Excel

張甫英

摘 要：在系統(tǒng)而煩瑣的資助工作中，科學使用Excel，找到做好資助工作的捷徑，使資助工作以直觀的方式展現(xiàn)出來，將資助系統(tǒng)數(shù)據(jù)紙質化、檔案化。

關鍵詞：資助 表格 檔案管理 便捷

中職助學政策是國家發(fā)展職業(yè)教育，促進教育公平和勞動者素質提高的一項重要舉措。中職助學既是國計，更是民生，事關每一位中職學生的切身利益，因此工作要求高，容不得半點馬虎。

作為一名普通的計算機專業(yè)課教師，我從2013年開始，接受了學校領導的安排，從事學生資助系統(tǒng)信息上報的工作。初步接觸資助工作，感覺此項工作繁雜而瑣碎，工作量特別大，忙而無序，忙而無果，因為除了完成資助系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)的數(shù)據(jù)上報外，還要歸類整理大量的檔案信息，并且隨時接受市、縣級領導的督促檢查，每一次都做得苦不堪言，身心疲憊。于是我總想：能不能每次不這么疲于應付檢查，能不能找到一條簡單高效的捷徑完成學生資助工作，并且能讓所有數(shù)據(jù)直觀地表現(xiàn)出來，讓人一目了然。

帶著這種想法，趁著在“學生資助規(guī)范化管理”年中對學生資助檔案的規(guī)范化要求的東風，我仔細分析了學生資助檔案的要求和數(shù)據(jù)，認為這實質上是一個將資助系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)紙質化的過程，只要將系統(tǒng)數(shù)據(jù)導出并生成每月考勤、擬公示、公示、明細和匯總表冊文件，再按照學生申請及個人材料、受助情況（從考勤到公示，形成明細和匯總）、資金發(fā)放、數(shù)據(jù)核查、建檔立卡、感恩教育和綜合類（上級下達各類文件精神）的順序分七個板塊組織學生資助檔案，就形成了一學期的學生資助檔案歸檔文件目錄。

思路有了，可是這七個板塊中的內(nèi)容有些是現(xiàn)成的，而更多的是需要重新生成，比如一學期的受助情況中擬公示、公示、明細和匯總表，這是資助檔案整理中最難的部分。學生資助檔案中的擬公示內(nèi)容包括序號、姓名、性別、班級、受助標準、是否建檔立卡貧困戶、備注；公示內(nèi)容包括序號、姓名、民族、性別、學段年級、家庭住址（鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級）、家長姓名、資助標準、是否建檔立卡；明細表內(nèi)容包括序號、姓名、民族、性別、身份證號碼、學段年級、家庭住址、家長姓名、聯(lián)系電話、銀行卡號、備注；匯總表內(nèi)容包括姓名、性別、民族、出生年月、戶籍所在地、身份證號碼、資助金額、中職學生資助卡號碼、離校時間、類別填“1”（東部、中部、西部）、簽字、學生電話。四個表中的信息有許多重復的選項，比如學生的年級、班級、姓名、性別、民族、身份證號碼、家庭住址、家長姓名、聯(lián)系電話、中職學生資助卡號碼等。

按照資助管理工作的規(guī)定，助學金的發(fā)放必須嚴格以考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)為準，資助系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)必須與考勤系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一致。對照考勤數(shù)據(jù)，完成資助系統(tǒng)每月的數(shù)據(jù)上報?？墒强记谙到y(tǒng)中的數(shù)據(jù)都是按月份上報的，如果能將每個月的考勤信息與學生的基本信息結合起來，那么一學期的資助情況信息就用一張表格自然生成，以前繁瑣而毫無頭緒的工作就變得有條理而簡潔了。如以2017年秋季學期資助情況建立表格。表格的標題包含免學費金額、助學金金額、1月考勤、12月考勤、11月考勤、10月考勤、9月考勤、年級、班級、姓名、性別、民族、身份證號碼、家庭住址、家長姓名、家長聯(lián)系電話、學生聯(lián)系電話、是否建檔立卡、學生資助卡號。表格中免學費金額、助學金金額由每個月考勤的和再乘以月資助標準200元得到，其他各項信息除學生資助卡號項外均由考勤系統(tǒng)提供。

通過此表可以直觀地快速了解并生成學生資助情況中的各類表冊文件，解決了資助檔案整理中混亂而低效的難題，具體操作如下：

1、生成每學期每月的擬公示、公示表冊文件。

在上表中，利用Excel的“數(shù)據(jù)篩選”篩選9月考勤，然后將姓名、性別、班級、建檔立卡貧困戶四項復制粘貼到一張Excel工作表，就可以生成擬公示表；再將姓名、民族、性別、年級、家庭住址、家長姓名、建檔立卡貧困戶七項復制到另一張Excel工作表中就可以生成公示表。

2、生成每月流失學生的離校時間。

在上表中增加一列“離校時間”，利用Excel的數(shù)據(jù)篩選功能，篩選9月考勤為“1”，10月考勤為“空白”的記錄，則這些學生即為10月份離校的，則在“離校時間”這列上填上10月離校；篩選10月考勤為“1”，11月考勤為“空白”的記錄，則這些學生即為11月份離校的，則在“離校時間”這列上填上11月離校；以此類推，完成該學期12月、1月的學生的流失情況登記。

3、統(tǒng)計每月增加學生的信息

如果每月的擬公示、公示名單都一一打印的話，造成紙張、打印機墨粉等耗材的極大浪費。如果每學期第一個月學生資助信息全公示，從第二個月起到學期末只公示增加的學生信息或流失的學生信息，那不但節(jié)約了辦公資源，還大大減輕了無為的工作量。如在上表中增加一列“到校時間”，用Excel的篩選功能篩選10月考勤為“1”，9月考勤為“空白”的記錄，則這些學生即為10月增加，在“到校時間”列上填上10月增加；篩選11月考勤為“1”，10月考勤為“空白”的記錄，則在“到校時間”列上填上11月增加。按規(guī)定秋季學期學籍系統(tǒng)的關閉在11月20日后，所以12月、1月無增加學生。

4、生成每學期資助的明細和匯總表表冊文件。

5、生成助學金發(fā)放表冊文件。

上述4和5的操作均用Excel的復制、粘貼操作將表中相關選項復制到新工作表即可完成，在此不再贅述。

有了該表，能直觀地了解一學期來學生的資助情況，比如助學金、免學費受助資金總額，學生每個月的增加、流失情況，助學金的發(fā)放表格上報等，將資助工作直觀地展現(xiàn)出來，達到了“化繁為簡，化難為易”的效果。

通過該表的使用，我將學校從2007年到2017年來的資助檔案進行了整理，分別建立了春季學期和秋季學期資助情況表共21個，掌握了11年來學校資助的明細材料，填補了我校11年來只有受助資金總額而沒有明細資料的空白。2017年，學校接受市縣資助管理中心領導組織的資助工作檢查，漢源縣職業(yè)高級中學獲得了滿分的驕人成績。

該Excel表格雖然很簡單，但它卻是我做好資助工作的

法寶。