醫(yī)院檔案建設(shè)中精細(xì)化管理的應(yīng)用分析

李恒慧

摘 要：隨著我國社會不斷進步，對醫(yī)院檔案建設(shè)工作的要求越來越高，加強檔案精細(xì)化管理具有十分重要的現(xiàn)實意義。檔案管理質(zhì)量直接影響著醫(yī)院的形象與運行，是創(chuàng)新醫(yī)院管理工作的重要措施，能夠顯著提高醫(yī)院的管理質(zhì)量與效率。本文詳細(xì)論述了精細(xì)化管理的要求，并探討了醫(yī)院檔案建設(shè)中存在的問題及精細(xì)化管理對策，以期能夠提升檔案管理工作的質(zhì)量，同時為相關(guān)領(lǐng)域的研究提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案建設(shè)；精細(xì)化管理；存在問題；有效對策

檔案對醫(yī)院的正常運行有著至關(guān)重要的影響，是進行行政管理、藥品管理、科研教學(xué)及醫(yī)療服務(wù)的基礎(chǔ)與前提，管理人員需制定科學(xué)合理的檔案建設(shè)方案，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ).與發(fā)達國家相比，我國在這方面的研究起步較晚，還存在較多問題急需解決，應(yīng)積極探索實踐，建立完善系統(tǒng)的管理信息體系，滿足醫(yī)院對檔案的利用需求，從而提高醫(yī)院的管理水平，為其快速穩(wěn)定發(fā)展提供有效助力。

1 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理概述

1.1 醫(yī)院檔案管理的意義

簡單來說，醫(yī)院檔案管理就是醫(yī)院的日常記錄工作，是進行其他工作的依據(jù)，直接影響著醫(yī)院的管理水平與服務(wù)水平。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理媒介以紙張、光盤、錄音影像為主，容易丟失損壞，存在較多弊端與漏洞，管理效率有待提高。醫(yī)院具有一定特殊性，旨在服務(wù)社會，為人民提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，受國家監(jiān)督管理，記錄歸檔管理細(xì)節(jié)及醫(yī)療過程可避免醫(yī)療糾紛，提高醫(yī)院的社會效益。目前，我國大力推廣醫(yī)療改革，醫(yī)院檔案管理工作面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，且隨著計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，提高檔案管理的智能化與信息化水平已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢。 精細(xì)化管理是現(xiàn)代企業(yè)生存經(jīng)營中的重要理念，將其應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理同樣有效，可顯著提高管理質(zhì)量與效率。精細(xì)化管理重視細(xì)節(jié)問題，通過合理劃分與科學(xué)統(tǒng)計等措施建立健全醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫，從而為后續(xù)工作做好鋪墊，具有不容忽視的作用與意義。

1.2 精細(xì)化管理的基本要求

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案精細(xì)化管理受到了社會各界的廣泛關(guān)注，為了優(yōu)化管理效率，需在實際工作中遵循如下要求。其一是真實準(zhǔn)確。收集歸檔的資料信息是后續(xù)管理與醫(yī)療服務(wù)的重要依據(jù)，例如檔案中記載了患者的基本信息與就診過程，其準(zhǔn)確性直接影響著患者的康復(fù)效果。同時，該檔案還是患者報銷的憑證。當(dāng)發(fā)生醫(yī)療糾紛時，檔案可作為司法證據(jù)，相關(guān)人員從中提取有價值的信息，與雙方的切身利益密切相關(guān)。其二是系統(tǒng)全面。與其他行業(yè)的檔案相比，醫(yī)院檔案具有集成性特點，收集檔案時需考慮方方面面的因素，盡可能保證系統(tǒng)性與全面性，避免存在遺漏或失誤問題。其三是專業(yè)專屬。醫(yī)療檔案對醫(yī)學(xué)院教學(xué)及科研有指導(dǎo)作用，通過對各類疾病的研究分析，可從中找出有用信息，為患者帶來福音。因此，進行檔案管理時必須保證專業(yè)專屬。

2 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的問題

2.1 專業(yè)化水平較低

醫(yī)院檔案管理對專業(yè)化程度要求較高，如此才能保證管理質(zhì)量與效率，為醫(yī)院的正常運行保駕護航?，F(xiàn)如今，醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)化水平不高，影響了醫(yī)院的健康發(fā)展。專業(yè)化水平較低這一問題主要體現(xiàn)在以下幾方面，其一是管理內(nèi)容與范圍不明確，很多應(yīng)該記錄在檔的資料被忽視，不利于后續(xù)工作有序開展。其二是歸檔分類不科學(xué)，沒有嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確劃分檔案類型，例如沒有按照診療科室或職能部門進行分類。其三是檔案資料過于分散，缺乏系統(tǒng)性與全面性，增大了調(diào)取、查閱難度，降低了醫(yī)院檔案管理水平。

2.2 基礎(chǔ)環(huán)境相對薄弱

醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)境相對薄弱也是目前存在的嚴(yán)重問題，不利于醫(yī)院的良好發(fā)展。檔案管理工作前期需投入大量資金，但短期內(nèi)看不到明顯收益，為了提高醫(yī)院的行業(yè)競爭力，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人將資金投入到其他基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，雖然短時間內(nèi)能大大提高醫(yī)院的經(jīng)濟收益與競爭力，但卻不利于長久發(fā)展。這一背景下，醫(yī)院檔案管理工作很容易被忽視，無法添置先進的現(xiàn)代化設(shè)備，缺少明亮寬敞的工作環(huán)境，大大降低了員工的工作質(zhì)量與效率，進而影響了檔案收集及整合的高效性與可靠性。

2.3 管理制度不完善

管理體制不完善導(dǎo)致該項工作實施難度大，無法提供有效的制度保障。首先，容易導(dǎo)致檔案丟失或重復(fù)歸檔的問題，而且管理效率低下，一旦出現(xiàn)問題將會嚴(yán)重影響醫(yī)院日常工作的順利進行。同時妨礙了醫(yī)療研究水平的提升，久而久之會降低醫(yī)院的核心競爭力。其次，增大了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，無法快速準(zhǔn)確地調(diào)取相關(guān)資料，降低了醫(yī)療人員的工作效率，影響了醫(yī)療服務(wù)體驗，容易誘發(fā)患者與醫(yī)院之間的糾紛問題。

3 醫(yī)院檔案建設(shè)中精細(xì)化管理的有效措施

3.1 明確精細(xì)化管理目標(biāo)

目前，精細(xì)化管理已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理工作的新目標(biāo)，相關(guān)人員應(yīng)以該目標(biāo)為基礎(chǔ)，有針對性的制定發(fā)展方案，提高管理水平，為醫(yī)院的快速穩(wěn)定發(fā)展打好基礎(chǔ)。首先，工作人員應(yīng)詳細(xì)了解醫(yī)院的真實情況與總體發(fā)展目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上合理規(guī)劃檔案管理策略。值得注意的是，為了夯實基礎(chǔ)，穩(wěn)步提高管理效率，還可以在大背景下制定短期目標(biāo)。其次，明確權(quán)責(zé)，醫(yī)院檔案管理涉及較多部門，需加強各部門之間的溝通交流，將責(zé)任落實到各分管部門，做到及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決。最后，可給予工作績效優(yōu)異的部門適當(dāng)獎勵，以此調(diào)動員工的工作積極性與熱情，從而確保該項工作迅速落實。

3.2 加強制度建設(shè)

建立健全醫(yī)院檔案管理制度是完善管理工作的重要手段，可從下幾方面入手加強制度建設(shè)。第一，科學(xué)融入精細(xì)化管理理念。精細(xì)化管理固然具有重要作用，但融入方法不科學(xué)也會影響管理效率，需將其與醫(yī)院的實際情況進行有機融合，從而進一步提高醫(yī)院的整體管理水平。第二，合理劃分管理步驟。精細(xì)化管理的重點與難點是注意細(xì)節(jié)問題，需對每個操作環(huán)節(jié)都進行合理劃分，盡量提高管理水平。第三，完善考核評價制度。根據(jù)考核結(jié)果評價工作人員的能力，激發(fā)員工的工作熱情，并及時淘汰不合格員工，以免影響醫(yī)院檔案管理效率。

3.3 做好檔案整理和歸檔

在檔案整理與歸檔過程中應(yīng)用精細(xì)化理念具有重要意義，工作人員需注重檔案的完整性，不可忽略任何應(yīng)收入檔案的資料，避免檔案丟失后增加后期工作負(fù)擔(dān)。針對不同類型的檔案，需采用不同手段進行分類處理，例如需將醫(yī)生處方和藥品購置清單劃分為不同類別。實行醫(yī)院檔案精細(xì)化管理大大提高了科學(xué)性、條理性和細(xì)致性，有助于優(yōu)化醫(yī)院管理模式，促進醫(yī)院又好又快的發(fā)展。

3.4 提高管理人員的能力

為了提高管理水平，需打造一支高水平的專業(yè)人才隊伍。（1）加強專業(yè)培訓(xùn)。醫(yī)院可定期為檔案管理人員安排專業(yè)培訓(xùn)，聘請專家進行指導(dǎo)，幫助其了解精細(xì)化管理知識，提高自身的業(yè)務(wù)水平。安排工作人員外出參觀學(xué)習(xí)，借鑒其他醫(yī)院先進的管理經(jīng)驗與模式，為自身發(fā)展奠定基礎(chǔ)。此外，在院內(nèi)還可積極開展學(xué)術(shù)活動，營造輕松和諧的學(xué)習(xí)氛圍，督促檔案管理人員提高專業(yè)能力與綜合素質(zhì)。（2）提高創(chuàng)新意識。創(chuàng)新意識可為醫(yī)院檔案管理工作注入新的力量，對醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展有著積極的促進作用。工作人員需學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理理念，熟練掌握檔案管理的專業(yè)知識與科學(xué)方法，并了解包括計算機技術(shù)在內(nèi)的信息化技術(shù)，及時更新知識結(jié)構(gòu)，促進醫(yī)院檔案管理水平的快速提升。

4 總結(jié)

近年來，我國醫(yī)藥行業(yè)的發(fā)展形勢越來越嚴(yán)峻，要想在激烈的市場競爭中占據(jù)有利地位就必須提高管理水平，實施檔案精細(xì)化管理，為醫(yī)院的健康發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持，從而提高醫(yī)院的經(jīng)濟競爭力與社會競爭力。針對現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的問題，可通過加強制度建設(shè)、加大信息化建設(shè)力度、提高管理人員能力等措施加以解決，不斷提高檔案管理的精細(xì)化與智能化程度，促進醫(yī)院的良好發(fā)展。

參考文獻

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