論干部人事檔案管理工作要點

文/貴州省黔中水利樞紐工程建設管理局 蔡書

干部人事檔案是以個人為單位，記錄干部經(jīng)歷、學歷、政治思想、工作作風、業(yè)務能力、工作狀況等內(nèi)容的原始文件材料，是單位合理利用和開發(fā)人力資源的重要依據(jù)，關系到個人和單位的切身利益。干部人事檔案管理是一項基礎性工作，有專門的分類方法和嚴格的轉(zhuǎn)遞手續(xù)等。歸納起來，干部人事檔案管理工作要點主要有收集、鑒別及分類、整理、查閱、轉(zhuǎn)遞等，檔案管理人員應熟練掌握這些基本的工作要點，并具有認真負責的工作態(tài)度，確保干部人事檔案的安全、真實和完整性，充分發(fā)揮其應有的作用。

一、收集

收集檔案材料是干部人事檔案工作的起點，人事檔案材料收集要確保及時、真實和齊全。收集有以下幾種途徑：1.人事組織部門根據(jù)干部的工作動態(tài)，及時收集干部任免、調(diào)動、培訓、考核、獎懲等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績的材料裝進檔案，充實檔案內(nèi)容。2.黨團組織或有關部門要收集黨團方面的材料。3.業(yè)務部門、培訓機構要收集業(yè)績、學歷等材料。4.紀檢、監(jiān)察部門要收集處分材料。5.勞資部門要收集工資變動等材料。6.個人要收集發(fā)明創(chuàng)造、科研成果、論文著作等材料。

二、鑒別

干部人事檔案鑒別是根據(jù)人事檔案歸檔范圍，對收集的文件進行甄別，判斷是否屬于歸檔文件。鑒別的內(nèi)容主要是：1.文件是否屬于人事檔案歸檔范圍，不在歸檔范圍內(nèi)的文件不能歸檔。2.文件是否屬于同一個人的人事檔案。要注意同名異人的情況，切忌張冠李戴。3.文件是否真實、準確。鑒別中發(fā)現(xiàn)“三齡一歷”等不一致或不實的材料，要認真審核，糾正后進行檔案認定。4.文件是否手續(xù)完備。收集的每份文件，要核對其是否完整齊全，對填寫不清楚、手續(xù)不完備的材料，必須填寫清楚、手續(xù)補辦完善后再歸檔。5.文件是否重復歸檔。一份檔案里不應有重復文件歸檔，重復多余的文件要清理出來。對鑒別出不符合人事檔案歸檔的文件可以進行轉(zhuǎn)出、退回、銷毀等方式處理。

三、內(nèi)容及分類

干部檔案的內(nèi)容分為十大類：第一類：履歷材料。如履歷表、登記表、簡歷表等。第二類：自傳材料。記述自己的事跡、思想、工作業(yè)績材料。第三類：考察考核材料。如年度考核登記表、任免審批表、聘用或調(diào)動審批表等材料。第四類：學歷、專業(yè)評聘職務、技術等級、發(fā)明創(chuàng)造、科研成果等材料。第五類：政審材料。如甄別、復查、依據(jù)等材料。第六類：黨團材料。入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書和入黨志愿書、入黨政審材料；入團志愿書和申請書；加入民主黨派的有關材料。第七類：表彰獎勵材料?？萍?、業(yè)務獎勵，先進事跡、先進模范表彰等材料。第八類：處分材料。黨政處分決定、免于處分意見、核查報告等。第九類：工資、職務任免審批材料。工資變動審批表、干部任免審批表、錄（聘）用合同，離職材料等。第十類：其他材料?？商峁┙M織參考的材料。

四、整理

對收集起來的每個干部的歸檔材料，經(jīng)鑒別分類后，進行排序、編目、技術加工和裝訂成卷。

排序指按照十大類的分類之后，再根據(jù)材料的內(nèi)容和形成的時間先后順序來進行排序。

編目是按照分類和排序的規(guī)則，對檔案材料編寫成為檢索目錄。

技術加工是根據(jù)一些設備、設施，對干部人事檔案材料進行規(guī)范處理，使其符合規(guī)定要求，整齊實用。

裝訂成卷是指用專門的人事檔案盒，對已經(jīng)完成了排序、編目和技術加工的檔案材料進行打孔裝訂立卷。

整理分集中整理、經(jīng)常性整理和補充性整理，總之要達到完整、真實、精練和實用的要求。

五、查閱

查閱干部人事檔案時要履行查閱手續(xù)，按規(guī)定程序辦理人事檔案查閱審批表經(jīng)領導審批后方可查閱。

查閱干部人事檔案人員，必須是中共正式黨員，且嚴格遵守人事檔案管理保密制度。查閱人員嚴禁損壞、涂改、撤換檔案材料，不得擅自拍照、復印或泄露檔案內(nèi)容。

查閱檔案時只能在人事檔案室進行查閱，嚴禁電話、視頻查詢和答復，也不能將干部人事檔案帶出，因特殊情況須帶出，要按人事檔案管理規(guī)定，申明理由報審，同意借出后須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得辦理與申請借出時的理由無關的事項，按規(guī)定歸還的時間及時歸還。

六、轉(zhuǎn)遞

干部職工轉(zhuǎn)到新的工作單位后，須及時轉(zhuǎn)遞其人事檔案到新工作單位的組織人事部門，做到“檔隨人走”。干部人事檔案轉(zhuǎn)遞過程要求十分嚴格：1.原單位收到轉(zhuǎn)遞干部人事檔案的相關依據(jù)后，可以用機密件寄出的形式郵寄轉(zhuǎn)遞，也可以由原單位組織人事部門派二名正式黨員送去，或接收單位派二名正式黨員來領取。嚴禁公開郵寄或本人自帶。2.轉(zhuǎn)出的干部人事檔案必須完整齊全，不得分批轉(zhuǎn)遞。對轉(zhuǎn)出的檔案應進行嚴密包封，加蓋密封章。3.轉(zhuǎn)遞檔案時要填寫《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，接收單位要及時簽名蓋章辦理回執(zhí)。4.接收干部人事檔案時要認真清點核對檔案，查實無誤后方可在回執(zhí)上簽名蓋章。

七、結(jié)束語

干部人事檔案管理不僅要求檔案管理人員熟知上述人事檔案管理工作要點，熟練掌握檔案管理工作技能，還應具有高度的責任心。管檔單位還需制定科學的管理方法、嚴格的管理制度，杜絕丟檔棄檔，方能確保每一位干部職工的切身利益，讓干部人事檔案為人事工作提供有效服務，為國家積累有價值的歷史檔案材料。