做好科技情報(bào)檔案管理工作的研究與探討

文/通化市科技情報(bào)研究所 崔韓

檔案部門的管理是科技情報(bào)為社會提供更好服務(wù)的前提，而科技情報(bào)檔案的管理則是保證科技部門管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。辦公現(xiàn)代化潮流涌進(jìn)，檔案管理的建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫。如何通過規(guī)范的檔案管理工作，加強(qiáng)科技部門的辦公管理智能，提高科技管理者職業(yè)素養(yǎng)，是相關(guān)單位應(yīng)該重視的問題。

一、科技情報(bào)檔案資源管理存在的問題

（一）重視程度不夠，管理職責(zé)不清?，F(xiàn)在我國雖說有的科技管理部門已開始對科技情報(bào)檔案建設(shè)工作重視起來，但仍然沒有真正發(fā)揮檔案建設(shè)工作應(yīng)有的價(jià)值作用，產(chǎn)生這樣情況的最根本因素是因?yàn)橛嘘P(guān)的檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)與工作能力不足。一方面，檔案的分類不合理，導(dǎo)致不能有效應(yīng)用檔案信息，致使資料數(shù)據(jù)獲得的時(shí)間受到制約，因而使檔案管理建設(shè)在現(xiàn)在科技情報(bào)檔案管理部門中的作用很難實(shí)現(xiàn)。另一方面，大多數(shù)檔案管理人員對檔案管理建設(shè)的理論知識掌握不到位，所以就使有關(guān)的管理人員不能有效意識檔案管理建設(shè)的重要性，導(dǎo)致工作態(tài)度出現(xiàn)問題，給檔案的管理造成嚴(yán)重影響。

（二）檔案信息沒有得到充分挖掘。當(dāng)前科技情報(bào)檔案資料涉及的內(nèi)容較為單一，缺乏豐富生動的素材，這對于檔案資源的開發(fā)與利用造成了一定的阻礙，尤其對于單位成立時(shí)間較晚的，能夠利用科技情報(bào)檔案進(jìn)行工作評估的資料就顯得微乎其微了。還有些并沒有認(rèn)識到檔案資源對于工作評估的重要程度，對于科技情報(bào)檔案的館藏并不熟悉，檔案資源的開發(fā)與利用不夠深入，限制了檔案在工作評估中作用的發(fā)揮。

（三）科技情報(bào)檔案的收集、歸類和保管的流程缺少現(xiàn)代化?？萍紕?chuàng)新在不斷地改革，科技部門管理工作也在不斷變化，而電子檔案的更新不夠及時(shí)，使得檔案信息前后不能統(tǒng)一。這都是檔案收集、歸檔的工作流程不規(guī)范造成的?！稒n案管理制度》本身對科技部門檔案管理的收集與整理做了總的要求，但在具體實(shí)施中，并沒有可行的方法流程規(guī)定，缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。加上科技情報(bào)檔案的收集不及時(shí)，分散存放在個(gè)人手中，造成了一些檔案資源的無形流逝，在查詢科技情報(bào)檔案的過程中有名無實(shí)，拉低了檔案的真實(shí)性。

二、加強(qiáng)科技情報(bào)檔案管理工作的措施

（一）擺正科技情報(bào)檔案管理工作的位置。檔案建設(shè)工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，涉及科技情報(bào)檔案管理部門工作的方方面面，在科技情報(bào)檔案管理部門發(fā)展中有著不可替代的作用。隨著信息多元化時(shí)代的到來，檔案的作用已不僅僅局限于上傳下達(dá)和交流溝通上，新的社會發(fā)展形勢賦予了檔案新的內(nèi)涵和意義。因此，科技情報(bào)檔案管理部門要提升全體工作人員對檔案管理建設(shè)的重視程度。首先，科技情報(bào)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)從提升領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識入手，使領(lǐng)導(dǎo)干部充分認(rèn)識到做好檔案建設(shè)工作的重要性，最大程度地爭取到領(lǐng)導(dǎo)對工作的支持。其次，檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)細(xì)化分工，對每一項(xiàng)具體的工作設(shè)置專職的管理崗位，將檔案建設(shè)工作由被動局面轉(zhuǎn)化為主動，使工作人員認(rèn)識到檔案的重要性。最后，科技情報(bào)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及與檔案管理建設(shè)有關(guān)的知識，使全體工作人員意識到檔案管理建設(shè)的重要性。

（二）增強(qiáng)科技情報(bào)檔案管理的安全性。檔案管理現(xiàn)代化對現(xiàn)在的科技情報(bào)有很重要的作用，只有科技情報(bào)檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現(xiàn)。第一，建立健全相關(guān)的保密制度與規(guī)定，并以此對相應(yīng)的檔案管理建設(shè)人員實(shí)行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴(yán)厲的處分，使檔案可以獲得有效的管理，確保檔案信息的安全性。第二，科技情報(bào)者應(yīng)主動推廣計(jì)算機(jī)知識與網(wǎng)絡(luò)安全知識，使科技情報(bào)內(nèi)部的所有工作人員都能擁有網(wǎng)絡(luò)安全意識，并對安全隱患所帶來的嚴(yán)重后果加以宣講，同時(shí)增強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理部門對網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管力度。

（三）加強(qiáng)硬件建設(shè)，科學(xué)管理科技情報(bào)檔案?？萍记閳?bào)檔案管理部門要及時(shí)更新檔案管理建設(shè)設(shè)備，為檔案管理建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)行提供物質(zhì)保障。首先，科技情報(bào)檔案管理部門要積極引進(jìn)一些操作便捷的先進(jìn)設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)。其次，為了保證檔案信息的安全，科技情報(bào)檔案管理部門要引進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)。最后，科技情報(bào)檔案管理部門要及時(shí)淘汰舊的檔案設(shè)備。

（四）健全組織領(lǐng)導(dǎo)部門，提高檔案管理人員整體水平。檔案建設(shè)離不開一支精英隊(duì)伍的支持，因此科技情報(bào)部門首先要建立起一支適應(yīng)現(xiàn)代化的工作人員隊(duì)伍，為檔案管理建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)行提供人才保障。首先，科技情報(bào)檔案管理部門要提升檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，在人員選拔上注重對他們專業(yè)知識以及工作經(jīng)驗(yàn)的考察，從源頭上提升檔案管理建設(shè)隊(duì)伍的整體素質(zhì)。其次，科技情報(bào)檔案管理部門要加強(qiáng)對檔案建設(shè)工作人員的任職教育培訓(xùn)，經(jīng)常性地組織一些講座，或者是新老工作人員之間的經(jīng)驗(yàn)交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里學(xué)習(xí)并借鑒一些好的經(jīng)驗(yàn)和做法，不斷提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。再次，科技情報(bào)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識考核，確保其專業(yè)能力過關(guān)。最后，科技情報(bào)檔案管理部門要對一些不能勝任檔案管理建設(shè)工作的工作人員進(jìn)行及時(shí)教育，防患于未然。