淺析高校人事檔案信息化管理

■趙子葉／西安醫(yī)學(xué)院

一、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的重要性

所謂人事檔案信息化，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案材料數(shù)字化，并將數(shù)字化檔案信息資源優(yōu)化后整合，建成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在保密技術(shù)支持下，通過(guò)計(jì)算機(jī)搜素查詢，便可高效地查閱需要的各類人事檔案信息，大大提高檔案管理的準(zhǔn)確性及高效性。

（一）紙質(zhì)檔案的保存會(huì)更加容易

傳統(tǒng)人事檔案管理模式，不僅效率低下，檔案經(jīng)過(guò)經(jīng)常性的翻閱、拆裝，很容易造成紙質(zhì)檔案材料的丟失甚至損壞。而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，就可以以數(shù)字化設(shè)備為載體，加以適當(dāng)?shù)谋Ｃ艽胧蟠筇岣邫n案的安全性。信息化檔案具有保存簡(jiǎn)便、查閱方便、安全性強(qiáng)等一系列特點(diǎn)，這對(duì)人事檔案管理工作的可持續(xù)性奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）可以提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理模式，管檔人員需花費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)不同的檔案進(jìn)行分類、規(guī)整，工作量不但距大并且效率低下，還極易出現(xiàn)錯(cuò)誤。而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取代傳統(tǒng)的管理模式，一方面提升了檢索和查詢的速度，另一方面以網(wǎng)絡(luò)為橋梁將檔案管理加入共享平臺(tái)，大大提高了檔案資源的利用效率。

二、檔案信息化建設(shè)目前的主要問(wèn)題

（一）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，對(duì)業(yè)務(wù)人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。就目前現(xiàn)狀，高校檔案管理人員缺乏“專業(yè)性”。部分業(yè)務(wù)人員專業(yè)不對(duì)口，以兼職為主的現(xiàn)象也不在少數(shù)。人事檔案管理不受重視、經(jīng)費(fèi)有限等原因也使得相關(guān)人員無(wú)法進(jìn)一步得到培訓(xùn)。然而這一切也在制約著檔案信息化管理前進(jìn)的步伐。

（二）檔案信息化建設(shè)不受重視

由于人事檔案管理的安全性及保密性，使得這項(xiàng)工作注定不能吸人眼球，同樣的問(wèn)題也存在于高校人事檔案管理工作中。這項(xiàng)工作在整個(gè)社會(huì)公眾的認(rèn)知度較低，部分高校領(lǐng)導(dǎo)也忽視了檔案工作，在這種大環(huán)境下，導(dǎo)致一些檔案從業(yè)者在工作也潛移默化的開始輕視，種種不利因素使得領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員慢慢忽視了對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新和改進(jìn)，這嚴(yán)重阻礙了高校人事檔案管理水平的全面提升。

三、高校實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的可行路徑

（一）完善體制，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

第一，將管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一。以往的檔案管理存在分散管理的情況，容易造成人事檔案管理的混亂。作為頂層設(shè)計(jì)者，國(guó)家理應(yīng)對(duì)高校人事檔案的管理范疇及管理權(quán)限進(jìn)行統(tǒng)一，從而來(lái)解決檔案管理目前較為混亂的情況。第二，制定合適的人事檔案管理制度。高校領(lǐng)導(dǎo)可依據(jù)國(guó)家人事檔案管理規(guī)定以及學(xué)校情況，綜合考慮制定合適本校情況的人事檔案管理制度，并且需要不斷修訂與完善，從而可以順利推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)。因此，需要將技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，逐步使人事檔案信息化有條不紊推進(jìn)。

（二）提高檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，對(duì)檔案管理人員的綜合水平有較高的要求。目前現(xiàn)狀是高校大部分檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)，綜合專業(yè)能力并無(wú)優(yōu)勢(shì)。對(duì)于目前存在的現(xiàn)狀，高校應(yīng)當(dāng)建立起長(zhǎng)效的培訓(xùn)機(jī)制。與此同時(shí)，高?？梢葬槍?duì)學(xué)校需求定向引進(jìn)具有相關(guān)專業(yè)背景的畢業(yè)生，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)后，會(huì)更加從容的投入到人事檔案管理工作中，為人事檔案信息化的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

（三）建立建全人事檔案信息的安全保障體系

人事檔案信息化必須建立建全安全保障體系，對(duì)于檔案信息的資源的共享，需要有嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，可以采取更嚴(yán)格的身份鑒別、訪問(wèn)條件、加密技術(shù)等安全保密措施，將個(gè)人信息的泄露風(fēng)險(xiǎn)降至最低。第二，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保障，提高硬件軟件技術(shù)，降低信息被竊取盜用的風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語(yǔ)

高校人事檔案信息化是一次巨大的變革與創(chuàng)新，也是順應(yīng)時(shí)代進(jìn)步的必要要求。實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息化管理，將傳統(tǒng)的手工收集、整理、歸檔等一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)簡(jiǎn)單化，與此同時(shí)也對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行檔案借閱、查詢等功能提供的大大的便捷，提高了檔案管理部門作為服務(wù)部門的工作效率，滿足新時(shí)代對(duì)人事檔案管理的新要求。