□（青島理工大學(xué)山東青島266520）

一、引言

長(zhǎng)期以來(lái)，由于高校報(bào)銷主體量多、面廣的特性使得“報(bào)銷難”一直是困擾各大高校財(cái)務(wù)部門的重要問(wèn)題。高校多城市、多校區(qū)辦學(xué)、多點(diǎn)設(shè)立財(cái)務(wù)部門和財(cái)務(wù)崗位的模式，占用了大量人力物力資源，造成成本浪費(fèi)，而且在特殊業(yè)務(wù)須由?？偛亢炞值沫h(huán)節(jié)，極大浪費(fèi)了時(shí)間，降低了效率；同時(shí)，師生人數(shù)日益增加，而財(cái)務(wù)人員編制數(shù)量及技能素質(zhì)受限，供需不對(duì)等，導(dǎo)致師生與財(cái)務(wù)人員矛盾頻發(fā)，高校財(cái)務(wù)部門壓力大。因此，改革高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式，成為高校當(dāng)前財(cái)務(wù)管理改革的重中之重。近年來(lái)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)的興起，在國(guó)內(nèi)外大型企業(yè)中取得了較好的應(yīng)用，這也為高校報(bào)銷管理變革開(kāi)辟了一種全新的思路，本文將探討財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在高校中的建立應(yīng)用。

二、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的現(xiàn)狀——以Q大學(xué)為例

（一）Q大學(xué)的概況

Q大學(xué)是一所以工為主，理工結(jié)合，土木建筑、機(jī)械制造、環(huán)境能源學(xué)科特色鮮明，理、工、經(jīng)、管、文、法、藝多學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展，科學(xué)教育與人文教育相結(jié)合的多科性大學(xué)。學(xué)校目前呈現(xiàn)“兩岸、三地、四校區(qū)”的辦學(xué)模式。兩岸是因?yàn)樵谝粋€(gè)城市隔海兩岸都有校區(qū)，總部在中心區(qū)，隔岸有兩個(gè)校區(qū)，相距大約5公里；三地是指在本市兩個(gè)不同城區(qū)及異地城市共三處地方建有校區(qū)；四校區(qū)是指除本部城市三個(gè)校區(qū)外，在異地還建有一個(gè)校區(qū)，共四處校區(qū)。

（二）Q大學(xué)財(cái)務(wù)報(bào)銷的流程及存在的問(wèn)題

1.報(bào)銷的流程。Q大學(xué)三地分設(shè)財(cái)務(wù)部門，報(bào)銷流程相似，分別進(jìn)行報(bào)銷業(yè)務(wù)。報(bào)銷流程具體如下：（1）報(bào)銷人按要求收集、整理、粘貼原始發(fā)票，并登陸財(cái)務(wù)處網(wǎng)站的報(bào)銷系統(tǒng)，根據(jù)報(bào)銷內(nèi)容填制、打印相應(yīng)的報(bào)銷單，再將報(bào)銷單與原始發(fā)票粘貼在一起；（2）報(bào)銷人將粘貼好的單據(jù)交項(xiàng)目、部門的負(fù)責(zé)人審核簽字；（3）報(bào)銷人將簽好字的單據(jù)交到學(xué)校財(cái)務(wù)科，經(jīng)財(cái)務(wù)核算人員現(xiàn)場(chǎng)審核單據(jù)的真實(shí)性，審核單據(jù)粘貼是否規(guī)范、報(bào)銷金額是否準(zhǔn)確、審批流程是否規(guī)范；（4）審核有誤將單據(jù)打回重新修改，審核無(wú)誤后生成會(huì)計(jì)憑證；（5）會(huì)計(jì)核算人員出具付款單，報(bào)銷人核對(duì)無(wú)誤后簽字；（6）出納付款。

2.存在的問(wèn)題。（1）三地設(shè)置財(cái)務(wù)部門，重復(fù)設(shè)崗，機(jī)構(gòu)龐大，財(cái)務(wù)人員眾多，導(dǎo)致人工成本高、資源浪費(fèi)，且各個(gè)校區(qū)的財(cái)務(wù)管理自成體系，難以有效實(shí)現(xiàn)資源整合及數(shù)據(jù)信息的傳遞，進(jìn)而給整個(gè)學(xué)校的財(cái)務(wù)管理工作帶來(lái)了阻礙。各校區(qū)財(cái)務(wù)處的組織結(jié)構(gòu)基本相似，以新校區(qū)為例，每個(gè)校區(qū)各設(shè)財(cái)務(wù)處長(zhǎng)，在其下按職能分設(shè)不少于兩名的分管副處長(zhǎng)，設(shè)置的科室多達(dá)九個(gè)，有招標(biāo)辦公室、核算科、計(jì)劃科、收費(fèi)科、后勤基建財(cái)務(wù)科、資金結(jié)算服務(wù)中心、綜合財(cái)務(wù)科等。（2）報(bào)銷過(guò)程不能在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上顯示原始憑證，需要到財(cái)務(wù)進(jìn)行面審，在持單據(jù)到財(cái)務(wù)科報(bào)銷時(shí)，可能存在票據(jù)粘貼不規(guī)范，發(fā)票過(guò)期、開(kāi)具發(fā)票不規(guī)范、提供審核材料不全，審批手續(xù)不完整等問(wèn)題，導(dǎo)致票據(jù)打回重走流程。（3）報(bào)銷種類多，需要不同分管領(lǐng)導(dǎo)簽字等，有些課題項(xiàng)目復(fù)雜，報(bào)銷前需經(jīng)多級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)人審批簽字，因?qū)徟藭r(shí)間難以協(xié)調(diào)致使花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，報(bào)銷效率低。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在Q大學(xué)財(cái)務(wù)報(bào)銷中的設(shè)計(jì)應(yīng)用

（一）構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的適用條件

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建需要考慮當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)環(huán)境、社會(huì)平均成本、配套設(shè)施、信息化水平、政策法規(guī)、人力資源、交通及通訊、文化等因素。目前，Q大學(xué)主要分為主城區(qū)、新區(qū)校區(qū)、某縣校區(qū)。主城校區(qū)靠近市中心繁華地段，當(dāng)?shù)亟煌ū憷⒔?jīng)濟(jì)水平高、配套設(shè)施齊全，但地價(jià)成本高；某縣校區(qū)雖然地價(jià)較之便宜，建設(shè)成本低，但是當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)水平發(fā)展水平、工資水平不高，難以吸引、留住技術(shù)人才；而新區(qū)校區(qū)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展勢(shì)頭足，眾多優(yōu)惠政策利于引進(jìn)高科技人才，地鐵等的修建使得當(dāng)?shù)亟煌ㄏ鄬?duì)便利，地價(jià)成本雖較之縣校區(qū)略高但相對(duì)主城區(qū)校區(qū)還是低，當(dāng)?shù)馗咝１姸?，文化學(xué)術(shù)氛圍濃厚，綜合考慮，在新區(qū)校區(qū)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心最為合適。

（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的整體服務(wù)架構(gòu)

1.制度設(shè)置。構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心就是打破了各個(gè)系統(tǒng)原有的平衡機(jī)制，重新整合內(nèi)部資源，將各校區(qū)的報(bào)銷業(yè)務(wù)分離出來(lái)集中統(tǒng)一到一個(gè)共享平臺(tái)，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的重組及數(shù)據(jù)信息的歸集，這就需要建立一套與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心職能相銜接并能管理約束各個(gè)校區(qū)所有財(cái)政部門的規(guī)章制度，對(duì)具體的業(yè)務(wù)流程、會(huì)計(jì)核算、共享服務(wù)中心各處室及崗位的職責(zé)、財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)及績(jī)效考核等進(jìn)行細(xì)化規(guī)定，實(shí)現(xiàn)規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、規(guī)范化。

2.組織機(jī)構(gòu)。具體來(lái)說(shuō)，需要對(duì)現(xiàn)有的學(xué)校財(cái)務(wù)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行重組，考慮到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的特點(diǎn)及其業(yè)務(wù)流程的需要，可以采用趨向于扁平化的組織結(jié)構(gòu)，減少管理層次，增大覆蓋的管理范圍，把各個(gè)校區(qū)作為一個(gè)統(tǒng)一整體，將其中部分同質(zhì)化、事務(wù)性的重復(fù)單一的工作收集到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來(lái)做，按內(nèi)容的不同劃分為多個(gè)工作模塊，如下圖所示，有應(yīng)收組、應(yīng)付組、資金組、費(fèi)用組、總賬組及綜合管理組，而與各校區(qū)具體密切相關(guān)的會(huì)計(jì)管理工作則交由各校區(qū)財(cái)務(wù)處來(lái)完成，將財(cái)務(wù)人員從繁瑣的事務(wù)性財(cái)務(wù)工作中解放出來(lái)，更好地實(shí)現(xiàn)向管理會(huì)計(jì)工作的轉(zhuǎn)型。

3.人員配備。根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)需求，對(duì)各崗位進(jìn)行合理地劃分，將工作人員主要?jiǎng)澐譃榫C合性人員和業(yè)務(wù)性人員。綜合性人員的職責(zé)主要是對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展戰(zhàn)略、運(yùn)營(yíng)方向、總體決策等進(jìn)行整體把握，具體包括總體政策制度的研究、系統(tǒng)的維護(hù)開(kāi)發(fā)、流程規(guī)劃設(shè)計(jì)、質(zhì)量監(jiān)控、績(jī)效管理，等等；業(yè)務(wù)人員主要是從事標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、重復(fù)性高的日常業(yè)務(wù)處理工作。

綜合性人員最好由高校高層管理人員與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心原有核心技術(shù)人員組成；而業(yè)務(wù)性人員優(yōu)先考慮高?，F(xiàn)有的財(cái)務(wù)崗位人員，根據(jù)崗位的需求、員工的意愿和工作經(jīng)驗(yàn)及自身能力進(jìn)行選任，同時(shí)通過(guò)多種渠道對(duì)外招聘人才，為高校發(fā)展注入新鮮血液；對(duì)現(xiàn)有及新聘人員統(tǒng)一進(jìn)行任職培訓(xùn)，特別要注重對(duì)系統(tǒng)的實(shí)際操作培訓(xùn)。

對(duì)共享服務(wù)中心人員的績(jī)效考核上，可以結(jié)合崗位需求及服務(wù)水平協(xié)議制定一套績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，設(shè)定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，同時(shí)采取淘汰制、聘任制、輪崗制及雙向晉升渠道（管理及業(yè)務(wù)晉升渠道），對(duì)工作人員進(jìn)行激勵(lì)。

（三）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.構(gòu)建方式的選取。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心平臺(tái)的構(gòu)建，需要強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及相關(guān)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)的業(yè)務(wù)對(duì)接及集成和數(shù)據(jù)共享，同時(shí)這個(gè)過(guò)程也需要專業(yè)的技術(shù)運(yùn)營(yíng)人員來(lái)操作指導(dǎo)。若自行建立財(cái)務(wù)共享中心，建立及日常運(yùn)營(yíng)一個(gè)龐大的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，給高校的財(cái)政造成負(fù)擔(dān)，未必能很好地發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的作用，而租用財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，借助專業(yè)團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)，可以將更多的時(shí)間、精力集中到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在高校財(cái)務(wù)管理的實(shí)際應(yīng)用中，節(jié)省了運(yùn)營(yíng)維護(hù)及人力成本，提高效率，因此，后者構(gòu)建方式對(duì)高校來(lái)說(shuō)更為可取。

2.具體的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是在信息技術(shù)支持下進(jìn)行的管理變革，建立起完善成熟的信息技術(shù)平臺(tái)，是共享服務(wù)中心成功的基礎(chǔ)及先決條件。以Q大學(xué)為例，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)的構(gòu)建，以“綜合報(bào)賬管理平臺(tái)+流程審批管理平臺(tái)+數(shù)據(jù)傳輸共享平臺(tái)”為主線，連接ERP系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、商旅管理系統(tǒng)等，搭建了一套完整的報(bào)銷業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的信息化系統(tǒng)。其中，ERP系統(tǒng)主要是指財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，包括應(yīng)收賬款模塊、應(yīng)付賬款模塊、資產(chǎn)管理模塊、總賬模塊；影像管理系統(tǒng)主要包括掃描模塊、傳輸模塊、存儲(chǔ)模塊等，實(shí)現(xiàn)了票據(jù)實(shí)物的無(wú)紙化影像傳輸、網(wǎng)上審核及數(shù)據(jù)檔案的存儲(chǔ)；銀企直聯(lián)系統(tǒng)是指高校內(nèi)部資金管理系統(tǒng)與各大銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的有效對(duì)接，完成對(duì)銀行資金的實(shí)時(shí)管理、查詢及轉(zhuǎn)賬等業(yè)務(wù)操作；商旅管理系統(tǒng)是指高校的共享服務(wù)平臺(tái)與一些知名度高的旅游門戶網(wǎng)站合作，如攜程、去哪兒等，為師生出差提供車票預(yù)訂、酒店預(yù)訂、滴滴打車及在線咨詢等“一站式”商旅服務(wù)。

（四）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的報(bào)銷業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

在高校建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心以后，報(bào)銷的流程順序基本上沒(méi)有太大變化，但票據(jù)實(shí)物影像化傳遞及網(wǎng)上審批，報(bào)銷不再受時(shí)間及地點(diǎn)的限制，節(jié)省了報(bào)銷時(shí)間，提高了報(bào)銷效率，統(tǒng)一規(guī)范化的報(bào)銷流程也避免了審批環(huán)節(jié)的遺漏。具體的報(bào)銷流程設(shè)計(jì)如下：

1.填寫網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷申請(qǐng)單。若是學(xué)校師生需要出差，需要提前登陸網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，填寫出差申請(qǐng)單，將出差目的、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)算等進(jìn)行詳細(xì)描述，申請(qǐng)單通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)上傳給主管領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)人審批，若審批不過(guò)將申請(qǐng)打回，若審批通過(guò)，因系統(tǒng)對(duì)接商旅管理系統(tǒng)，可自動(dòng)為出差員工提供車票、住宿等預(yù)訂信息供選擇，出差預(yù)訂時(shí)間到期后，系統(tǒng)將通過(guò)電子郵件自動(dòng)通知出差人及時(shí)填寫報(bào)銷申請(qǐng)單。若其他費(fèi)用的報(bào)銷，可直接登錄網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)填寫報(bào)銷審批單，系統(tǒng)自動(dòng)顯示當(dāng)前可報(bào)銷余額，若申請(qǐng)報(bào)銷額超出可報(bào)銷余額，申請(qǐng)單自動(dòng)退回提示修改。

2.票據(jù)的收集及掃描。在填寫報(bào)銷申請(qǐng)單后，由師生將原始票據(jù)拍照或者掃描進(jìn)行上傳進(jìn)入系統(tǒng)，影像數(shù)據(jù)通過(guò)影像管理系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別、分組上傳，觸動(dòng)報(bào)銷審批程序，財(cái)務(wù)共享中心審核崗位人員應(yīng)當(dāng)在2個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核，報(bào)銷人可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)施跟蹤查詢報(bào)銷進(jìn)度及結(jié)果。

3.領(lǐng)導(dǎo)及部門負(fù)責(zé)人的審批簽字。按照系統(tǒng)設(shè)定的審批流程及報(bào)銷時(shí)間先后，自動(dòng)將報(bào)銷審批單及票據(jù)影像發(fā)送至上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及部門負(fù)責(zé)人審批簽字，并同時(shí)發(fā)送電子郵件提示審批。審批不過(guò)自動(dòng)退回，電子郵件提示報(bào)銷人修改；若審批通過(guò)自動(dòng)進(jìn)入下一審批環(huán)節(jié)。

4.單據(jù)審核及數(shù)據(jù)錄入。經(jīng)層層領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，報(bào)銷審批單及影像數(shù)據(jù)自動(dòng)上傳至務(wù)共享服務(wù)中心，由中心業(yè)務(wù)處理人員通過(guò)顯示屏對(duì)審批單及單據(jù)圖像進(jìn)行比對(duì)審核，審核有誤自動(dòng)退回并提示報(bào)銷人修改，審核無(wú)誤后錄入數(shù)據(jù)自動(dòng)生成憑證。

5.銀行支付。賬務(wù)處理完成后，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)接銀企直聯(lián)系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)銀完成付款，并對(duì)報(bào)銷人及時(shí)發(fā)出查詢通知。

四、結(jié)論

通過(guò)實(shí)行財(cái)務(wù)共享中心模式，Q大學(xué)能夠?qū)崿F(xiàn)各校區(qū)信息系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享，有利于優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、簡(jiǎn)化審批手續(xù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)處理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，避免崗位重置及資源的浪費(fèi)，既節(jié)約人力、物力成本，又節(jié)省報(bào)銷時(shí)間，達(dá)到了提高高校報(bào)銷效率、滿足廣大師生報(bào)銷需求的效果。