加強機關單位文件材料歸檔的意義與措施

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機關單位正在不斷加快改革步伐，需要經(jīng)歷體制改革以及職能的轉化，而在這樣的情況下檔案管理作為單位日常工作當中的基礎內(nèi)容更是要得到重視。機關單位文件材料的歸檔是開展檔案管理的基礎與前提，更是對檔案信息進行利用必不可少的工作環(huán)節(jié)。對此，機關單位必須明確文件材料歸檔的重要價值，同時要立足單位改革建設的實際情況提出優(yōu)化和改進文件材料歸檔的措施，以便最大化的發(fā)揮文件材料的利用價值，推動單位檔案管理工作的有序開展。

一、加強機關單位文件材料歸檔的意義

文件材料歸檔指的是機關單位的有關部門將工作實踐當中獲得的各項文件材料進行整理立卷，并將其定期移交檔案室，完成信息材料的集中保存。通過對歸檔工作內(nèi)涵的把握，能夠了解到歸檔是文件轉化成為檔案的標志所在，同時也為檔案管理工作提供了新的起點。現(xiàn)如今歸檔已經(jīng)成為了一項制度，成了機關單位文件材料歸檔當中必須要遵循的制度。加強機關單位文件材料歸檔的意義主要體現(xiàn)在：第一，有助于體現(xiàn)機關單位的歷史真實面貌。通過將文件材料進行歸檔以及分類，通過對問題類目的研究和分析就能夠掌握以往工作當中的實際情況，讓單位的歷史面貌呈現(xiàn)更加直觀。第二，有助于推動機關單位的檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時確保檔案信息的完整性，為檔案的科學化利用打下堅實基礎。第三，有助于優(yōu)化機關單位的工作計劃與總結，為單位有關決策的制定提供重要依據(jù)，推動單位的規(guī)范化和持續(xù)性發(fā)展。

二、加強機關單位文件材料歸檔的措施

(一)科學設置歸檔范圍

明確規(guī)定范圍是開展一系列文件材料歸檔工作的根本方向，為歸檔人員提供了工作指南，而在確定歸檔范圍方面必須要秉持以下幾項原則：第一，屬性原則。歸檔范圍的確定必須要考慮到機關單位的工作內(nèi)容，將機關單位實踐活動當中產(chǎn)生的文件資料以及與相關工作開展有不可分割關聯(lián)的材料當作是歸檔對象，確保歸檔的各項材料能夠全面體現(xiàn)出單位的工作過程。第二，價值性原則。要保證歸檔工作全面而又完整，并不是要做到有文必檔，需要選擇有價值的文件材料納入到歸檔體系當中，為日后相關工作的處理提供依據(jù)。在具體的歸檔范圍確定當中，還必須要注意立足實際，積極開展綜合性的調(diào)查研究工作，掌握機關單位的職能任務，把握文件材料的形成與歸檔規(guī)律，初步確定歸檔范圍；根據(jù)機關單位明文規(guī)定給出的歸檔范圍進行歸檔范圍的完善，同時還要積極吸納相關人員的意見與建議。

(二)抓住重點跟蹤歸檔

文件材料歸檔為機關單位的檔案管理工作開展提供了開端，所以歸檔是檔案工作的重點和關鍵點。針對于機關單位當中極其重要的文件材料，檔案人員必須對這些文件材料的運轉狀況理解高度重視，并注重進行歸檔的跟蹤，保障重大活動在完成之后能夠隨時完成材料歸檔。針對于利用常規(guī)處理程序流轉的文件，承辦人員在辦理好相關事務之后必須立即移交歸檔人員。針對有關的領導會議記錄文件，應該在秘書收集完全之后完成登記，并由歸檔人員對這些材料進行歸檔處理。針對于保密級別較高的信息，必須要保證歸檔及時，同時還需要維護檔案的保密性，所以在歸檔完成之后要做好跟蹤工作，同時也要在這些信息的利用方面給出限制?？傊瑲w檔人員需要抓住歸檔工作的重點，完成歸檔的跟蹤工作。

(三)提升歸檔人員能力

歸檔人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務能力會對文件材料歸檔質(zhì)量起到?jīng)Q定性作用，所以機關單位要想充分發(fā)揮文件材料的歸檔意義，推動歸檔工作的高效化開展，就必須在規(guī)定的人員素質(zhì)能力建設方面進行不懈努力。第一，引導歸檔人員樹立學習精神，使其能夠主動投入到專業(yè)知識與技能的學習過程當中，尤其是要熟悉文件材料的歸檔處理程序和工作方法，履行好自身的職能，提高歸檔工作的規(guī)范性與科學性。與此同時，要提高歸檔人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，使得他們能夠全心全意提升服務質(zhì)量，秉持嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。第二，對歸檔人員的素質(zhì)能力進行定期的考核以及評估，并建立相關的獎懲措施，提高他們的工作熱情，使其能夠更加主動的投入歸檔工作。

機關單位的文件材料歸檔在單位的運轉進程當中具有重大意義，通過歸檔工作的有效實施有助于展現(xiàn)單位歷史真實面貌，有利于推動機關單位檔案管理工作，同時還有助于單位做好工作總結與計劃。而文件材料歸檔應該是動態(tài)化管理的過程，需要對這些檔案材料進行不斷的補充和完善，并通過科學設置歸檔范圍，抓住重點跟蹤歸檔，提升規(guī)定人員素質(zhì)能力等方法力求最大化的展現(xiàn)歸檔管理的價值。