中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策探析

文/西安航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 彭梅

一、中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案意識(shí)較為淡薄。中職學(xué)校的定位是為了更好地開(kāi)展職業(yè)教育教學(xué)以及為廣大學(xué)生提供更好的就業(yè)指導(dǎo)。加之最近幾年，普通高中的入學(xué)率全面提升，進(jìn)而導(dǎo)致中職學(xué)校在招生方面出現(xiàn)了一定的困難，生源缺乏、生源質(zhì)量成為困擾學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的主要問(wèn)題。在這樣的背景之下，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更加重視的是招生與教育教學(xué)的改善，所以很難重視學(xué)校檔案管理工作。雖然說(shuō)中職學(xué)校的檔案管理工作不能產(chǎn)生直接的效益，也無(wú)法提升學(xué)校的知名度與影響力，但是作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其重要性不言而喻。由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理不規(guī)范、不科學(xué)，檔案管理整體水平低下。

（二）沒(méi)有結(jié)合中職學(xué)校特點(diǎn)建立檔案管理制度。倘若要讓檔案管理的各項(xiàng)活動(dòng)能夠有效開(kāi)展，那么必須要有配對(duì)的檔案管理制度予以支持。但是由于各種因素的影響，很多中職學(xué)校沒(méi)有建立對(duì)應(yīng)的檔案管理制度。主要體現(xiàn)在：第一，沒(méi)有對(duì)歸檔時(shí)間進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，所以很容易出現(xiàn)這樣的兩種情況：一種情況是檔案即時(shí)產(chǎn)生即時(shí)完成歸檔，這種方式容易增加移交工作量；另外一種是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)達(dá)幾年的時(shí)間而產(chǎn)生的檔案資料，在一定時(shí)間一并移交。這種情況下，檔案資料會(huì)在形成者的手中被保管很長(zhǎng)的時(shí)間，不僅容易被損壞、遺失，而且也會(huì)影響到檔案的整體性、真實(shí)性、客觀(guān)性。第二，沒(méi)有對(duì)歸檔范圍進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定。倘若沒(méi)有歸檔范圍、沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)，一方面增加了移交工作的難度，導(dǎo)致應(yīng)該被歸檔的資料沒(méi)有被歸檔，而不應(yīng)該被歸檔的資料卻存在檔案資料之中，這些都會(huì)影響移交工作的開(kāi)展。另外一方面，沒(méi)有明確的歸檔范圍，會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員無(wú)法按照歸檔范圍開(kāi)展管理工作，進(jìn)而影響到檔案本身的價(jià)值與作用。

（三）中職學(xué)校檔案管理信息化水平較低。檔案管理工作往往無(wú)法得到中職學(xué)校的重視，所以在資金、人力 、物力方面投入比較少，其中關(guān)于信息化建設(shè)方面的投入更少，導(dǎo)致信息化水平低下，主要體現(xiàn)在這些方面：沒(méi)有根據(jù)中職學(xué)校檔案工作的特點(diǎn)，建立對(duì)應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)；沒(méi)有配置對(duì)應(yīng)的信息化設(shè)備；沒(méi)有建立相應(yīng)的信息化管理與維護(hù)團(tuán)隊(duì)；其中部分檔案沒(méi)有及時(shí)掃描上傳，在使用的過(guò)程中，只能通過(guò)查閱案卷目錄進(jìn)行查找，手工進(jìn)行檢索，其效率低下，不利于當(dāng)前檔案管理的發(fā)展。檔案信息化建設(shè)資金投入比較大，對(duì)于很多中職學(xué)校來(lái)說(shuō)具有一定的負(fù)擔(dān)，難以承受或者有心無(wú)力。目前，很多中職學(xué)校只是建立了初步的信息化檔案管理體系，將其中一部分基建檔案的圖紙進(jìn)行掃描，形成了電子版檔案資源，但是還有很多檔案信息依然以實(shí)體形態(tài)進(jìn)行保存。

二、加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理的對(duì)策

宣傳是一種可以讓理念深入人心的良好手段。中職學(xué)校內(nèi)部應(yīng)該主動(dòng)積極開(kāi)展關(guān)于檔案工作的宣傳活動(dòng)，比如邀請(qǐng)一些檔案專(zhuān)業(yè)人員到學(xué)校開(kāi)展演講活動(dòng)，通過(guò)演講的形式，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職工、學(xué)生以及檔案管理人員都能夠正確認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值以及檔案工作的重要性，從而提升全員檔案管理意識(shí)，在學(xué)校內(nèi)部形成良好的發(fā)展氛圍。要加強(qiáng)組織培訓(xùn)。提升檔案管理意識(shí)，中職學(xué)校還需要組織檔案管理人員接受專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)道德。在組織培訓(xùn)的支持下，既能夠提升檔案管理人員的檔案意識(shí)，同時(shí)也能提升其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，使其檔案管理工作能夠朝著專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化方向不斷發(fā)展與進(jìn)步。

（一）建立并完善檔案管理制度。根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及中職學(xué)校的實(shí)際情況，建立并完善檔案管理制度，使檔案管理工作做到有據(jù)可依。根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)，需要建立諸如檔案利用制度、保密制度、統(tǒng)計(jì)制度、歸檔制度、崗位責(zé)任制度以及檔案管理應(yīng)急方案等，在制度的約束下，讓檔案管理員以及相關(guān)教職工能夠明確歸檔的時(shí)間、范圍以及保管期限。與此同時(shí)，要求每一位檔案管理人員在實(shí)際的工作中嚴(yán)格按照檔案管理制度開(kāi)展工作，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的力度，有利于檔案管理、查閱以及使用。原件掃描是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，從而降低對(duì)原件的使用率，不僅起到了對(duì)原件的保護(hù)作用，同時(shí)也方便后續(xù)查閱與使用。檔案管理信息化建設(shè)能夠讓檔案信息更加全面、詳細(xì)，有利于對(duì)檔案信息進(jìn)行二次開(kāi)放，進(jìn)而為中職學(xué)校行政管理與教育教學(xué)工作開(kāi)展提供更好的服務(wù)。中職學(xué)校還需要意識(shí)到檔案信息化建設(shè)，要做到與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合學(xué)校自身實(shí)際情況，逐步加強(qiáng)資金與人力方面的投入。檔案作為基礎(chǔ)性工作，只要基礎(chǔ)做的好，其他工作便能更加有效率地開(kāi)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，中職學(xué)校的重要性越來(lái)越明顯，雖然受到各方面因素的影響，但是自身發(fā)展必須得以完善。檔案管理作為一所學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)該得以重視，且盡快納入中職學(xué)校日常管理任務(wù)當(dāng)中來(lái)。通過(guò)宣傳手段、建立檔案管理制度以及不斷提升信息化建設(shè)等等手段，促使檔案管理工作能夠?yàn)閷W(xué)校各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供更好的服務(wù)。