淺析企業(yè)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變

劉慶鈺

摘 要：隨著信息技術(shù)的日新月異的加速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作要求越來(lái)越高，因此需要檔案管理人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，適應(yīng)新時(shí)代的變化，不斷轉(zhuǎn)變檔案管理的服務(wù)和管理理念；而檔案工作也從簡(jiǎn)單的收集、整理和歸檔管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)槿绾斡行У乩脵n案資源為企業(yè)發(fā)展、為社會(huì)進(jìn)步提供服務(wù)；傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方法只在本專業(yè)內(nèi)徘徊，對(duì)于檔案管理工作中遇到的復(fù)雜項(xiàng)目及問(wèn)題，又如何加快在企業(yè)轉(zhuǎn)型過(guò)程中做好檔案管理工作的銜接，以及真正能為企業(yè)減少、降低管理成本、提高企業(yè)檔案管理水平等，都是企業(yè)所面臨的重大問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；理念；轉(zhuǎn)變

1 企業(yè)檔案管理的服務(wù)新理念

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作都是黨和國(guó)家事業(yè)的有機(jī)組成部分，也是企業(yè)發(fā)展史上不可或缺的部分。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展歷史的原始記錄，更是企業(yè)發(fā)展的記憶；追溯過(guò)往，企業(yè)檔案不僅能為企業(yè)決策提供依據(jù)，也是企業(yè)檔案知識(shí)性、文化性、信息性和特殊屬性的體現(xiàn)，而這些都是其它工作無(wú)法替代和不可再生的?！耙允疯b今”的歷史就是我們珍貴的企業(yè)檔案資源。

但是，隨著信息技術(shù)的的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)以及大數(shù)據(jù)的普遍應(yīng)用，使國(guó)家的經(jīng)濟(jì)得到了快速發(fā)展；對(duì)企業(yè)檔案管理工作的影響也非常大，因?yàn)槠髽I(yè)檔案的管理理念決定著企業(yè)檔案的定位和發(fā)展方向。而企業(yè)檔案管理的理念已跟不上時(shí)代的前進(jìn)的步伐，再加上現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)始全面介入社會(huì)各階層的生活，人們的思想、行為和生活、生產(chǎn)方式都會(huì)隨著社會(huì)的變革而發(fā)生變化，這就要求企業(yè)檔案管理工作者要更新管理理念，適應(yīng)信息新時(shí)代的變化；及時(shí)開(kāi)發(fā)和有效利用好企業(yè)檔案的信息資源，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)更好更快的發(fā)展提供有力的保障。

企業(yè)的紙質(zhì)檔案歷史由來(lái)已久，具有耐久性、易于長(zhǎng)時(shí)間保存等優(yōu)點(diǎn)，但也存在查閱主要靠人查找，速度慢、效率低、存儲(chǔ)密度小等缺點(diǎn)而跟不上新時(shí)代的發(fā)展。從企業(yè)發(fā)展的角度來(lái)看，企業(yè)檔案的前身是文件，是為了開(kāi)展工作、處理事務(wù)而做的，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)反映。

當(dāng)今時(shí)代，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作也被不斷的賦予新的使命，對(duì)檔案工作提出了更高的要求；因此，企業(yè)檔案管理工作如何能適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的腳步、又如何在這樣的大環(huán)境下轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理服務(wù)的理念呢？首先，要了解企業(yè)檔案管理工作的重點(diǎn)，明確企業(yè)檔案管理工作已不是檔案管理一個(gè)部門的事了，而檔案管理工作在整個(gè)企業(yè)發(fā)展中起著至關(guān)重要的、不可取代的作用；并且企業(yè)檔案管理工作如何在面臨地位下降、被邊緣化挑戰(zhàn)的情況下，都必須通過(guò)創(chuàng)新發(fā)揮檔案管理的作用，來(lái)重塑企業(yè)檔案管理工作的新形象。其次，企業(yè)檔案管理服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變，也需要和新的信息時(shí)代接軌、掛鉤，同時(shí)更注重企業(yè)檔案管理工作的社會(huì)效用和文化功能。第三，要衡量企業(yè)檔案管理工作做得好與不好，不再是只看保管的是否完整，而是要看是否充分發(fā)揮了企業(yè)檔案記憶的作用和是否合理有效的利用、是否用企業(yè)檔案的資源為企業(yè)發(fā)展、為社會(huì)進(jìn)步提供了服務(wù)，即是否充分發(fā)揮了企業(yè)檔案資源的記憶功能。

2 企業(yè)檔案管理的理念轉(zhuǎn)變

要轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理理念，就必須先轉(zhuǎn)變檔案管理工作的觀念和檔案管理工作的重心，企業(yè)檔案管理工作要適應(yīng)在新時(shí)代社會(huì)的變革和發(fā)展，在新的信息時(shí)代怎樣做好企業(yè)檔案管理工作呢？第一，檔案管理應(yīng)與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況相適應(yīng)，企業(yè)檔案管理除了有關(guān)資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、股權(quán)、信用、收益分配、商務(wù)合同的檔案外，還要做好企業(yè)科技檔案（產(chǎn)品類、科研類、基建類、設(shè)備類）、會(huì)計(jì)檔案（審計(jì)）、人事檔案、聲像檔案、照片檔案、印章檔案、榮譽(yù)檔案、銷售檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、企業(yè)文化信息等檔案管理工作。第二，企業(yè)檔案管理職能的轉(zhuǎn)變，就是要從“管”變成“怎么管”，這是質(zhì)的改變，也是從跟本上去改變，更是檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變，從而能進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案的合理開(kāi)發(fā)和有效利用，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。

要轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理理念，就必須避免把可能導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益受損、遭受不公平待遇和重要決策受影響等現(xiàn)象；而是從企業(yè)本身檔案管理制度與保管條件方面入手，改變企業(yè)重要檔案的遺漏與利用不完整、不及時(shí)的現(xiàn)狀；真正轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理理念，從而有助于企業(yè)選擇正確的發(fā)展方向。

要轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理理念，企業(yè)管理者就必須明確企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向，確定企業(yè)檔案管理要走的道路，使企業(yè)檔案管理工作者的管理理念更準(zhǔn)確、更清晰，從而使企業(yè)檔案管理水平能得到進(jìn)一步的提升。

要轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理理念，就是能使企業(yè)檔案記憶紅利得到充分的發(fā)揮，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益；隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，使企業(yè)決策者逐步意識(shí)到企業(yè)檔案管理工作的重要性，從而能使企業(yè)檔案管理工作上一個(gè)新的臺(tái)階。

3 企業(yè)檔案管理理念轉(zhuǎn)變的意義

企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)和發(fā)展歷程的記憶，它不僅具有原始性、而且具有連續(xù)性和多樣性。企業(yè)檔案管理工作“由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡(jiǎn)單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉式管理到開(kāi)放式管理、由粗放型管理到精確型管理”的發(fā)展，也就是“由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代指令性管理模式到社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代管理模式”的轉(zhuǎn)變，最終實(shí)現(xiàn)檔案的“收、管、存、用”一體化，更是企業(yè)檔案管理理念不斷更新和發(fā)展的結(jié)果。

企業(yè)檔案是企業(yè)的發(fā)展史，也是一個(gè)企業(yè)成長(zhǎng)的真實(shí)記錄，企業(yè)檔案管理作為一種“企業(yè)文化信息”在企業(yè)發(fā)展中起著重要的和不可替代的作用。在新時(shí)代的變革時(shí)期和企業(yè)不斷升級(jí)發(fā)展中，由于“網(wǎng)絡(luò)、電視、廣播、期劃”等現(xiàn)代大眾傳播媒介的出現(xiàn)，以其社會(huì)性強(qiáng)、覆蓋面廣、傳遞速度快的特點(diǎn)，在生產(chǎn)、生活中的地位越來(lái)越重要。從“企業(yè)文化信息”到“企業(yè)檔案管理理念”的轉(zhuǎn)變，證明了企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)與利用的好與否，決定了企業(yè)對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)以及其在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的作用得到進(jìn)一步的深化，同時(shí)也是對(duì)企業(yè)檔案價(jià)值的一次重新認(rèn)識(shí)和定位；企業(yè)檔案不僅僅是企業(yè)簡(jiǎn)單的記憶，更是整個(gè)企業(yè)發(fā)展史的記憶。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在企業(yè)發(fā)展中，企業(yè)檔案管理工作不僅是企業(yè)檔案資源的管理者，還是企業(yè)檔案資源的收集者、整理者、編研者和開(kāi)發(fā)利用者，更是企業(yè)記憶的保護(hù)者和企業(yè)記憶的組織者，要達(dá)到這個(gè)目的，不僅需要企業(yè)各方面的支持，更需要檔案管理工作者自身的努力；不僅要在保證檔案機(jī)構(gòu)人才隊(duì)伍的建設(shè)方面加大力度，而且更要加強(qiáng)檔案管理工作者的理論知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷提升檔案管理水平和提高檔案的記憶功能，為企業(yè)決策和提高經(jīng)濟(jì)效益作用出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]宮曉東.我國(guó)企業(yè)檔案管理理念問(wèn)題分析[J].檔案學(xué)通訊，2017（3）：12-15.

[2]王巍.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理的四大戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變[J].現(xiàn)代企業(yè)，2016（5）：16-17.

[3]邰曦.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)變[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（15）.