淺析檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：檔案最能反映出單位的真實情況，具有很強的代表性，它也是衡量一個單位工作能力的指標(biāo)。所以，將單位的檔案能夠分門別類的進(jìn)行儲存并且在適當(dāng)?shù)臅r候能夠起到檔案應(yīng)有的價值，這在檔案管理工作中有極強的要求，同時這也是檔案管理的難點。因此，在面對現(xiàn)有檔案管理存在漏洞和需要進(jìn)行改進(jìn)的前提下，我們要不斷地更新檔案管理的知識，更完善的管理好檔案。

關(guān)鍵詞：檔案管理；解決問題；對策

1 檔案管理的特點

1.1 檔案管理工作的復(fù)雜性

大多數(shù)的人員認(rèn)為檔案管理非常的簡單，只需要將檔案進(jìn)行分類保存即可，其實并不是這樣的簡單，檔案管理工作往往摻雜著很多的關(guān)系，復(fù)雜性很高。整理檔案的記錄方式多種多樣，有的采取文字記錄的方式，而有些則是采用圖片等形式進(jìn)行檔案記錄，并不是僅僅有紙質(zhì)記錄還有很多的影像記錄，在保存這些易破損的文件檔案時，要更加注意其安全性。此外還要對記錄的準(zhǔn)確性和真實度進(jìn)行分析，有些可能只是記錄到整個事件的一部分過程需要進(jìn)一步的補充和還原，因此，檔案管理工作的復(fù)雜性很高，需要專門的人員進(jìn)行檔案管理。

1.2 檔案管理工作的要求較高

從事檔案管理的人員要具備一定的知識儲備，此外還應(yīng)該具有細(xì)心和耐性，這些都是必備的基本素養(yǎng)。有時檔案的種類比較繁雜，處理起來非常的麻煩，而且會占據(jù)很多的時間，比如在一些單位中，可能會出現(xiàn)合同等比較專業(yè)的文檔，這就需要檔案管理人員熟悉相應(yīng)的知識，只有對這些只是比較理解才能夠很好地進(jìn)行檔案管理工作。此外還要求檔案管理人員具備高度的責(zé)任心和道德素養(yǎng)，有誠實守信的基本為人底線，但是在一些單位中往往存在著檔案管理人員并非專業(yè)人員來管理，這就造成了檔案的整理工作出現(xiàn)很多的紕漏，這樣不僅會造成檔案管理工作的怠慢，而且會造成整體檔案在使用和調(diào)度時不能夠及時完成任務(wù)，對單位的發(fā)展起到阻礙作用。

1.3 檔案管理工作的信息化程度越來越高

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，電子信息技術(shù)也越來越受到廣大人民的喜愛，為工作人員節(jié)省了大量的時間，提高了工作效率，帶來了很多的便利之處。在檔案管理上，以往的紙質(zhì)檔案會越來越少，電子檔案的出現(xiàn)對檔案管理的影響是巨大的，所以這就要求檔案管理人員具備一定的計算機(jī)基礎(chǔ)知識，能夠獨立的完成檔案的整理以及檔案的保存和使用。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新，電子檔單的應(yīng)用越來越普及，檔案管理的信息化程度也會越來越高，但是要保證檔案的安全性，所以說還是要具備大量的計算機(jī)知識儲備，才能夠在未來高速發(fā)展的信息化時代勝任檔案管理的工作。

2 檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠

檔案管理就目前而言單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，相較于其他工作來說，檔案管理工作在業(yè)績上取得很大的成效是很小的，而且在實際生活中很多人也認(rèn)為檔案管理可有可無，并不是非有不可，但是在使用到檔案時卻是不知所措，這就是平時不注意檔案管理的弊端，由于長期認(rèn)為檔案管理不重要這種思想根深蒂固，使得檔案管理工作人員也很松懈。并不能起到很好的積極作用，在很大程度上降低了檔案管理的效率，嚴(yán)重地影響了檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程，其實檔案管理工作的重要性非常強，這不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，更需要檔案管理人員發(fā)揮積極能動性，承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任，完善檔案管理工作。

2.2 檔案管理硬件設(shè)施滯后

檔案管理由于不受到重視，在很大程度上投入的資金較少，這樣檔案管理的硬件設(shè)施較差，不能夠很好地完成儲存和使用的要求，隨著信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案管理對電腦等硬件設(shè)備的要求也越來越高，但是現(xiàn)在檔案管理是用的電腦比較的老舊不能很好的達(dá)到相應(yīng)的規(guī)定，這就帶來了很多的弊端，造成檔案資料雜亂無章，不能夠完善的保存，嚴(yán)重影響檔案的完整性和美觀。特別是對原有的珍貴紙質(zhì)檔案來說，如果稍有不當(dāng)就會造成霉變等破壞情況，另外，檔案管理的規(guī)章制度并沒有很好地完善，沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)和具體的要求，這就為檔案管理埋下了不利的源頭。

2.3 檔案管理崗位人員缺乏穩(wěn)定性、專業(yè)性

目前而言，檔案管理人員存在很大的流動性，有時甚至是兼職完成，這就造成檔案管理人員可能不能夠很好地掌握相關(guān)的知識，而且在內(nèi)心沒有把檔案管理當(dāng)成一份工作來對待，檔案管理是一個相對枯燥的工作，長時間的接觸檔案是比較乏味的，這就需要檔案管理人員就被一定的耐心，另外檔案管理工作可能會面對很多比較相似的文件，這就需要管理人員細(xì)心地分辨出彼此之間的不同，并妥善加以保管，責(zé)任心也是檔案管理人員必備的，有些檔案管理人員缺乏一定的職業(yè)素養(yǎng)，在檔案管理過程中，將檔案隨意放置，不按照規(guī)定進(jìn)行分類，一塌糊涂，缺乏一定的管理計劃，而且不會定期的檢查檔案的完整性和損壞程度。在確保檔案安全的前提下，應(yīng)該保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，并且保證管理人員具有一定的專業(yè)技巧。

3 檔案管理工作的對策與思考

3.1 加強對檔案管理重要性的認(rèn)識

做好一件工作的前提首先就是要擺正心態(tài)，正確的認(rèn)識到工作的重要性，這不僅僅要求單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，在一定程度上提供幫助，更要求檔案管理人員負(fù)起責(zé)任，做好自己的本職工作。檔案管理人員要定期培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的管理知識，不斷更新自己的管理理念，學(xué)會使用新進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行檔案管理，另外要從內(nèi)心熱愛這份工作，這樣在進(jìn)行管理的同時才會飽含熱情，目前而言，檔案管理人員還具有很多的管理偏差，這就需要不斷地去學(xué)習(xí)專業(yè)知識和理念，不斷地增強檔案管理的意識，這樣才能夠不斷地提升檔案管理質(zhì)量。

3.2 提高專業(yè)管理素質(zhì)

檔案管理人員需要具備一定的專業(yè)知識和基本素養(yǎng)，在學(xué)習(xí)知識的同時還要保證與時俱進(jìn)，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，要不斷地充實自己，更新新的知識水平，提升自己的綜合素質(zhì)和核心競爭力。檔案管理人員不僅要學(xué)習(xí)國內(nèi)的經(jīng)驗，還要不斷的學(xué)習(xí)國外優(yōu)秀的管理經(jīng)驗，取其精華，去其糟粕，不斷的學(xué)習(xí)新興的管理知識，學(xué)習(xí)相關(guān)的管理規(guī)范，嚴(yán)格遵守法律規(guī)定，積極的參加培訓(xùn)項目，不斷地提升檔案管理能力，只有與時俱進(jìn)才能夠不被快速發(fā)展的社會所淘汰，才能更好地適應(yīng)日新月異的檔案管理工作。

3.3 科學(xué)管理檔案

規(guī)范操作檔案管理工作非常的繁多，也比較繁瑣，很多事業(yè)單位對于檔案管理工作沒有標(biāo)準(zhǔn)和要求，因此，這就需要事業(yè)單位的管理人員建立健全事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)制度，科學(xué)管理，規(guī)范檔案管理操作，另外，應(yīng)該提升檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)施，利用現(xiàn)代的計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，提升檔案管理的工作效率，與此同時，要去除以往檔案管理的舊思想，舊觀念，利用現(xiàn)代的辦公手段，來對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理，從而全面提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率，有效的提升檔案管理的專業(yè)水平。

4 結(jié)語

隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展檔案管理工作也需要與時俱進(jìn)，以往的用手抄寫來進(jìn)行崗位的管理工作已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作的需求，所以，我們也要用現(xiàn)代的手法來進(jìn)行檔案的管理工作，改變以往事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識誤區(qū)，緊緊結(jié)合時代發(fā)展要求，從理念上更新，行動上創(chuàng)新，采取行之有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，為單位進(jìn)一步加強科學(xué)管理檔案發(fā)揮積極的作用，不斷的提升檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]馮向陽.事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].檔案管理，2014（3）：86-87.

[2]孫鳳玲.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].改革與開放，2012（4）：6-7.

[3]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013（16）.

[4]劉國華，李澤鋒.檔案工作中大數(shù)據(jù)框架構(gòu)建及應(yīng)用思考[J].檔案管理，2014（2）：32-34.

作者簡介

陸秋霞（1982-），女，漢族，江蘇省南通市人，?？?，南通鑫揚檔案服務(wù)有限公司，助理館員（檔案），研究方向：檔案。