淺談ERP環(huán)境下風(fēng)險識別與控制

謝艷霓

ERP理論自20世紀(jì)60年代誕生以來，經(jīng)歷了五個發(fā)展階段，從最初的物料需求計劃（MRP）到現(xiàn)在的ERPⅡ，ERP理論的發(fā)展趨于完善，ERPⅡ支持和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)之間的財務(wù)流程和協(xié)同運(yùn)作，以創(chuàng)造客戶和企業(yè)價值。在ERP管理模式運(yùn)行下，徹底改變傳統(tǒng)財務(wù)會計運(yùn)行模式，打破財務(wù)信息孤島，促進(jìn)資金流與業(yè)務(wù)流的融合，有利于搜集財務(wù)信息，分析企業(yè)價值創(chuàng)造流程中存在的問題。但是ERP在實際運(yùn)行過程中也存在風(fēng)險點(diǎn)，應(yīng)注重分析和控制運(yùn)行中存在的風(fēng)險，從而使企業(yè)獲取最佳的經(jīng)濟(jì)效益。

一、ERP在企業(yè)管理中的作用

1.提升企業(yè)經(jīng)營效率和效益。傳統(tǒng)會計人員主要注重會計核算，但在ERP環(huán)境下，大多數(shù)賬務(wù)處理依靠系統(tǒng)就能完成，讓財務(wù)人員有更多的精力著眼于將財務(wù)管理活動貫穿企業(yè)經(jīng)營全過程，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流與財務(wù)流的有機(jī)融合，提升企業(yè)整體經(jīng)營效益。ERP依據(jù)市場和客戶需求，充分調(diào)用企業(yè)內(nèi)外部資源，統(tǒng)籌企業(yè)內(nèi)部各職能部門的資源，達(dá)到內(nèi)部資源的最優(yōu)化配置，最大限度提高公司的競爭力，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。

2.促進(jìn)業(yè)財融合。在傳統(tǒng)會計體系下，物流與資金流處于分離狀態(tài)，會計核算總在事后反應(yīng)生產(chǎn)經(jīng)營狀況，導(dǎo)致最終賬務(wù)處理處于被動地位。ERP系統(tǒng)促進(jìn)業(yè)務(wù)流與資金流的同步，加強(qiáng)財務(wù)部門對業(yè)務(wù)的反應(yīng)和監(jiān)督，解決了由于企業(yè)的前臺業(yè)務(wù)管理活動與后臺財務(wù)管理活動互相分離產(chǎn)生的財務(wù)、業(yè)務(wù)障礙。在實際應(yīng)用中對業(yè)務(wù)流相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)的及時傳遞起到明顯的推動作用，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與時效性。

3.財務(wù)數(shù)據(jù)分析體系有顯著改進(jìn)。在傳統(tǒng)財務(wù)會計信息系統(tǒng)中缺少集中數(shù)據(jù)處理，大多數(shù)匯報給管理層的財務(wù)數(shù)據(jù)都需要財務(wù)人員在線下經(jīng)過多次篩選處理。而在ERP環(huán)境下的財務(wù)會計信息系統(tǒng)中，所有財務(wù)數(shù)據(jù)實時匯聚到ERP后臺數(shù)據(jù)庫，ERP系統(tǒng)可以根據(jù)指令抓取對應(yīng)數(shù)據(jù)，快速進(jìn)行分析整理，提升數(shù)據(jù)分析效率與準(zhǔn)確性。

二、ERP在財務(wù)管理中的風(fēng)險

1.實施準(zhǔn)備階段風(fēng)險。①線下數(shù)據(jù)導(dǎo)入風(fēng)險。ERP上線之前，多數(shù)企業(yè)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)都處于分散狀態(tài)，由關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門通過手工或者各自的獨(dú)立系統(tǒng)進(jìn)行處理和存儲。期初數(shù)據(jù)的梳理、準(zhǔn)備以及完整導(dǎo)入對后期系統(tǒng)的運(yùn)行至關(guān)重要。比如物料編碼、產(chǎn)品編碼、人員編碼、設(shè)備信息等等，都需要在上線前進(jìn)行系統(tǒng)梳理，一旦編碼范圍、規(guī)則出現(xiàn)問題，數(shù)據(jù)導(dǎo)入出現(xiàn)差錯，都會導(dǎo)致后期ERP運(yùn)行達(dá)不到預(yù)期效果。②關(guān)鍵用戶培訓(xùn)、考核風(fēng)險。ERP系統(tǒng)最終靠用戶進(jìn)行操作，關(guān)鍵用戶必須了解ERP系統(tǒng)的整個設(shè)計邏輯以及運(yùn)行規(guī)則，同時對自己所負(fù)責(zé)模塊的操作應(yīng)用要非常熟悉，否則待ERP正式上線前，關(guān)鍵用戶無法替代實施顧問培訓(xùn)ERP最終使用于用戶，導(dǎo)致最終用戶ERP不熟悉系統(tǒng)，無法正常操作。

實施顧問在項目結(jié)束后不可能長期在現(xiàn)場對ERP系統(tǒng)進(jìn)行操作指導(dǎo)以及后臺維護(hù)，關(guān)鍵用戶在實施顧問離開后需承擔(dān)部分后臺維護(hù)工作，因此對關(guān)鍵用戶的培訓(xùn)效果直接影響后續(xù)ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.財務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險。ERP系統(tǒng)管理模式下，由業(yè)務(wù)源頭發(fā)起，通過一系列單據(jù)的填制、審核、校驗等環(huán)節(jié)，最終自動生成財務(wù)會計憑證的業(yè)務(wù)。傳統(tǒng)會計核算由財務(wù)人員獨(dú)立完成會計憑證填制，在ERP環(huán)境下，業(yè)務(wù)部門人員均參與會計憑證的填制過程，業(yè)務(wù)信息錄入是否準(zhǔn)確，直接影響會計信息的質(zhì)量。業(yè)務(wù)部門錄入信息應(yīng)有嚴(yán)格的審核流程，確保業(yè)務(wù)信息真實性。ERP系統(tǒng)管理模式下，系統(tǒng)中的信息來自于各相關(guān)業(yè)務(wù)模塊，按照業(yè)務(wù)流程在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行流轉(zhuǎn)，以此達(dá)到財務(wù)信息的同步性。在這種傳遞模式下，外部用戶根據(jù)會計信息便可追溯相應(yīng)的原始數(shù)據(jù)，這對于企業(yè)核心機(jī)密信息產(chǎn)生威脅。比如企業(yè)的核心產(chǎn)品生產(chǎn)配方，依據(jù)采購計劃量、再結(jié)合庫存信息，則可反推出配方，這對企業(yè)的核心知識產(chǎn)權(quán)是絕對的威脅。

3.財務(wù)人員風(fēng)險。ERP系統(tǒng)管理模式下，財務(wù)人員從繁雜的記賬中解脫出來，則要求財務(wù)管理人員通過對生產(chǎn)經(jīng)營的分析為管理層提供關(guān)于企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的決策信息，通過對生產(chǎn)經(jīng)營過程各環(huán)節(jié)的價值分析和管控監(jiān)督來幫助企業(yè)實現(xiàn)價值最大化。因此要求財務(wù)人員具備一定水平的管理知識，同時要與前端業(yè)務(wù)部門緊密溝通。但是目前大部分企業(yè)中的財務(wù)管理人員對ERP系統(tǒng)不熟悉，僅止于簡單操作系統(tǒng)，同時財務(wù)管理人員沒有與業(yè)務(wù)部門有深入交流，對業(yè)務(wù)流程關(guān)注度不夠，很難從財務(wù)視角發(fā)現(xiàn)問題并給予相應(yīng)的建議措施。

4.財務(wù)核算方式改變產(chǎn)生的風(fēng)險。在ERP環(huán)境下，為加強(qiáng)成本分析、管控功能，大多數(shù)企業(yè)選擇采用標(biāo)準(zhǔn)成本核算方法。如果企業(yè)之前采用的實際成本法，那么成本核算方法的切換對財務(wù)管理會產(chǎn)生一定的沖擊。如果標(biāo)準(zhǔn)制定不合理，標(biāo)準(zhǔn)成本與實際成本之間將會產(chǎn)生較大差異，在應(yīng)對審計、稅務(wù)及其他相關(guān)檢查時存在很大的風(fēng)險。

三、ERP財務(wù)風(fēng)險的應(yīng)對措施

1.實施準(zhǔn)備階段風(fēng)險應(yīng)對措施。①線下數(shù)據(jù)導(dǎo)入風(fēng)險應(yīng)對。關(guān)于靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入應(yīng)對措施：靜態(tài)數(shù)據(jù)主要包括供應(yīng)商編碼、客戶編碼、物料編碼、會計科目等，由于靜態(tài)數(shù)據(jù)屬于系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對系統(tǒng)的正常運(yùn)行具有重要作用。因此，數(shù)據(jù)需經(jīng)過收集、整理，再由主要業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門一起討論確定編碼規(guī)則，以滿足系統(tǒng)需求。關(guān)于動態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入應(yīng)對措施：動態(tài)數(shù)據(jù)主要包括采購信息記錄、采購訂單、采購計劃、項目計劃、項目成本等，這些數(shù)據(jù)的質(zhì)量也直接影響系統(tǒng)是否能夠按期上線切換：第一，制定詳細(xì)的動態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入計劃、導(dǎo)入方式、收集整理規(guī)則，明確動態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入責(zé)任人；第二，期初上線導(dǎo)入前后數(shù)據(jù)必須由關(guān)鍵導(dǎo)入用戶簽字確認(rèn)，確保動態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。②關(guān)鍵用戶培訓(xùn)、考核風(fēng)險應(yīng)對。對關(guān)鍵用戶進(jìn)行集中培訓(xùn)，針對每個業(yè)務(wù)模塊的集成業(yè)務(wù)邏輯、技術(shù)方案、系統(tǒng)操作流程、業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計進(jìn)行細(xì)致講解并充分展開討論，使他們能充分了解系統(tǒng)，同時為了保證對最終用戶的培訓(xùn)效果，關(guān)鍵用戶必須經(jīng)過嚴(yán)格考核。通過嚴(yán)格的培訓(xùn)，在系統(tǒng)上線后，關(guān)鍵用戶可以獨(dú)立解決負(fù)責(zé)模塊在系統(tǒng)上線運(yùn)行中出現(xiàn)的簡單問題。制定終端用戶培訓(xùn)課程、制定培訓(xùn)計劃： A結(jié)合實際崗位，簡單易操作；B課程循序漸進(jìn)，由淺入深，從基本概念入手，側(cè)重實務(wù)操作；C針對每個培訓(xùn)單元內(nèi)容安排練習(xí)題，加深用戶對系統(tǒng)的認(rèn)知和理解。

2.財務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險應(yīng)對措施。第一，強(qiáng)化內(nèi)部風(fēng)險管理意識，深刻認(rèn)識ERP環(huán)境下財務(wù)會計信息系統(tǒng)的開放性、互動性、系統(tǒng)性等諸多方面的特點(diǎn)，運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維開展內(nèi)部控制與風(fēng)險管理工作，重點(diǎn)關(guān)注操作風(fēng)險的控制，建立內(nèi)部控制風(fēng)險管理制度。第二，ERP環(huán)境下的財務(wù)會計信息系統(tǒng)屬于計算系統(tǒng)，隨著網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的告高速發(fā)展，企業(yè)必須在前沿技術(shù)方面進(jìn)行投資，確保內(nèi)部控制風(fēng)險應(yīng)對具備技術(shù)支撐后盾。比如購買專業(yè)正版殺毒軟件、防火墻，加強(qiáng)IT技術(shù)人員的培養(yǎng)，負(fù)責(zé)內(nèi)部控制與風(fēng)險管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

3.加強(qiáng)財務(wù)人員的素質(zhì)培養(yǎng)。為了確保ERP系統(tǒng)上線的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，必須加強(qiáng)對財務(wù)管理人員的培訓(xùn)，首先確保財務(wù)人員對ERP管理理念的認(rèn)知，獲得全員配合；其次是確保財務(wù)管理人員熟練掌握系統(tǒng)操作流程的基礎(chǔ)上，具備較強(qiáng)的財務(wù)分析能力。透過數(shù)據(jù)揭示生產(chǎn)經(jīng)營中存在的風(fēng)險，為管理層提供規(guī)避風(fēng)險的措施，是互聯(lián)網(wǎng)+時代下財務(wù)管理人員轉(zhuǎn)型的出路。

4.財務(wù)核算方式風(fēng)險應(yīng)對。在ERP上線前梳理標(biāo)準(zhǔn)成本項目，確定材料、人工、燃動、制造費(fèi)用項下各成本項目的標(biāo)準(zhǔn)，試測標(biāo)準(zhǔn)成本法與實際成本法成本存在的差異，確保兩種成本核算方式之間差異的合理性。

隨著互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，企業(yè)對人、財、物、技術(shù)、設(shè)備、信息等資源的整合需求迫在眉睫。ERP系統(tǒng)為企業(yè)打造了一個集采購、銷售、庫存、制造、財務(wù)于一體的信息共享平臺，提升企業(yè)面對復(fù)雜市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境的應(yīng)變能力。但是，在企業(yè)實際生產(chǎn)經(jīng)營過程中，要客觀應(yīng)對ERP財務(wù)管理風(fēng)險，首先對ERP系統(tǒng)誘發(fā)的風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行全面評估，再針對風(fēng)險點(diǎn)制造應(yīng)對措施，有效規(guī)避可預(yù)見風(fēng)險，促進(jìn)企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)有序進(jìn)行，提升企業(yè)的整體管理水平，確保實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。

（作者單位：陜西慶華汽車安全系統(tǒng)有限公司）