文秘工作的認(rèn)識(shí)和看法

■/

六盤水師范學(xué)院

文秘工作在辦公室里具有著承接上下、銜接左右、協(xié)調(diào)一切人和事物的重要作用。文秘工作是一個(gè)所有企業(yè)和政府機(jī)關(guān)辦公室都不可或缺的重要職位，它需要處理文件資料、處理領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議、處理領(lǐng)導(dǎo)瑣碎事務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)工作做一切的服務(wù)、為企業(yè)服務(wù)、為基層員工群眾服務(wù)。并且還要通過處理事務(wù)性的工作，在領(lǐng)導(dǎo)身邊做到一個(gè)助手和參謀的角色。所以，文秘人員的職業(yè)素養(yǎng)對(duì)于各大企業(yè)和政府機(jī)關(guān)的整體工作來講是重中之重的。那么就要求文秘工作從事者在實(shí)際的工作當(dāng)中明確自己的職責(zé)所在，把握好個(gè)人角色定位，不斷更新改善以及豐富自己的知識(shí)架構(gòu)，提升自身駕馭本職工作的能力。

一、文秘工作從業(yè)人員的角色定位

文秘工作從事者的三觀，是文秘人員對(duì)個(gè)人社會(huì)價(jià)值的認(rèn)知和了解，是文秘工作人員對(duì)文秘工作這一社會(huì)角色的全方位感知和把握，是文秘工作者用來承擔(dān)文秘工作角色、文秘工作的任職、實(shí)際開展文秘工作的思想道德基礎(chǔ)和精神上的動(dòng)力。它常常規(guī)范著文秘工作者的社會(huì)活動(dòng)和行為。文秘工作者為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，就是為領(lǐng)導(dǎo)的“權(quán)力運(yùn)作”和領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力相呼應(yīng)的職責(zé)服務(wù)。不可以理解成對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的人身依賴或者個(gè)人服務(wù)。從本質(zhì)上來說它是社會(huì)分工的需求，也是一種為社會(huì)和人民服務(wù)的工作。另外，文秘工作者不單單要對(duì)事業(yè)有著執(zhí)著、忠誠和奉獻(xiàn)，對(duì)崗位和領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的忠心耿耿，更要對(duì)黨、國家和人民有著忠誠和奉獻(xiàn)。同時(shí)是文秘工作者對(duì)個(gè)人角色的全方位認(rèn)識(shí)和掌握，這是文秘工作者價(jià)值觀的實(shí)際構(gòu)成，是文秘工作者的人生觀和道德觀對(duì)文秘工作者職業(yè)認(rèn)知和感知的生產(chǎn)物，它奠定、約束著文秘工作者的工作實(shí)踐和社會(huì)行為是否合格。文秘工作者只有在正確的三觀引導(dǎo)下，才可以在職業(yè)生涯中意識(shí)到真正的自我，找到自己的角色，擺正自己的位置，在角色中盡情的展現(xiàn)自我，發(fā)揮其主觀意識(shí)的可行動(dòng)性。進(jìn)而完成主觀與客觀相結(jié)合的和諧統(tǒng)一。這樣就能最大效益上展現(xiàn)文秘從事人員這一社會(huì)階層的全方面社會(huì)功能和文秘工作者自身的社會(huì)作用。如此才能鍛煉成為一個(gè)頭腦清醒、符合角色要求、能在工作上有所作為的良好文秘人員[1]。

二、文秘工作人員具備的五種意識(shí)

企業(yè)的文秘工作說白了就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為大眾員工服務(wù)、為企業(yè)的快速發(fā)展服務(wù)。做好文秘工作不單單要做好自己的本職工作，還要給企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)建立優(yōu)良的形象，跟外界達(dá)成良好的合作聯(lián)系，這樣就需要文秘工作者具備政治思想意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)、敬業(yè)意識(shí)、實(shí)事求是意識(shí)和改革創(chuàng)新意識(shí)。更好地促進(jìn)文秘工作順應(yīng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的。

(一)政治思想意識(shí)

文秘工作從事者要懂得講政治，因?yàn)楣ぷ魃系男枨蠛凸ぷ鞯奶厥饣?，?jīng)常會(huì)接觸一些企業(yè)的重要文件和機(jī)密資料，這就需要文秘工作者需要具備很強(qiáng)的思想政治意識(shí)，對(duì)黨和事業(yè)要富有責(zé)任心，無論在什么情況下都要保守機(jī)密，不可以在政治思想上出現(xiàn)問題，要保證堅(jiān)定、自主地和黨中央步伐一致，面對(duì)是非立場(chǎng)要堅(jiān)定，扛得住所有政治輿論的打擊，由內(nèi)而外的建立良好的思想道德底線。善于從政治的角度看問題。

(二)學(xué)習(xí)意識(shí)

社會(huì)實(shí)踐包含了文化、知識(shí)和技術(shù)，文秘工作人員想要成長為文字處理的一把手，必須要有濃厚的文化基礎(chǔ)，一個(gè)企業(yè)的文秘工作人員，在完成本職工作中更加的脫離不開知識(shí)的積累運(yùn)用，而知識(shí)的積累和運(yùn)用都來自于不斷的學(xué)習(xí)，一是需要認(rèn)真學(xué)習(xí)國家法律、法規(guī)，因?yàn)槠髽I(yè)工作中會(huì)直接接觸到與生產(chǎn)、經(jīng)營等方面相關(guān)的法律法規(guī)；二是需要學(xué)習(xí)生產(chǎn)經(jīng)營方面的知識(shí)，針對(duì)生產(chǎn)的現(xiàn)場(chǎng)所需設(shè)備、各種各樣的機(jī)器裝置性能以及生產(chǎn)技術(shù)過程都要做到很熟悉；三是需要學(xué)習(xí)書本知識(shí)，文秘工作者就好比一個(gè)萬事通，平常要多看多聽、多學(xué)多寫，不斷地提升自己的底蘊(yùn)和內(nèi)涵；四是需要學(xué)習(xí)社會(huì)實(shí)踐，社會(huì)就像是一個(gè)學(xué)習(xí)的大課堂，要充分利用好自己的時(shí)間，多參與到工作當(dāng)中去，用來增長自己的見識(shí)；五是需要謙虛的向別人學(xué)習(xí)，想要成為高素養(yǎng)的專業(yè)型人才，必須端正自己的態(tài)度，虛心的向他人請(qǐng)教和學(xué)習(xí)[2]。

(三)嚴(yán)謹(jǐn)、敬業(yè)意識(shí)

企業(yè)工作多樣化又繁瑣復(fù)雜，所以文秘工作者要每時(shí)每刻保持認(rèn)真仔細(xì)的工作態(tài)度，大腦需要快速的運(yùn)轉(zhuǎn)，為人處事辨別孰輕孰重，有效地做到不辦錯(cuò)、不忘記、不耽誤，可以出色處理好領(lǐng)導(dǎo)交代的各項(xiàng)工作。

(四)實(shí)事求是意識(shí)

實(shí)事求是是我國黨和政府一直秉承的思想路線和作風(fēng)，科學(xué)準(zhǔn)確的決策，來自于準(zhǔn)確的資料消息和實(shí)事求是的調(diào)研分析。因此，一切權(quán)力在執(zhí)行中最大的是決策權(quán)。相反的，所有的成敗中，如果決策失誤那就是最大的失誤，很多事實(shí)證明，決策正確，意味著成功；決策事務(wù)，代表著失敗。因此需要文秘工作者一定要具有實(shí)事求是的意識(shí)。

(五)改革創(chuàng)新意識(shí)

每一個(gè)文秘工作者要盡可能的展現(xiàn)自身的主觀意識(shí)可行動(dòng)性，要順應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步、趨勢(shì)的轉(zhuǎn)變、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展所提出的新知識(shí)、新狀況、新想法；同時(shí)，還要勤于動(dòng)腦，給領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，想好的計(jì)策、新穎的計(jì)策；更加要勤于請(qǐng)示、多做報(bào)告、自覺主動(dòng)的替領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)工作壓力；一定要敢于創(chuàng)新、開拓進(jìn)取，突破傳統(tǒng)的圍欄。要敢于直截了當(dāng)?shù)慕鉀Q企業(yè)發(fā)展中存在的所有問題，保證企業(yè)可以按照改革開放的準(zhǔn)確路線發(fā)展。

三、要突出服務(wù)致力于創(chuàng)新和精益求精

(一)突出服務(wù)

辦公室的文秘工作，追其根源是服務(wù)，服務(wù)于群眾，服務(wù)于組織。要保持站在所有人的角度，緊靠自己部門的工作，繞著各個(gè)階段的核心工作，有計(jì)劃性、有重點(diǎn)性的展開本職工作，合情合理地演繹好自己參謀和助手的角色，辦公室是做服務(wù)工作的，一定要切實(shí)做到盡心盡力為人民服務(wù)的宗旨，熱情待人、辦事周全、大方細(xì)膩。主動(dòng)熱情的為每個(gè)部門以及整個(gè)企業(yè)做好各項(xiàng)服務(wù)工作。文秘工作者除了要服務(wù)好自己部門的領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)和基層相關(guān)的同志以外，還要以企業(yè)的名義與當(dāng)?shù)氐纳鐣?huì)政府各個(gè)部門進(jìn)行接觸，和個(gè)別地方政府人員打交道。所以，在平時(shí)的工作當(dāng)中，要堅(jiān)定設(shè)立工作無小事的思想理念，盡可能避開或者減少差錯(cuò)，由此來強(qiáng)化優(yōu)良的服務(wù)意識(shí)。文秘工作從事人員特別要在準(zhǔn)備會(huì)議、起草稿件、傳輸文件、接收電話、收發(fā)傳真、下達(dá)通知等工作上，注重一下自己本身的服務(wù)意識(shí)。努力做到大事謹(jǐn)慎的處理。小事當(dāng)作大事來處理，不論事情大小，都保持盡職盡責(zé)的姿態(tài)，對(duì)每一個(gè)工作細(xì)節(jié)都層層把關(guān)[3]。

(二)突出創(chuàng)新、做好企業(yè)宣傳工作

一個(gè)優(yōu)秀的文秘工作者需要結(jié)合實(shí)際情況，充分展現(xiàn)個(gè)人特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，找到主要工作，向領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)靠攏，抓住熱點(diǎn)話題向群眾靠攏，抓住閃光點(diǎn)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，靠近上級(jí)實(shí)際需求，突出企業(yè)優(yōu)良的理念、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、豐富的經(jīng)驗(yàn)、認(rèn)真負(fù)責(zé)，做到對(duì)內(nèi)宣傳的同時(shí)，還需要利用網(wǎng)絡(luò)、廣播、電視等多媒體將此概念對(duì)外發(fā)揚(yáng)出去，真正達(dá)到弘揚(yáng)企業(yè)文化的效果。如此，一方面提升了文秘工作者的業(yè)務(wù)能力，另一方面推動(dòng)了文秘工作的開展。

(三)為人處事精益求精

文秘工作者的言行舉止每時(shí)每刻都關(guān)系到企業(yè)的形象和發(fā)展方向，文秘工作者辦事必須專注細(xì)致，不可以粗心大意、馬馬虎虎。粗心大意常常會(huì)給工作惹來麻煩和誤解，寫稿件要思路清晰、思想敏捷、規(guī)范合理、語言流暢、用詞妥當(dāng)、文章通順。稿件打印得到時(shí)候要檢驗(yàn)準(zhǔn)確，不能錯(cuò)一個(gè)字，以至于一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也要準(zhǔn)確無誤，進(jìn)行調(diào)查研究的時(shí)候要細(xì)致、要了解詳細(xì)情況，不可以把小細(xì)節(jié)忽略不計(jì)，總結(jié)報(bào)表數(shù)字要精準(zhǔn)，不可以肆意填寫，迎賓送客不可以只顧著自己，辦公室的工作看似簡單實(shí)屬復(fù)雜，比較隨性，因此要求文秘工作從事人員在工作的過程當(dāng)中要做到細(xì)致嚴(yán)密、精益求精。

四、結(jié)語

對(duì)于文秘工作從事人員來講，不僅僅要具備優(yōu)秀的文字功底，還應(yīng)該圍繞企業(yè)“辦公室的工作水平”的總體要求，堅(jiān)定“熱情洋溢、極具激情、頭腦聰穎、努力創(chuàng)新”的嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，致力于增強(qiáng)學(xué)習(xí)、總結(jié)思路和改善方法等方面用功，切實(shí)地把工作做好、做到完美、做到細(xì)致，以不斷提升文秘工作以及文秘工作者的服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱靜,馬建勇.現(xiàn)代辦公模式下的《辦公文秘》高職課程改革探微[J].成都航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2016,32(01):61～63.

[2]嵇景輝.對(duì)政府系統(tǒng)文秘工作的一點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].地方政府管理,2000(10):44～45.

[3]周文建.對(duì)文秘與檔案人員現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)[J].蘭臺(tái)世界,1997(12):14～15.