學(xué)會正確地傳遞信息

【美】邁克·費廖洛

“很抱歉，你的建議沒有被采納?！蔽覀兌悸牭竭^這樣的話，這句話吞噬過我們的希望，也挫敗過我們的信心。下面的場景可以告訴我們方案被否決的原因。

試想一下，經(jīng)過幾周的長時間工作、繁復(fù)的分析、無數(shù)的會議、誠懇的游說之后，你帶著你的想法來到了項目委員會。你堅信自己的想法將會為其創(chuàng)造巨大價值。你仔細(xì)地整合了相關(guān)分析，潤色了演講稿，設(shè)計了每一頁PPT，直到一切都趨于完美。最終的PPT中有總計53頁的嚴(yán)謹(jǐn)數(shù)據(jù)，看到這些，你認(rèn)為自己一定可以打動委員會成員。

會議當(dāng)天，你難以掩飾自己的興奮。為了使方案經(jīng)得起推敲，你已經(jīng)竭盡全力，你覺得人們已經(jīng)沒有任何理由否決它。你看著你的報告被一本本分發(fā)下去，人們開始瀏覽———看起來像是一個不錯的開始，至少大家對這份報告感興趣！不過仔細(xì)一看，你發(fā)現(xiàn)他們臉上似乎露出了一些疑惑的神情。有人舉起手說：“第42頁，我有個問題?！蹦憔o張地翻到這一頁，卻突然想起來，你還沒做自我介紹。溝通對象對你的回答漸漸感到厭倦，有的人質(zhì)問為什么內(nèi)容毫無新意。一名委員會成員指出了建議中的每項錯誤———你的方案都快被他推翻了———他說：“我根本看不出你的計劃如何能夠提高工作效率?！贝藭r，你多希望自己在報告中提出了能提高工作效率的方法，然而你把時間全花在了數(shù)據(jù)分析上。

原本30分鐘的簡報被拖成了漫長而痛苦的45分鐘，提問、抱怨和重重的嘆氣聲此起彼伏。終于，委員會的負(fù)責(zé)人決定結(jié)束你的痛苦，她說：“很抱歉，我們今天無法通過你的方案，你下個月再進(jìn)行匯報吧?！蹦阍跁h室后排的椅子上癱坐下來，你“完美”的報告仿佛化作了一列火車的殘骸，載著你的想法一直沖到了火焰里———一切都完了。

你的同事吉莉安是下一個匯報者，你心里感到有些愧疚，因為你的簡報超時，現(xiàn)在她只有15分鐘來完成這次報告了。最重要的是，她現(xiàn)在面對的是一群頗為惱怒的溝通對象。她分發(fā)下去的報告也只有短短9頁。你心想：“完了，她完了。她的報告太短了，根本無法提供足夠的信息支撐她的觀點?！?/p>

吉莉安清清嗓子說：“請大家翻到內(nèi)容提要，我想先闡明幾個觀點。我建議啟動溝通培訓(xùn)計劃，這個計劃能給我們帶來的最大好處是：如果我們每個人每月能在溝通上節(jié)約1個小時，員工的工作效率便可以大幅提升，這可以為我們每年節(jié)省下來35萬美元的支出。”委員會成員看著她的報告，點著頭；而吉莉安就站在那里，并沒有多說什么。他們讀完摘要，開始把目光轉(zhuǎn)向她。

“有什么問題嗎？時間有限，我們還是主要討論一下對這個計劃的顧慮吧?！奔虬矄柕馈?/p>

“我覺得大部分內(nèi)容都是可行的，除了第五個要點，關(guān)于提高工作效率這一點?！蹦莻€剛剛在你做簡報時跟你較真工作效率的委員開始向吉莉安提問。你迫不及待地想看看她如何為自己辯護。

“我明白您的顧慮，請大家翻到第6頁?！奔虬矊⑺腜PT切換到關(guān)于節(jié)約開支的分析。

你搖搖頭，完全無法相信她敢這么做———她居然跳過了這么多頁！

吉莉安解釋了提高工作效率從而節(jié)約開支的相關(guān)計算，然后問道：“還有什么其他問題嗎？”每個人都搖搖頭?！澳呛茫埓蠹曳降?頁，我想和大家討論一下執(zhí)行層面的問題?！彼蛭瘑T會展示了資金需求以及培訓(xùn)的時間表。報告結(jié)束時，她將目光轉(zhuǎn)向委員會負(fù)責(zé)人。

負(fù)責(zé)人的回答讓你大吃一驚?！斑@個項目很不錯，吉莉安。就我個人而言，我很喜歡提升工作效率這部分，這會對我們有很大的幫助?！?/p>

她問了問其他人，“大家都同意這個計劃，對嗎？”所有人都點頭表示支持。負(fù)責(zé)人繼續(xù)說：“我們都支持你的方案。項目進(jìn)入執(zhí)行階段時請向我們匯報。”吉莉安向委員會表示感謝。

到她離開房間為止，她只用了14分鐘，只講了3頁的內(nèi)容，但方案就這樣被通過了！她是怎么做到的？你思考著，同時對她充滿了敬佩。

答案很簡單：吉莉安直截了當(dāng)?shù)仃U明了自己的想法，主導(dǎo)了論證過程，并和聽眾分享了最相關(guān)的信息。她考慮到了她所要達(dá)到的目標(biāo)和聽眾的訴求，在制作PPT之前，甚至在進(jìn)行數(shù)據(jù)分析之前，就先規(guī)劃好了方案的結(jié)構(gòu)。吉莉安把重心放在她想要的結(jié)果上———讓方案得到通過，而不是讓分析過程中有漂亮的視覺效果或是令人印象深刻。她以結(jié)果為導(dǎo)向，放下自己的目標(biāo)，根據(jù)聽眾的需求調(diào)整內(nèi)容。

我將這種方法叫作“結(jié)構(gòu)化思維過程”。如果做得正確，你可以更有效地、更快地把一個初步想法逐步轉(zhuǎn)化成一個能被批準(zhǔn)的方案。為了擁有這樣的能力，你必須摒棄固有的習(xí)慣，接受那些你還不太習(xí)慣的方法。起初，你可能會退縮，認(rèn)為這根本不可能實現(xiàn)。你遇到了以前從未學(xué)過的知識，感到震驚也是非常正常的反應(yīng)。當(dāng)你過了這一階段，忘記了以前的習(xí)慣，你會發(fā)現(xiàn)這一過程非常直觀。我們之所以無法掌握這一方法，只是因為我們以往錯誤的認(rèn)知———以為簡單的方式不足以解決問題。然而，這一方法的美，正在于它的簡潔和精練。

古希臘哲學(xué)家畢達(dá)哥拉斯最了解這種方法的真諦，他說：“不要冗言贅語卻言之無物，說話應(yīng)當(dāng)言簡意賅?！比绻銣?zhǔn)備學(xué)習(xí)這一方法，就應(yīng)當(dāng)追隨畢達(dá)哥拉斯的建議，如此一來，你不必多言就可以達(dá)到你想要的結(jié)果———讓方案獲得批準(zhǔn)！