到的研發(fā)費用預算，經(jīng)費表，項目表以及工業(yè)科技年報（現(xiàn)有表107-1和表107-2），檔案統(tǒng)計人員都要根據(jù)統(tǒng)計局，集團公司和所在區(qū)政府相關部門的要求下，以高度負責的態(tài)度認真進行填寫，務必達到統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性和準確性，同時不能有遲報，瞞報等情況的發(fā)生。

檔案管理人員立足于本職工作，將所有的檔案和文件資料都井井有條的管理起來，以便于人們的查閱和利用，發(fā)揮檔案的自身價值。我們可以通過設立查（借）閱檔案資料登記簿，利用效果登記簿來反映出現(xiàn)存的檔案中，哪些檔案的利用率高，哪些檔案基本上都沒有被查閱過，哪些檔案是我們沒有收集歸檔的，但是曾經(jīng)多次被人查找過的，這些問題都值得引起檔案工作人員的重視和思考，在今后的工作中才能有所完善和改進。另外一方面，我們在接待前來查閱檔案的人員時，要做一個有心人，要多問，多記錄，關于利用檔案的內容和目的，查得到的要登記，查不到的更要登記，如此這樣，在年終進行分類統(tǒng)計歸納時，可以省時又省力，因為前期工作做的充分，可以讓我們少走很多彎路。

對于我們大多數(shù)的基層檔案室人員來講，每天都在按部就班地做著日常的檔案統(tǒng)計工作，所以往往只停留在填報數(shù)據(jù)和匯總上報的層面，就會忽略了對數(shù)據(jù)的合理分析和深入研究，因此基本上沒有開展過檔案統(tǒng)計的分析工作。沒有對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行進一步的研究，就不能發(fā)現(xiàn)因量變而引起質變的規(guī)律，檔案統(tǒng)計也就失去了它存在的意義?？赡軐τ谝话愕臋n案工作人員來說，由他們來撰寫檔案統(tǒng)計分析報告是存在一定的難度和困難的，因此我們可以由易到難，先從一些簡單的專題分析報告開始入手，多寫多練，然后逐步擴大撰寫范圍，以期能寫出有更多利用價值的檔案統(tǒng)計分析報告來，從而使得自身的檔案業(yè)務水平更上一個臺階。

關于檔案統(tǒng)計人員的現(xiàn)狀存在的主要問題是：很多都是身兼數(shù)職，沒有接受過相關的檔案統(tǒng)計知識的培訓，人員頻繁更換，導致統(tǒng)計數(shù)據(jù)的上下銜接方面存在很大漏洞，數(shù)據(jù)前后不符，真實性有待考查與驗證，這些因素直接影響到檔案統(tǒng)計工作的質量。所以作為一名專職的檔案管理人員，我們對自己要嚴格要求，堅持學習檔案方面的最新知識和技能，也要拓寬自己的知識領域，對于相關的學科知識要有一定的了解和熟悉，這樣才能使自己具備認識能力，判斷能力和分析能力，在學習理論知識和實踐工作中不斷積累經(jīng)驗，更認真更有效地做好檔案統(tǒng)計工作。

檔案記錄了一個企業(yè)由小到大的歷程，是企業(yè)管理過程中不可或缺的組成元素，也是企業(yè)通向未來發(fā)展之路的重要支撐。管理好企業(yè)的檔案是每一位檔案管理者不可推卸的責任與義務，為企業(yè)的建設和發(fā)展貢獻自己的力量。

參考文獻

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