高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀以及對策分析

高校檔案是學(xué)校歷史軌跡的真實記錄，客觀地反映和記錄著高校各方面的改革發(fā)展過程，是高校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展越來越快，在信息時代，任何單位都在不斷摸索和改進自身的信息管理方法，從傳統(tǒng)方式的管理到現(xiàn)在高效率信息化管理過程的轉(zhuǎn)變。強化檔案信息的管理，能為學(xué)校的各項工作提供更便捷、高效的服務(wù)。

一、高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）檔案意識薄弱，管理理念相對落后。隨著高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)步入規(guī)范化軌道，檔案管理人員的檔案意識進一步加強，檔案管理在高校教學(xué)和科學(xué)研究中的重要作用逐步顯現(xiàn)。但在現(xiàn)實工作中，人們對于高校檔案管理信息化建設(shè)還缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識和理性的思考，對檔案管理工作依然停留在傳統(tǒng)工作理念之上，缺乏創(chuàng)新意識，檔案管理工作的宏觀考慮存在不足，僅僅能夠滿足校內(nèi)各單位使用者的需求，而忽略了更為廣大的校內(nèi)職能部門之外的學(xué)校教職、學(xué)生及校外相關(guān)部門的潛在需求，因此檔案管理信息化僅僅是實現(xiàn)了初級最低綱領(lǐng)要求。

（二）資金和設(shè)備投入不足。高校檔案信息管理是對現(xiàn)代高校信息資源的有效管理和合理分配，是高校資源信息化的重要組成部分。但是，大多數(shù)學(xué)校由于建設(shè)資金不足,檔案管理工作的信息化建設(shè)工作一直沒有實質(zhì)性進展，導(dǎo)致相關(guān)的信息化設(shè)備十分有限，制約了信息化的發(fā)展。信息化管理模式需要大量的資金注入，同時還需要相關(guān)員工的培訓(xùn)費用。投入資金的不足直接制約了檔案信息化的發(fā)展。

（三）人員素質(zhì)參差不齊，專業(yè)化程度不高。隨著高校檔案信息化管理的發(fā)展，檔案管理需要高管理水平和高素質(zhì)的專業(yè)化檔案人才隊伍。檔案管理工作人員需要具備一定的條件才能夠勝任。但是目前為止，高校檔案人員隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，檔案管理意識不明晰、專業(yè)知識不全面、知識結(jié)構(gòu)不合理、創(chuàng)新意識不突出等問題，導(dǎo)致檔案工作依然停留在建檔、管檔、看檔的水平上，影響著檔案管理信息化建設(shè)和高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、高校檔案管理實現(xiàn)信息化的策略和方法

（一）加強對高校檔案信息化管理的認(rèn)識。檔案信息的管理，一定程度上在學(xué)校的教學(xué)、科研、信息交流中發(fā)揮著不可替代的作用。要真正明確檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和所遇到的問題，就要從檔案的各個階段和環(huán)節(jié)出發(fā)，針對在這其中所遇到的問題和難題，就一些重難點進行討論和研究，先找出問題所在，研究問題，總結(jié)經(jīng)驗，這樣子反反復(fù)復(fù)形成了新的認(rèn)識。同時，學(xué)?？梢蚤_展相關(guān)的活動，比如論文寫作和檔案管理等。增大檔案管理的宣傳力度，營造檔案管理信息化工作重要性的氛圍。

（二）更新管理理念和管理方法，提高管理人員素質(zhì)。從學(xué)校的實際出發(fā)，就各個學(xué)校的經(jīng)濟狀態(tài)和軟硬件設(shè)施來看，要發(fā)展高校信息化管理首先要更新管理理念和管理方法，學(xué)習(xí)先進的管理理念是高校檔案管理所必備的要求。做到與時俱進，才能提高管理效率。同時，檔案的工作除了服務(wù)性很強以外，就是專業(yè)性，要求從事檔案管理的人員具備相關(guān)的管理技能。管理人員應(yīng)該不斷提高自己，與時俱進。如今信息時代發(fā)展的比較快，需要不斷對自身進行訓(xùn)練，不斷提高對檔案的工作能力，學(xué)習(xí)新知識并且靈活運用，提高高校檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。

（三）加強檔案信息素質(zhì)教育，提高檔案信息的效益。高校檔案管理要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識，提高運用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的能力，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施，提高檔案信息的效益功能。高校檔案實行動態(tài)化管理，既能擴大檔案信息的數(shù)量，又能提高檔案信息的質(zhì)量，使檔案來自社會和學(xué)校各部門及有關(guān)個人，又反過來為其服務(wù)。努力提高檔案的利用率和更新率，讓高校檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化的管理，實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化以及制度化的檔案管理。

三、結(jié)語

在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛的同時，高校的檔案信息是學(xué)校歷史發(fā)展的見證和原始記載，檔案信息化的建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢。因此，高校要提高檔案部門的服務(wù)能力，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人才隊伍和管理，只有這樣才能建立以信息為核心的現(xiàn)代化檔案信息管理系統(tǒng)。