探析信息化背景下民政檔案管理創(chuàng)新發(fā)展

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民政檔案管理工作與人民群眾的關(guān)系非常密切，民政檔案管理工作在民政部門(mén)工作中占有重要的位置，是民政部門(mén)管理工作中的重點(diǎn)。隨著科技的不斷發(fā)展，民政檔案管理工作也應(yīng)融入信息化元素，借助高科技管理技術(shù)，提高民政檔案管理的效率。因此，分析信息化對(duì)民政檔案管理工作的作用，探討民政檔案管理在信息化大背景下如何創(chuàng)新發(fā)展具有重要的意義。

一、信息化對(duì)民政檔案管理工作的作用

(一)提高了檔案管理工作效率

民政工作主要面對(duì)的對(duì)象是人民群眾，民政工作的效率與質(zhì)量直接關(guān)系著人民群眾的生活和社會(huì)的安定和諧。隨著社會(huì)發(fā)展的速度不斷加快，民政檔案管理工作也顯得愈加重要，但同時(shí)，其工作量也加大了，更多的資料需要整理歸類，如低保五保檔案、婚姻狀況等。我國(guó)民政檔案管理工作在不斷發(fā)展和進(jìn)步，同時(shí)也在不斷改進(jìn)，隨著我國(guó)制度的深化改革，民政檔案工作的范圍也不斷擴(kuò)大，其領(lǐng)域更廣，職責(zé)更多。將信息化技術(shù)應(yīng)用于民政檔案管理工作中，能夠加速分揀檔案文件、將其迅速進(jìn)行歸類，從而提高了民政檔案管理工作的效率。其一，信息化技術(shù)使檔案本身的形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，由原來(lái)的紙質(zhì)版，轉(zhuǎn)化為電子版。其二，在管理方式上發(fā)生了轉(zhuǎn)變，原來(lái)管理檔案的方式以人工分類、存儲(chǔ)為主，而信息技術(shù)的應(yīng)用，使檔案的存儲(chǔ)形式轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M的電子形式存檔。其三，檔案資源的檢索由原來(lái)的紙質(zhì)資源搜索轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檢索，在很短時(shí)間內(nèi)即可完成檢索工作，大大提高了工作效率。

(二)優(yōu)化了民政檔案服務(wù)質(zhì)量

民政檔案管理工作的實(shí)質(zhì)是為廣大人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。以往的檔案管理工作過(guò)程很繁瑣，從收集資料、整理資料到最后形成一份完整的檔案，整個(gè)過(guò)程需要很長(zhǎng)時(shí)間，而信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，縮短了檔案歸檔的周期，在很短時(shí)間內(nèi)就可以形成一份完整的檔案可供使用，優(yōu)化了為人民群眾服務(wù)的質(zhì)量。

(三)更加方便了檔案的使用

傳統(tǒng)的民政檔案在使用時(shí)很不方便，如今，在信息技術(shù)的管理下，使用者只要有個(gè)人賬號(hào)和密碼就能隨時(shí)進(jìn)行檔案的查閱，更加方便了用戶的使用。另外，對(duì)于民政檔案中的重要文件，可通過(guò)信息管理技術(shù)進(jìn)行加密，其他人無(wú)法隨意復(fù)制。同時(shí)可通過(guò)安全軟件，對(duì)檔案文件進(jìn)行安全檢測(cè)，避免黑客入侵。

二、信息化背景下民政檔案管理創(chuàng)新發(fā)展措施

(一)重視檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)

在信息化迅速發(fā)展的今天，要提高民政檔案管理效率，促進(jìn)民政檔案管理的發(fā)展，一方面要提高信息化檔案管理意識(shí)，另一方面要重視檔案數(shù)據(jù)信息化的建設(shè)。有關(guān)民政檔案管理人員要加強(qiáng)重視信息化管理，提高信息化管理意識(shí)，了解和掌握信息化管理民政檔案的重要性，加大信息化管理建設(shè)的投入，使信息化管理系統(tǒng)更完善，從而提高信息化檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在信息化大背景下，要求民政檔案信息系統(tǒng)更具安全性和可靠性，為此，民政部門(mén)要加強(qiáng)重視檔案數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的建設(shè)。第一，要使用具有安全性和穩(wěn)定性比較高的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，同時(shí)要定期完善和優(yōu)化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的安全性能。第二，設(shè)置防火墻，阻止來(lái)源不明的數(shù)據(jù)，避免黑客、木馬等病毒入侵。第三，對(duì)于檔案信息化管理的計(jì)算機(jī)，禁止接收不明信息，禁止使用QQ、MSN等進(jìn)行閑聊。第四，禁止使用除了特定的U盤(pán)、光盤(pán)以外的存儲(chǔ)設(shè)備。第五，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)要定期進(jìn)行維護(hù)和更新，并派專業(yè)人員進(jìn)行管理，建立并完善與之相關(guān)的數(shù)據(jù)保密和備份制度。

(二)培養(yǎng)專業(yè)信息化管理人才

信息化檔案管理工作過(guò)程中，其管理質(zhì)量與管理效率和管理人員的專業(yè)水平有著直接的關(guān)系，因此，在完善的信息化系統(tǒng)基礎(chǔ)上，還要加強(qiáng)對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)的信息化管理培訓(xùn)。由于傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，很多民政部門(mén)的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案管理工作非常熟練，但對(duì)于信息化管理技術(shù)還缺乏一定的專業(yè)知識(shí)和管理技巧，因此，對(duì)信息化檔案管理的進(jìn)程產(chǎn)生了一定的影響。對(duì)此，民政部門(mén)要采取有效措施，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員要加強(qiáng)信息化技術(shù)方面的專業(yè)培訓(xùn)，以提高管理人員信息化管理專業(yè)技能，與現(xiàn)代化民政檔案管理的發(fā)展要求相適應(yīng)。

(三)充分利用云服務(wù)平臺(tái)

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)以及信息化進(jìn)程的加快，很多大型數(shù)據(jù)庫(kù)在建設(shè)方面開(kāi)始應(yīng)用了云服務(wù)平臺(tái)，數(shù)字化、云服務(wù)將成為未來(lái)發(fā)展的一種趨勢(shì)。對(duì)于民政檔案而言，其數(shù)據(jù)量很大，覆蓋范圍也廣，在這種情況下，實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)，對(duì)云服務(wù)器進(jìn)行大力推廣其可能性非常大。比如，在民政檔案管理信息中的婚姻登記信息，通過(guò)現(xiàn)有的服務(wù)器已經(jīng)無(wú)法進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的查詢，其根本原因在于現(xiàn)有服務(wù)器其速度不夠快、平臺(tái)容量不夠大，已經(jīng)無(wú)法滿足數(shù)據(jù)利用的標(biāo)準(zhǔn)。因此，要加強(qiáng)云服務(wù)在民政檔案信息化管理過(guò)程中的應(yīng)用與推廣，使云服務(wù)器發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分布、操作、和聚合，構(gòu)建開(kāi)放式的檔案利用格局，使民政檔案在使用效率上得以提高。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息化背景下，民政檔案管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新管理方法和管理模式，將信息化管理技術(shù)充分利用，以便應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)民政檔案管理模式的沖擊。民政管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)提高信息化技術(shù)管理意識(shí)，不斷優(yōu)化信息管理平臺(tái)，使其更加安全可靠，加強(qiáng)推廣應(yīng)用云服務(wù)，促進(jìn)民政檔案管理數(shù)據(jù)化的實(shí)現(xiàn)。