■蔡 潔／中交二航局第二工程有限公司

一、基于信息社會(huì)背景下的辦公室文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）整體員工工作能力水平有限

在信息化社會(huì)背景下，辦公室文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中的信息化水平得到了明顯的提升。但同時(shí)，在信息化社會(huì)的發(fā)展下，辦公室文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展復(fù)雜程度也隨之提升［1］。在這一基礎(chǔ)上，部分文書(shū)檔案管理人員自身工作能力水平與信息化社會(huì)的發(fā)展之間并不對(duì)等，導(dǎo)致檔案管理與信息技術(shù)應(yīng)用之間存在差距。在信息技術(shù)應(yīng)用范圍越來(lái)越廣泛的今天，作為辦公室文書(shū)檔案管理人員，想要與信息社會(huì)的發(fā)展相融合，就必須解決自身的管理工作開(kāi)展能力不高，優(yōu)化管理水平低下的問(wèn)題。

（二）管理人員自身對(duì)于管理工作重要性認(rèn)知不深

在文書(shū)檔案管理工作中，部分管理人員自身長(zhǎng)期抱有不求上進(jìn)的思想，對(duì)于各類(lèi)新設(shè)備的使用操作能力也不高，對(duì)于信息化的深入發(fā)展局勢(shì)，以及文書(shū)的能干的種類(lèi)增加，并未積極主動(dòng)的進(jìn)行學(xué)習(xí)。該類(lèi)問(wèn)題的存在，主要是由于管理人員自身對(duì)于辦公室文書(shū)檔案管理工作重要性認(rèn)知不深導(dǎo)致的，作為企業(yè)管理人員，一定要從該方面著手進(jìn)行問(wèn)題解決。

二、基于信息社會(huì)背景下的辦公室文書(shū)檔案管理工作改革研究

（一）改革現(xiàn)有辦公室文書(shū)檔案管理方法

（1）變更現(xiàn)有管理工作內(nèi)容。在辦公室文書(shū)檔案的管理工作進(jìn)行過(guò)程中，部分員工在實(shí)際的管理工作開(kāi)展過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息技術(shù)應(yīng)用不當(dāng)，導(dǎo)致檔案文書(shū)管理存在檔案記錄不明確的問(wèn)題。歸根結(jié)底，此類(lèi)問(wèn)題出現(xiàn)主要是由于檔案管理人員自身的管理水平不高，導(dǎo)致辦公室文書(shū)檔案管理工作的安全受到威脅［2］。為了有效提升文書(shū)檔案管理人員自身的工作能力，作為辦公室管理人員，在進(jìn)行管理人員劃分是，應(yīng)該制定明確的管理人員名單，在具體的檔案錄入之后對(duì)檔案進(jìn)行具體說(shuō)明，提升管理效率，其次，明確參與到文書(shū)檔案管理中每一位工作人員的個(gè)人責(zé)任劃分，為管理工作順利推進(jìn)奠定基礎(chǔ)，降低檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的概率。

（2）加強(qiáng)管理工作開(kāi)展的合理性。在進(jìn)行辦公室文書(shū)檔案管理工作時(shí)，還應(yīng)該有效提升管理工作開(kāi)展的科學(xué)合理性，使得檔案查找的便捷性，同時(shí)也是為資料管理安全性提供支持。在這一前提下，進(jìn)行實(shí)際的檔案管理時(shí)，應(yīng)該充分將安全與保密這一重點(diǎn)內(nèi)容貫穿到工作開(kāi)展的整個(gè)流程中去。與此同時(shí)，辦公室工作人員需要積極做好各項(xiàng)檔案管理安保工作，將辦公室的職能效用發(fā)揮出來(lái)。另一方面，作為辦公室文書(shū)檔案管理人員，在具體的管理工作中應(yīng)該時(shí)刻認(rèn)知到，文書(shū)檔案的安保工作并不是游離在企業(yè)管理流程之外的單獨(dú)存在，其是企業(yè)安全管理工作開(kāi)展的重要內(nèi)容，想要將該項(xiàng)工作的開(kāi)展價(jià)值真正發(fā)揮出來(lái)，就必須將辦公室的職能作用發(fā)揮出來(lái)。

（二）定期清理過(guò)期文書(shū)及檔案

在辦公室文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)存在部分文書(shū)檔案已經(jīng)過(guò)期的問(wèn)題，還有部分文檔已經(jīng)超出了實(shí)際的使用年限。該部分失效的文檔或許在存入保管之初的應(yīng)用價(jià)值很大，但在時(shí)間的流逝下，其效用也在隨之流逝。對(duì)于該部分失去應(yīng)用價(jià)值的文檔，繼續(xù)保存不僅需要占據(jù)大量的存檔空間，同時(shí)也導(dǎo)致辦公室文書(shū)檔案管理人員自身的工作量不斷提升，還會(huì)在在存檔保存的過(guò)程中出現(xiàn)與其他重要文檔出現(xiàn)混亂問(wèn)題。在這一基礎(chǔ)上，針對(duì)該部分文檔進(jìn)行定期清理，可以充分提供工作人員管理水平，而清理部門(mén)過(guò)期的電子文檔，也有可以為其他文檔的儲(chǔ)存留出足夠的空間。

（三）重新構(gòu)建檔案監(jiān)督管理機(jī)制

在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，想要重新購(gòu)機(jī)愛(ài)你檔案監(jiān)督管理機(jī)制，建立完善的辦公室文書(shū)檔案檢索系統(tǒng)具有重要作用，不僅能夠確保管理工作開(kāi)展的完整性和安全性，同時(shí)對(duì)于文檔的查找和歸檔也具有很好的幫助。在進(jìn)行文書(shū)檔案檢索系統(tǒng)的構(gòu)建時(shí)可以分為兩個(gè)方向開(kāi)展，其一是普通文檔檢索系統(tǒng)，其二是重要文檔檢索系統(tǒng)，前者系統(tǒng)中只需要包含諸如、建立時(shí)間、名稱(chēng)、參與人姓名及存放位置等信息。而后者則需要在存檔紙質(zhì)檔案之外，將其內(nèi)容進(jìn)行電子信息備份，該部分文檔多數(shù)僅供內(nèi)部人員使用，非常重要文檔借閱使用需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員簽字才能借閱。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，越來(lái)越趨向于信息化的方向發(fā)展，此種發(fā)展趨勢(shì)的產(chǎn)生，使得企業(yè)內(nèi)部的辦公室文書(shū)檔案管理工作不再單一的限制在傳統(tǒng)的分類(lèi)管理循環(huán)中，而是在信息化的發(fā)展背景下逐漸面向科學(xué)合理的以信息為主的管理模式構(gòu)建方面進(jìn)步。此時(shí)，作為檔案管理人員，應(yīng)該積極變更現(xiàn)有的檔案管理工作內(nèi)容，將已經(jīng)過(guò)期的檔案及時(shí)從檔案辦公室中清理出去，為后續(xù)檔案管理提供存儲(chǔ)空間。此類(lèi)改革方法的應(yīng)用，不僅能夠?yàn)槲臅?shū)方案的發(fā)展及管理人員的工作水平提升起到促進(jìn)作用，同時(shí)還能夠?yàn)槠髽I(yè)未來(lái)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。