機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性分析

湯奇

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理工作建設(shè)，是基于檔案管理、內(nèi)控改革的內(nèi)在需求，也充分體現(xiàn)出檔案管理的重要性。事業(yè)單位檔案具有保密性、公共服務(wù)性，提高檔案人員管理技能，掌握信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方法，運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用事業(yè)單位檔案，正確處理檔案使用與保密的關(guān)系，做好檔案開(kāi)放利用中的保密工作，才能對(duì)事業(yè)單位的工作進(jìn)行更好的監(jiān)督、管理，從而促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；重要性；措施

1 導(dǎo)言

雖然長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)事業(yè)單位始終對(duì)檔案管理工作高度重視，但受檔案數(shù)量不斷增多、檔案管理時(shí)間不斷延長(zhǎng)的影響，近年來(lái)我國(guó)很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作暴露出了不少問(wèn)題，基于此，我國(guó)事業(yè)單位要想做好其檔案管理的創(chuàng)新工作，首先要從時(shí)代的發(fā)展眼光出發(fā)，全面提高管理人員的綜合素質(zhì)，改進(jìn)檔案管理的各項(xiàng)工作，最終為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

2.1 檔案管理能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作查考提供依據(jù)

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的工作，完善的檔案資料庫(kù)能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位的資料查考提供依據(jù)。首先，檔案管理記錄著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事建設(shè)及改革發(fā)展等內(nèi)容。這是對(duì)歷史情況和過(guò)程的記錄，能夠?yàn)閱挝还ぷ鞯膭?chuàng)新改革，提供資料依據(jù)；其次，檔案資料是單位在實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，有的是當(dāng)事人的親筆簽署、批示或手稿，這些檔案資料可以作為憑證，用于機(jī)關(guān)查考工作提供依據(jù)；再次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的系統(tǒng)性、復(fù)雜性，需要檔案管理工作的開(kāi)展，為單位工作的情況、成果等內(nèi)容進(jìn)行歸檔、整理，進(jìn)而更好地反映單位的現(xiàn)狀。因此，檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要工作，需要建立完善的工作制度，確保檔案管理工作長(zhǎng)期有效的開(kāi)展。

2.2 檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化內(nèi)控管理改革的重要內(nèi)容

深化內(nèi)控管理改革，是新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革建設(shè)的重要內(nèi)容。首先，檔案管理工作的信息化，加快了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，為內(nèi)控管理改革創(chuàng)設(shè)了良好的內(nèi)在環(huán)境；其次，檔案管理為內(nèi)控管理改革提供了依據(jù)，為改革工作方法的制定及推進(jìn)，夯實(shí)了基礎(chǔ)，也保障了內(nèi)控管理改革的全面開(kāi)展；再次，檔案是宣傳教育的主要素材，為單位工作的開(kāi)展、改革的推進(jìn)，創(chuàng)設(shè)了良好的宣傳陣地。因此，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化改革的當(dāng)前，應(yīng)扎實(shí)推進(jìn)檔案管理，并逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

3 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 事業(yè)單位不夠重視檔案管理，管理思想落后

從目前情況來(lái)看，在我國(guó)大部分的事業(yè)單位中，檔案管理工作就是一項(xiàng)各種資料堆砌的過(guò)程。正因?yàn)槭聵I(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視，一方面，不僅影響了工作人員的工作效率，而且查找和翻閱資料需要浪費(fèi)太多的時(shí)間，在一定程度上又打擊了工作人員的積極性；另一方面，檔案管理缺乏必要的人力、物力等方面作為支撐，最終導(dǎo)致各種資料胡亂堆積的現(xiàn)象。不僅如此，在大多數(shù)的工作人員看來(lái)，整理檔案就是一項(xiàng)機(jī)械的工作，以至于單位領(lǐng)導(dǎo)想要獲取有價(jià)值的信息，還要親自重新進(jìn)行篩選，這足以見(jiàn)得員工檔案管理工作的不規(guī)范性。另外，在事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)眼中，檔案管理工作不僅要做到嚴(yán)格的保密，更要保證所有資料內(nèi)容都能清晰，這樣嚴(yán)格的工作要求，在一定程度上打擊了工作人員的工作積極性，最終其檔案管理觀念難以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性的突破和發(fā)展。

3.2 檔案管理技術(shù)有待提高

面對(duì)檔案管理工作，人們的第一觀念就是工作內(nèi)容乏味單調(diào)，沒(méi)有技術(shù)性，其實(shí)這是一種錯(cuò)誤的理念，檔案管理工作包括的內(nèi)容多，為了便于檔案規(guī)范有序地管理，管理人員也要具備一定的檔案管理技術(shù)，才能保證檔案管理工作有效地進(jìn)行。近年來(lái)，隨著我國(guó)信息化技術(shù)水平的不斷提高，越來(lái)越多的信息化技術(shù)投入到檔案管理工作中，大大促進(jìn)了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但是，在一些事業(yè)單位中，由于對(duì)檔案管理工作不重視，并沒(méi)有采取相應(yīng)的信息化管理技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的管理，有些事業(yè)單位雖然引入了一定的信息化技術(shù)手段，但是在實(shí)際的管理中并未有效使用相關(guān)技術(shù)和設(shè)備來(lái)進(jìn)行管理，因此，這就造成了信息化管理手段流于表面，甚至一些信息化設(shè)備由于長(zhǎng)時(shí)間不用，已經(jīng)出現(xiàn)了老舊的情況，信息系統(tǒng)也出現(xiàn)了一定的漏洞，這都導(dǎo)致了檔案管理工作的低效性。

3.3 事業(yè)單位檔案管理手段落后，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)偏低

目前情況下，在大部分的事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，不僅其管理設(shè)備落后，而且更是缺乏先進(jìn)的管理手段，因此，很難滿足新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理工作的需求。另外，由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不重視，投入的資金較少，只是單純開(kāi)出一間極其簡(jiǎn)陋的庫(kù)房作為檔案管理室，再加上傳統(tǒng)落后的管理方式，很大程度上限制了檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。不僅如此，在我國(guó)科技飛速發(fā)展的時(shí)代，各種先進(jìn)技術(shù)不同涌現(xiàn)，但是對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其整理資料的方式還是傳統(tǒng)手工整理方式，工作人員思維上的局限性，是造成事業(yè)單位檔案管理工作不足的直接原因。最后，其工作人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)水平較低，員工在檔案管理過(guò)程中，缺乏鑒定檔案內(nèi)容的能力，在工作人員的工作流程中，只是將檔案進(jìn)行保存，這樣的工作模式，最終很大程度會(huì)導(dǎo)致檔案的安全問(wèn)題。

4 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理措施

4.1 提高檔案管理人員專業(yè)化水平

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性很高的工作，不僅要求檔案管理人員具有較高的文化水平更要熟練掌握檔案管理專業(yè)技術(shù)知識(shí)，還要拓寬知識(shí)領(lǐng)域，學(xué)習(xí)與檔案工作相關(guān)的哲學(xué)、經(jīng)濟(jì)、法律、歷史和現(xiàn)代科技等相關(guān)知識(shí)，特別是能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和先進(jìn)的檔案管理方法。在檔案管理工作中，檔案管理人員不僅要具有嚴(yán)格的工作態(tài)度，又要具有高度的責(zé)任感，既能對(duì)各行各業(yè)有所了解，又要能迅速的學(xué)會(huì)并掌握新的知識(shí)技能。

4.2 推進(jìn)檔案管理信息化，優(yōu)化管理環(huán)境

新的歷史時(shí)期，要求檔案管理應(yīng)轉(zhuǎn)變思維模式，以信息化管理為導(dǎo)向，提高管理效率、創(chuàng)新管理方式。在筆者看來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化，應(yīng)做好三點(diǎn)工作：一是提高管理人員的綜合素質(zhì)，不僅需要具備專業(yè)的知識(shí)及能力，而且需要具備一定的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，以更好地適應(yīng)新的工作崗位；二是落實(shí)信息系統(tǒng)建設(shè)工作，特別是對(duì)于信息系統(tǒng)硬軟件的投入，是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)；三是科學(xué)規(guī)劃，有序推進(jìn)。檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)過(guò)程，需要單位立足實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)有效的規(guī)劃，有序推進(jìn)各項(xiàng)工作。

4.3 引入現(xiàn)代化管理方法

隨著我國(guó)信息化水平的提高，信息技術(shù)利用其眾多的優(yōu)勢(shì)逐漸深入到了企業(yè)的管理中，在事業(yè)單位檔案管理中，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)滿足不了單位發(fā)展的需要，因此，就需要引進(jìn)一些現(xiàn)代化管理的方法來(lái)提高檔案管理的水平。信息化技術(shù)的使用有著很多的優(yōu)點(diǎn)，信息傳輸快、資料收集全面、易于存儲(chǔ)和查看等，這些特點(diǎn)正好適合于檔案管理的內(nèi)容，因此，就可以在事業(yè)單位的檔案管理工作中引入互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的使用，將互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的眾多優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)而利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)針對(duì)性地進(jìn)行檔案管理工作，這樣互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)就能夠和檔案管理工作進(jìn)行有效結(jié)合，顯著提高檔案管理的水平。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化直接影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體工作的開(kāi)展。事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程并不是一蹴而就的，這也就要求單位領(lǐng)導(dǎo)和職工們能夠堅(jiān)持不懈地加以努力實(shí)踐，做好本職工作，為社會(huì)的不斷發(fā)展貢獻(xiàn)出一份綿薄之力。

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