淺論優(yōu)撫對象的民政檔案管理與利用

文/渠縣光榮院 陳東

自1956年我國優(yōu)撫制度確立以來，優(yōu)撫對象人數(shù)不斷增加。優(yōu)撫對象的管理工作也受到各級民政部門的高度重視。優(yōu)撫對象民政檔案管理是管理工作中的重要環(huán)節(jié)。因此，加強優(yōu)撫對象的民政檔案管理和利用是值得探討的課題。

一、優(yōu)撫對象的民政檔案管理

（一）不斷完善檔案管理制度。要想實現(xiàn)檔案管理的效率，首先必須具備完善的優(yōu)撫檔案管理制度來規(guī)范日常行為。因此，堅持與時俱進，建立動態(tài)的檔案管理機制，將民政中的優(yōu)撫對象納入統(tǒng)一的管理和審核，確保制度到位、精準識別，定期了解優(yōu)撫對象的生活狀況，適當?shù)臅r候做好精準退出工作。所以，各民政部門要積極改變自身的管理模式，促進檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化發(fā)展。

（二）實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案有機結(jié)合。通過信息化建設(shè)，將優(yōu)撫檔案納入電子系統(tǒng)，但是日常管理中必須堅持和紙質(zhì)的檔案管理結(jié)合起來。這對于具體的工作人員要求很高，需要檔案管理人員能夠從思想上重視，清晰明確地掌握電子歸檔和紙質(zhì)歸檔兩種不同的形式。在具體工作中，遇到優(yōu)撫對象填寫電子檔案有困難的時候，工作人員要常懷愛民之心，幫助其完成電子歸檔。

（三）實現(xiàn)優(yōu)撫檔案信息高度整合。在檔案管理工作中要不斷加強優(yōu)撫檔案具體信息的整合。因為優(yōu)撫對象的信息和發(fā)展狀況是隨著時間變化而不斷發(fā)展的。比如，有一些對象在審核的時候達不到優(yōu)撫對象的標準，但是隨著時間的推移和社會的變遷，在之后能夠達到優(yōu)撫的標準。再如，有的對象在審核中達到了優(yōu)撫對象的標準，但是經(jīng)過社會經(jīng)濟的發(fā)展已經(jīng)不再符合優(yōu)撫對象的標準了。如果不及時整合優(yōu)撫信息，可能導致在優(yōu)撫人群精準不到位，一部分對象無法享受優(yōu)撫政策。因此，各級民政部門要加強優(yōu)撫對象的檔案管理工作，實現(xiàn)優(yōu)撫對象電子信息管理，將對象有效劃分等級，做好精準識別、精準退出工作。

（四）強化優(yōu)撫檔案安全管理。在檔案管理過程中，要不斷完善優(yōu)撫對象檔案管理中的安全管理措施，強化檔案安全。嚴格按照《檔案管理辦法》，設(shè)置檔案室，并且配置空氣除塵、除濕、升降溫設(shè)備，保證檔案保持在通風、恒定的溫度、濕度環(huán)境中。同時做好電子檔案管理安全工作，配置掃描儀、掃碼器等檔案管理錄入設(shè)備，確保檔案能夠有效錄入計算機。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)風險，購置安全防護軟件，并且在日常管理中不斷更新升級，確保優(yōu)撫檔案的網(wǎng)絡(luò)安全。

二、優(yōu)撫對象的民政檔案利用

（一）不斷完善優(yōu)撫檔案的利用制度。優(yōu)撫檔案管理是為了更好地落實優(yōu)撫制度，方便人員管理。因此在優(yōu)撫檔案的利用中必須堅持檔案管理基本原則。因此，各級民政部門必須不斷完善優(yōu)撫檔案的利用制度，規(guī)范檔案利用流程。筆者認為，優(yōu)撫檔案未經(jīng)允許不能外借，要必須確保優(yōu)撫對象的信息安全，防止信息丟失導致對象權(quán)益受損。在檔案信息管理中，嚴格制定網(wǎng)絡(luò)檔案管理辦法，及時更新檔案管理密碼、采取局域網(wǎng)的工作模式、提升網(wǎng)絡(luò)安全密級，確保在利用過程中的網(wǎng)絡(luò)信息安全?？偟膩碇v，在檔案的利用過程中，操作人員要嚴格遵守檔案利用制度，對于違反制度的行為必須給予一定的行政處罰。

（二）不斷規(guī)范優(yōu)撫檔案管理的利用方法。在優(yōu)撫對象檔案利用過程中，要不斷規(guī)范利用方法，確保民政檔案信息的安全。實際利用過程中，嚴格按照程序?qū)崿F(xiàn)檔案管理不外借原則。具體來講體現(xiàn)在以下兩個方面：一是實現(xiàn)優(yōu)撫檔案利用效率，通過對優(yōu)撫對象的管理，實現(xiàn)對象的精確管理，保障優(yōu)撫對象政策享受到位。二是實現(xiàn)優(yōu)撫檔案系統(tǒng)管理。通過檔案信息化，明確地區(qū)靶向，將優(yōu)撫對象納入統(tǒng)一的管理中去。根據(jù)對象的實際情況，實現(xiàn)政策傾斜。

（三）不斷完善電子優(yōu)撫檔案的利用途徑。電子檔案的利用能夠提高民政工作效率，提升檔案管理的效率。在電子檔案的利用過程中，本文認為可以從以下三個方面實現(xiàn)利用途徑：一是電子檔案拷貝利用的途徑。電子檔案的拷貝利用是電子檔案利用中獨具優(yōu)勢的形式，能夠?qū)㈦娮訖n案最大化保留，實現(xiàn)檔案的利用效率最大化。因此，在實際的利用途徑中我們要優(yōu)先考慮“拷貝利用”的形式。二是信息的傳輸途徑。這種形式方便、快捷，是檔案利用的重要途徑之一。只要有網(wǎng)絡(luò)的地方，就能實現(xiàn)檔案的信息傳輸，因此這種途徑運用得比較廣泛。但是值得注意的是，在網(wǎng)絡(luò)途徑下，有可能會導致網(wǎng)絡(luò)風險的存在，因此對于不適宜在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男畔ⅲ廊徊扇】截惖男问?。三是檔案的現(xiàn)場利用。這種途徑使用是最廣泛的，民政部門可以通過直接查詢的方式，實現(xiàn)檔案信息現(xiàn)場查閱，當然，優(yōu)撫對象也可以在檔案管理現(xiàn)場查閱到自己的信息。

三、結(jié)語

優(yōu)撫對象的檔案管理和利用是我國民政部門加強優(yōu)撫對象管理的重要途徑，因此不斷完善檔案管理和利用是保證檔案安全、提升工作效率，保障優(yōu)撫政策落地生根的重要手段。所以我國各級民政部門要不斷完善優(yōu)撫對象檔案管理制度，加強優(yōu)撫對象的管理，確保檔案管理工作更好地為民服務(wù)，讓更多符合條件的優(yōu)撫對象納入保障中。