熊彩虹 王雪梅

【摘要】高校檔案館具有典藏檔案資源，為行政管理、教學(xué)、科研和學(xué)生服務(wù)，保障大學(xué)記憶的延續(xù)、傳承大學(xué)精神的功能，在信息化與數(shù)字化校園建設(shè)的背景下，高校檔案館應(yīng)通過(guò)繼承與發(fā)展創(chuàng)新觀念拓展育人功能，做好宣傳拓展文化教育功能，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)延伸服務(wù)功能，加大開(kāi)放力度拓展社會(huì)化功能，以期為構(gòu)筑高校文獻(xiàn)信息資源保障體系貢獻(xiàn)力量。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字校園；高校檔案館；信息化；功能拓展；檔案服務(wù)

高校檔案館是指由高校專(zhuān)設(shè)以征集、組織、典藏檔案并對(duì)其開(kāi)展利用與推廣教育的校內(nèi)機(jī)構(gòu)。原則上，高校檔案館除了是該校檔案的典藏機(jī)構(gòu)，亦是該校檔案管理工作開(kāi)展的指導(dǎo)機(jī)構(gòu)和開(kāi)發(fā)利用的研究部門(mén)。高校檔案館絕非是大學(xué)的“盲腸”，處于一種可有可無(wú)的境遇。大學(xué)檔案館的設(shè)置可以切實(shí)保障大學(xué)記憶的延續(xù)、傳承大學(xué)精神，亦可以通過(guò)保存的檔案服務(wù)行政、教學(xué)、科研和學(xué)生；除此之外，大學(xué)檔案館通過(guò)妥善保存檔案資源，也筑成了大學(xué)文獻(xiàn)信息資源保障體系中不可或缺的一環(huán)，進(jìn)而保障全校師生的知情權(quán)。

一、高校檔案館功能定位分析

教育部、國(guó)家檔案局頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第八條規(guī)定了檔案館的九大職能，本文根據(jù)高校檔案館的典藏及其服務(wù)宗旨，將其功能定位歸結(jié)為如下四個(gè)部分：

（一）典藏“大學(xué)記憶”，傳承高校精神。大學(xué)檔案館典藏資源豐富、種類(lèi)多樣。這些檔案不僅僅是一張張獨(dú)立的紙片、照片或者一段影像，而是可以用敘事串起來(lái)的一個(gè)個(gè)故事。如可以從行政檔案中發(fā)掘?qū)W校創(chuàng)辦的宗旨、愿景，也可以從學(xué)術(shù)檔案中還原本校應(yīng)有的學(xué)術(shù)地位。除了典藏“大學(xué)記憶”之外，高校檔案館亦可以很好地通過(guò)舉辦展覽、編輯出版品來(lái)傳承本校精神。如哈佛大學(xué)檔案館保存著200年來(lái)的優(yōu)等生名單和100多年的優(yōu)等生合照照片、獎(jiǎng)?wù)隆⒓o(jì)念品等，有時(shí)就陳列出來(lái)給師生看，通過(guò)校友資料的挖掘來(lái)督促、鼓勵(lì)后學(xué)。

（二）服務(wù)行政。高校檔案館典藏中很大一部分直接來(lái)自于學(xué)校的文書(shū)檔案，這些檔案見(jiàn)證了學(xué)校的發(fā)展過(guò)程與變遷，也是學(xué)校各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要憑證。這些文書(shū)歸檔后，具有豐富的原有價(jià)值、史料研究?jī)r(jià)值、行政憑證價(jià)值、法律價(jià)值、信息價(jià)值等。如高校檔案館保存的基建檔案，在學(xué)校遭遇重大變故需要展開(kāi)設(shè)施重建或者校（院）重新規(guī)劃時(shí)，將可以提供豐富的信息借鑒；會(huì)計(jì)文件則可以為學(xué)校處理財(cái)務(wù)類(lèi)經(jīng)濟(jì)糾紛提供證據(jù)等。高校檔案館保存的檔案因?yàn)橛忻魑拿}絡(luò)，記錄了學(xué)校各大事件的發(fā)生，檔案館亦可以通過(guò)對(duì)這些檔案館的梳理，每年編纂出學(xué)校年鑒，服務(wù)全校師生、校友和社會(huì)各界。這些檔案的妥善保存將會(huì)適時(shí)惠及學(xué)校行政服務(wù)，達(dá)到“資政資治”，實(shí)現(xiàn)檔案保存的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益。

（三）服務(wù)教學(xué)和科研。教師是大學(xué)最為寶貴的財(cái)產(chǎn)。而教師的寶貴往往集中體現(xiàn)在其授課教學(xué)、學(xué)術(shù)科研、服務(wù)地方，具體的成果形式為：教案、教材、授課視頻、期刊會(huì)議論文、論著、計(jì)劃成果匯報(bào)書(shū)等等。高校檔案館應(yīng)該有序搜集教師在教學(xué)、科研、服務(wù)中的過(guò)程檔案和最終成果檔案，并予以妥善保管。這些檔案一方面忠實(shí)記錄了教師教學(xué)、科研、服務(wù)的過(guò)程，另一方面也可以為本校的后來(lái)者提供學(xué)習(xí)、借鑒的樣本。除此之外，高校檔案館應(yīng)該配合學(xué)校研究領(lǐng)域的拓展，有計(jì)劃地征集與本校研究領(lǐng)域相關(guān)的檔案史料，以滿(mǎn)足學(xué)校研究工作的開(kāi)展。

（四）服務(wù)學(xué)生。高校檔案館是專(zhuān)司大學(xué)檔案典藏、利用與研發(fā)的機(jī)構(gòu)，大學(xué)檔案館在檔案的征集、點(diǎn)收、清理、典藏、維護(hù)、利用、推廣教育及研究等方面有著其他部門(mén)所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)對(duì)教務(wù)處移轉(zhuǎn)的學(xué)籍檔案，可以為校友提供成績(jī)單復(fù)印件、畢業(yè)證復(fù)印件及其相關(guān)學(xué)歷的審核與證明，服務(wù)學(xué)生。

二、拓展高校檔案館功能的必要性

（一）新時(shí)代高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。2014年5月4日，中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，要求建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系，重視做好民生檔案工作，建立健全方便人民群眾的檔案利用體系，創(chuàng)新服務(wù)形式、強(qiáng)化服務(wù)功能、加大開(kāi)發(fā)力度和促進(jìn)資源共享。可見(jiàn)，檔案館公共服務(wù)功能已被提高到“國(guó)家戰(zhàn)略”的高度。多年來(lái)，盡管?chē)?guó)家已將檔案工作及檔案對(duì)人民群眾發(fā)揮公共服務(wù)的功能提升到國(guó)家層面，但是在實(shí)際操作層面卻受到理念、技術(shù)、資金、能力等方面的掣肘，尤其是本文所探討的高校檔案館功能，在公共檔案館所面臨的挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，又受到高校管理體制的限制。高校檔案館功能拓展所受到的限制，就高校層面而言，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先是檔案資源上的障礙，館藏資源豐富程度不足，目前許多高校檔案館存在著館藏資源類(lèi)型單一、重?cái)?shù)量輕質(zhì)量、歸檔范圍狹窄、歸檔率低、檢索工具質(zhì)量不高等問(wèn)題。其次是檔案人員觀念上的障礙，盡管?chē)?guó)家一直在強(qiáng)調(diào)檔案管理的中心工作是檔案利用，但是在部分檔案員的思想中，“保密保險(xiǎn)、利用危險(xiǎn)”的想法已根深蒂固，還有一部分人缺乏競(jìng)爭(zhēng)與開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)，“坐擁庫(kù)房、坐守辦公室、坐等查檔”的做法依然存在，不僅限制了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度，而且打擊了檔案用戶(hù)的利用積極性與主動(dòng)性。

（二）高校檔案需要呈現(xiàn)多樣化、社會(huì)化的趨勢(shì)。高校檔案館的館藏主要來(lái)自三個(gè)方面：一是校內(nèi)各系所、行政職能部門(mén)按照檔案保管期限表移交的檔案。二是高校檔案館根據(jù)自身的館藏發(fā)展政策定期收集的檔案。三是接收捐贈(zèng)或征集的檔案，如與該校發(fā)展歷程相關(guān)的人、事、物等重要檔案或數(shù)據(jù)。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，政務(wù)信息公開(kāi)的進(jìn)程不斷深化，高校檔案館館藏資源不斷豐富，館藏?cái)?shù)量不斷增加，與此同時(shí)，學(xué)校師生與社會(huì)大眾對(duì)高校檔案資源的需求力度不斷增強(qiáng)，大學(xué)檔案館更應(yīng)該在確保全校師生及社會(huì)大眾的知情權(quán)方面予以著力，力圖做好信息公開(kāi)；架構(gòu)良好的知識(shí)管理體系，活化校內(nèi)智力資本。

三、拓展高校檔案館功能的途徑

（一）繼承與發(fā)展創(chuàng)新觀念。在國(guó)家供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的時(shí)代背景下，公共檔案館社會(huì)化服務(wù)方面有了較大的發(fā)展，反觀高校檔案館在這方面的作為與時(shí)代的要求還有一定差距。我們應(yīng)樹(shù)立信息開(kāi)放與共享意識(shí)，全方位、多層次深入開(kāi)發(fā)檔案信息資源，從傳統(tǒng)的各個(gè)高校檔案館各自為戰(zhàn)，一館一室的小作坊式開(kāi)發(fā)與服務(wù)，擴(kuò)展為廣泛地吸收社會(huì)力量的大聯(lián)合、大開(kāi)發(fā)、大服務(wù)，促進(jìn)高校檔案信息的廣泛交流。

（二）做好宣傳，拓展文化教育功能。實(shí)踐證明，廣泛宣傳是增強(qiáng)師生檔案意識(shí)的重要手段，檔案館應(yīng)把宣傳工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)來(lái)抓，甚至可以將宣傳工作放在與檔案收集、整理、保管同等的位置來(lái)對(duì)待。新媒體時(shí)代“酒香也怕巷子深”，人們很難對(duì)一件自己不了解的事情給予關(guān)注或重視，尤其是當(dāng)高校檔案工作在高校整體工作發(fā)展中的作用處在“邊緣”地位時(shí)，“可有可無(wú)”“不出錯(cuò)就是功勞”的錯(cuò)誤理念就會(huì)成為阻礙高校檔案工作成就一番作為的絆腳石。首先，建立與圖書(shū)館、校史館、博物館的合作。檔案館應(yīng)主動(dòng)與學(xué)校文博部門(mén)通力合作，充分利用公共空間，舉辦檔案展覽，設(shè)立校史展廳，通過(guò)挖掘展覽學(xué)校辦學(xué)歷史、實(shí)物檔案、校友成就等內(nèi)容，充分發(fā)揮高校檔案資源的大學(xué)記憶與愛(ài)校榮校作用。其次，加強(qiáng)與學(xué)校宣傳部門(mén)、學(xué)團(tuán)組織的聯(lián)系，充分利用學(xué)校廣播、校報(bào)、宣傳欄等媒介向師生廣泛宣傳學(xué)校館藏檔案的相關(guān)內(nèi)容，使檔案信息“飛入尋常百姓家”。定期在學(xué)校宣傳媒體上報(bào)道館藏檔案對(duì)管理工作、科學(xué)研究、職稱(chēng)評(píng)審等方面發(fā)揮的作用，以典型事例使人們了解檔案的價(jià)值和作用。另外，檔案館應(yīng)與學(xué)團(tuán)組織合作，加強(qiáng)學(xué)生人事檔案方面的宣傳，使其充分了解人事檔案的重要性，清晰畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞與寄存流向，杜絕人事管理部門(mén)“無(wú)頭檔案”的產(chǎn)生，同時(shí)解決學(xué)生尋找人事檔案“無(wú)頭無(wú)力”的問(wèn)題。

（三）強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，延伸服務(wù)功能。檔案專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)提升為檔案館功能拓展提供能力支持，信息技術(shù)與通信技術(shù)的迅猛發(fā)展為其提供技術(shù)保障。與省市公共檔案館相比，高校檔案館的專(zhuān)業(yè)檔案人員引進(jìn)已經(jīng)趨于高學(xué)歷、高素質(zhì)化，研究生學(xué)歷、碩士學(xué)位已成為進(jìn)入高校檔案館人才隊(duì)伍的基本要求，可見(jiàn)，高校對(duì)檔案專(zhuān)職人員的科研水平、信息素養(yǎng)、技術(shù)能力加強(qiáng)重視程度已是大勢(shì)所趨。伴隨新鮮血液的注入，高校檔案館已形成中青年梯隊(duì)合理、知識(shí)結(jié)構(gòu)優(yōu)化的人員隊(duì)伍體系，這就為檔案館功能拓展提供了人才保證。其一，充分利用信息技術(shù)。利用信息科技對(duì)檔案館信息資源進(jìn)行發(fā)掘、加工、遠(yuǎn)程傳輸，有利于提高信息利用效率與效益，在滿(mǎn)足檔案受眾信息需求的同時(shí)，大大減輕檔案工作人員的負(fù)擔(dān)，推動(dòng)高校檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建設(shè)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)與特色數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息社會(huì)化傳輸與利用，檔案信息得到充分利用。其二，建設(shè)特色網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站是檔案館向檔案用戶(hù)傳遞信息的陣地，首先，明確目標(biāo)，有針對(duì)性。根據(jù)不同的用戶(hù)群體，針對(duì)不用的檔案需求，發(fā)布相應(yīng)的信息，并定期進(jìn)行更新。在數(shù)字化校園與智慧校園建設(shè)的背景下，高校檔案館應(yīng)以建設(shè)知識(shí)管理型網(wǎng)站為立足點(diǎn)，著力解決學(xué)校師生知識(shí)需求，實(shí)現(xiàn)檔案館與學(xué)校同步發(fā)展。其次，建立服務(wù)預(yù)約平臺(tái)。高校檔案館查詢(xún)服務(wù)的主要受眾是學(xué)生的學(xué)籍檔案，主要內(nèi)容是在校生的成績(jī)單、畢業(yè)生的學(xué)生檔案去向、老校友的人事檔案補(bǔ)充材料等，搭建網(wǎng)上預(yù)約辦理平臺(tái)，將有利于進(jìn)一步方便檔案獲取。如東南大學(xué)檔案館開(kāi)通了網(wǎng)上預(yù)約服務(wù)，學(xué)生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)預(yù)約，網(wǎng)絡(luò)審核，在約定時(shí)間到檔案館取件，畢業(yè)校友可通過(guò)郵件預(yù)約的方式進(jìn)行檔案查詢(xún)，而且可以委托他人代為取件，此服務(wù)不僅受到廣大學(xué)生的廣泛歡迎，而且保持了檔案館鮮活的生命力。

（四）加大開(kāi)放力度，拓展社會(huì)化功能。利用檔案是公民和組織的合法權(quán)利，向社會(huì)提供檔案是檔案館的法定義務(wù)，無(wú)論是公共檔案館還是高校檔案館，都應(yīng)遵守檔案法律法規(guī)，依法加大檔案信息開(kāi)放力度，同時(shí)加大檔案服務(wù)力度，把死檔案變成活檔案，使其充滿(mǎn)生命力與活力，擴(kuò)大檔案社會(huì)影響，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案資源服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，服務(wù)文化繁榮，服務(wù)改善民生。依法做好檔案開(kāi)放利用工作，高校檔案館應(yīng)做好頂層設(shè)計(jì)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，集中技術(shù)力量，組織開(kāi)展館藏檔案鑒定劃控工作，并與檔案形成單位溝通協(xié)商，共同做好檔案開(kāi)放工作。

【本文系江蘇省高校檔案研究會(huì)檔案科研課題“數(shù)字校園環(huán)境下高校檔案館功能拓展與延伸研究”（項(xiàng)目編號(hào)：jsgdf2016-09）研究成果】

【參考文獻(xiàn)】

[1]何振.檔案公共服務(wù)的理念創(chuàng)新與功能拓展[J].檔案學(xué)研究，2015（3）.

[2]王陽(yáng)，楊陽(yáng).高校檔案館服務(wù)功能拓展存在的問(wèn)題與對(duì)策分析[J].蘭臺(tái)世界，2015（2）.

[3]周楓.資源·技術(shù)·思維——大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館的三維詮釋[J].檔案學(xué)研究，2013（6）.

[4]東南大學(xué)檔案館.網(wǎng)上預(yù)約辦理成績(jī)翻譯等服務(wù)的公告[EB/OL].[2018-03-29].http：//archives.seu.edu.cn/2015/0902/c815a129570/page.htm