新時(shí)代軍隊(duì)人力資源檔案安全管理與創(chuàng)新利用的新模式研究

吳蓉

軍隊(duì)人力資源檔案是一個(gè)新的概念，是與軍隊(duì)調(diào)整改革工作同步形成的新的專門檔案類別，它主要是由過去干部部門負(fù)責(zé)保管的干部檔案、軍務(wù)部門負(fù)責(zé)保管的士兵檔案以及軍隊(duì)文職人員檔案等共同構(gòu)成的。隨著軍隊(duì)調(diào)整改革的不斷深入，人力資源檔案的地位將變得越來越重要，作用將變得越來越顯著，它為軍隊(duì)人力資源部門提供了更加寬廣的平臺(tái)，為軍隊(duì)選人用人提供了服務(wù)與保障，它的管理模式與利用方式必須要與時(shí)代背景相結(jié)合，才能更好的發(fā)揮出其潛在的價(jià)值。

一、軍隊(duì)人力資源檔案管理利用的現(xiàn)狀及問題分析

軍隊(duì)調(diào)整改革使得軍隊(duì)人事工作更加的融合統(tǒng)一，人力資源檔案的管理借用傳統(tǒng)文書檔案和專門檔案的管理方式來開展工作。一是人力資源檔案管理保持了原有的人事檔案管理模式，實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制；二是在管理方法上繼承了傳統(tǒng)的保管理念，秉持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，注重檔案的安全保密性，確保了人力資源檔案的安全與完整，為推動(dòng)部隊(duì)人才隊(duì)伍建設(shè)打下了基礎(chǔ)。但是在現(xiàn)有的人力資源檔案管理制度與方式上還存在著許多問題。

（一）思想觀念循規(guī)守舊

1.保管過程中過于注重保密性，而忽略了檔案的利用價(jià)值。無論是從檔案的形式還是內(nèi)容方面，軍隊(duì)人員對(duì)自己的檔案幾乎是一無所知的，這并不利于人力資源檔案的管理利用。如今個(gè)人檔案的利用范圍不斷擴(kuò)展，讓軍人了解個(gè)人檔案的基本知識(shí)可以更好的激發(fā)利用需求，滿足現(xiàn)實(shí)需要，為服務(wù)未來奠定基礎(chǔ)。

2.人力資源檔案在人員晉升、任免、調(diào)動(dòng)過程中的執(zhí)行力和影響力還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。雖然在2015年全軍干部工作大檢查之后人力資源檔案的地位有所提升，但是流于形式的因素還是要比真正利用起來的因素更為普遍。在選人用人時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)往往看重的是人員的平日表現(xiàn)和近期成績，而很少查閱檔案，通過了解一個(gè)人的全面成長經(jīng)歷而做出對(duì)其提升任用的判斷。

3.在管理利用過程中缺乏向?qū)崙?zhàn)靠攏的理念。軍隊(duì)人力資源檔案作為一種重要的信息資源，可以間接的為實(shí)戰(zhàn)提供服務(wù)，但是如今對(duì)人力資源檔案的關(guān)注點(diǎn)幾乎只停留在日常的業(yè)務(wù)辦理中，缺乏主動(dòng)服務(wù)、服務(wù)實(shí)戰(zhàn)的理念。在軍隊(duì)全面深化改革的時(shí)代背景下，人力資源檔案工作必須要?jiǎng)?chuàng)新思維，堅(jiān)持向能打仗、打勝仗的目標(biāo)聚焦。

（二）管理模式不夠完善

1.缺少長效的管理機(jī)制。軍人的個(gè)人檔案材料主要形成于人力資源部門，但也有很多材料是由機(jī)關(guān)其他部門整理收集的。機(jī)關(guān)各部對(duì)于需要入檔案材料的格式標(biāo)準(zhǔn)及填寫規(guī)范的認(rèn)識(shí)還存在很大差異，這就導(dǎo)致了入檔材料的不全、不齊、不準(zhǔn)。還有一些檔案材料因?yàn)槎喾N原因遺留在個(gè)人手中，時(shí)間長了會(huì)導(dǎo)致材料過了入檔的時(shí)限，有偽造的嫌疑，影響本人的進(jìn)步和對(duì)檔案材料的有效利用。

2.缺少豐富全面的檔案材料。在軍人的個(gè)人檔案材料中，任免材料是更新最頻繁的，它連接起了人員任職之后的履歷，在檔案管理過程中也最受到重視，而許多其他的材料就容易被忽視了。人力資源檔案需要全面的反映一個(gè)人的客觀面貌，需要補(bǔ)充更多的與個(gè)人相關(guān)的個(gè)性化材料，才能讓組織對(duì)每一名軍人做出全面的、系統(tǒng)的評(píng)價(jià)，滿足培養(yǎng)、選拔、使用人員的實(shí)際要求。

3.缺少深入的開發(fā)編研。對(duì)軍隊(duì)人力資源檔案進(jìn)行深層次的開發(fā)和編研，可以對(duì)軍人本身的個(gè)性特征做出更加全面的判斷，從而對(duì)軍人本人的成長路線進(jìn)行提前的模擬、規(guī)劃與設(shè)計(jì)，在更加有效的為組織在選人用人方面提供參考的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了讓自身檔案為自己提供服務(wù)的目的。

4.信息化程度還不夠高。軍隊(duì)人力資源檔案的全面數(shù)字化工作還不完善，尤其是很多年輕的同志，由于履歷變動(dòng)快、檔案材料更新頻繁，他們的電子檔案更新總是相對(duì)滯后甚至被忽略。并且軍隊(duì)干部、士兵檔案管理系統(tǒng)也沒有在基層單位普及利用起來，對(duì)檔案的查閱仍然大多停留在手動(dòng)階段。

（三）干部和士兵檔案標(biāo)準(zhǔn)不一

干部檔案和士兵檔案在裝訂、保管、利用以及裝具、存放庫房結(jié)構(gòu)等方面都存在著很大的差異。人力資源部門的形成意味著人事管理在各個(gè)方面也需要進(jìn)行融合，軍隊(duì)人力資源檔案管理工作的相對(duì)滯后并不利于人力資源部門長期的工作開展。人力資源檔案管理的方式可以有不同，但標(biāo)準(zhǔn)必須要統(tǒng)一，人力資源部門需要盡快形成統(tǒng)一的檔案整理規(guī)范。同時(shí)，對(duì)于軍隊(duì)文職人員、職工等檔案的管理也要根據(jù)各單位實(shí)際，形成的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化保管模式。

二、提高軍隊(duì)人力資源檔案管理利用效能的策略

（一）緊貼實(shí)戰(zhàn)背景，建立戰(zhàn)時(shí)軍隊(duì)人力資源數(shù)據(jù)庫

利用軍隊(duì)人力資源檔案全面收錄、整合人員信息，結(jié)合實(shí)戰(zhàn)需求，按層次完善軍隊(duì)人力資源數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)體系和功能體系，提高基于網(wǎng)絡(luò)信息體系的聯(lián)合作戰(zhàn)人才培養(yǎng)能力。

建立涵蓋戰(zhàn)術(shù)、戰(zhàn)役、戰(zhàn)略三個(gè)層次的人力資源數(shù)據(jù)庫，按照全軍、戰(zhàn)區(qū)及軍兵種、基層的結(jié)構(gòu)框架，分級(jí)別管理維護(hù)數(shù)據(jù)庫信息。數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的主要內(nèi)容要在對(duì)人力資源檔案的深度編研下擬定，對(duì)于有維和經(jīng)歷、作戰(zhàn)經(jīng)歷的同志要特殊標(biāo)注。全軍級(jí)數(shù)據(jù)庫要注重宏觀把控和頂層設(shè)計(jì)；戰(zhàn)區(qū)及軍兵種數(shù)據(jù)庫要注重全面工作協(xié)調(diào)與實(shí)施；基層單位數(shù)據(jù)庫要注重末端指揮調(diào)控，以確保部隊(duì)強(qiáng)大穩(wěn)定的戰(zhàn)斗力。

把開發(fā)利用人力資源檔案信息作為戰(zhàn)時(shí)人事工作的主體工程，是加強(qiáng)軍事人才培養(yǎng)體系建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，是戰(zhàn)時(shí)軍隊(duì)選人用人、傷亡統(tǒng)計(jì)、緊急調(diào)動(dòng)等工作的重要參考依據(jù)。下一級(jí)數(shù)據(jù)庫要為上一級(jí)提供全部的單位態(tài)勢圖及人力戰(zhàn)備數(shù)據(jù)，以利于戰(zhàn)區(qū)指揮部對(duì)部隊(duì)的監(jiān)管、部署及規(guī)劃，從而提高高級(jí)指揮部對(duì)戰(zhàn)時(shí)軍隊(duì)人事工作總攬全局，協(xié)調(diào)各方的能力。

（二）轉(zhuǎn)變管理模式，建立規(guī)范長效的檔案管理機(jī)制

著眼檔案管理的全過程，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)收集、保管、利用三個(gè)方面的規(guī)范性與創(chuàng)新性，建立長效的人力資源檔案管理機(jī)制。

1.注重收集方式的結(jié)合運(yùn)用

在收集過程中，要注重四個(gè)層面的收集方式，分別是：普通收集、定向收集、長期收集和突擊收集。在軍隊(duì)調(diào)整改革期間，需要更加注重定向收集和突擊收集，變被動(dòng)的等待材料移交上門為主動(dòng)的走向機(jī)關(guān)各個(gè)科室，將傳統(tǒng)收集方式變得更加積極主動(dòng)，統(tǒng)一時(shí)間、統(tǒng)一地點(diǎn)移交入檔材料，確保人力資源檔案的安全、準(zhǔn)確、完整。

2.注重保管模式的創(chuàng)新

強(qiáng)化人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案安全工作和保護(hù)工作落到實(shí)處。在長期的保管過程中，要更加關(guān)注檔案個(gè)性化材料的補(bǔ)充，突破傳統(tǒng)的固定思維模式，對(duì)于真實(shí)有效、能反映人員愛好特長及性格特點(diǎn)的材料也要補(bǔ)充到個(gè)人檔案中來，例如人員在社會(huì)考取的各類資格證書及參加社會(huì)活動(dòng)取得的成果獎(jiǎng)勵(lì)等。并且還要注重對(duì)人員各個(gè)時(shí)期照片材料、音像材料的收集，使人力資源檔案的內(nèi)在價(jià)值得到更大的提升。

3.注重利用服務(wù)的轉(zhuǎn)變

根據(jù)管理需求及軍隊(duì)人才隊(duì)伍建設(shè)實(shí)際，秉持動(dòng)態(tài)保密的意識(shí)，適當(dāng)?shù)拈_放相關(guān)檔案內(nèi)容。加強(qiáng)人力資源檔案的全面數(shù)字化建設(shè)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)和信息化手段開展工作，加快軍隊(duì)人才信息智能化發(fā)展，充分利用干部、士兵檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)更新備份，防止檔案意外損壞和丟失時(shí)的無跡可尋。

三、軍隊(duì)人力資源檔案管理利用創(chuàng)新模式的建立與實(shí)現(xiàn)

（一）人力資源信息圖譜的構(gòu)建

人力資源信息圖譜，是人力資源檔案在軍隊(duì)人事管理工作中利用方式的拓展和應(yīng)用。圖譜的構(gòu)建需要結(jié)合軍隊(duì)人力資源工作進(jìn)行，在對(duì)人力資源檔案進(jìn)行編研的基礎(chǔ)上，整合人員信息，依據(jù)特點(diǎn)分類，把人員情況和人事業(yè)務(wù)工作相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)建成基礎(chǔ)框架模型，為智能化檢索和軍隊(duì)人力資源信息平臺(tái)的建立打下基礎(chǔ)。以師（旅）級(jí)單位為例，構(gòu)建人力資源信息圖譜基本模型如圖1所示：

在上圖所示的師（旅）級(jí)單位人力資源信息圖譜基本基本模型中，共分為三個(gè)層級(jí)：第一層為核心層，作用是明確圖譜模型的主題，各單位也可以根據(jù)實(shí)際需要，形成軍事人才信息圖譜、軍事裝備信息圖譜等；第二層為骨干層，是根據(jù)主題內(nèi)容，結(jié)合業(yè)務(wù)工作進(jìn)行的主體框架構(gòu)建；第三層為業(yè)務(wù)層，是在骨干層框架模型下形成的具體業(yè)務(wù)事項(xiàng)。該圖譜模型的歸結(jié)點(diǎn)均為個(gè)人，它把個(gè)體信息、業(yè)務(wù)工作和單位建設(shè)系統(tǒng)、全面、有效的結(jié)合起來，注重頂層設(shè)計(jì)和底層實(shí)踐兩條路線的同時(shí)進(jìn)行，為今后軍隊(duì)人力資源信息平臺(tái)的相關(guān)智能化檢索提供了保障。

（二）人力資源檔案工作計(jì)劃表

人力資源工作紛繁雜亂，導(dǎo)致了人力資源檔案具有數(shù)量多、類型多、內(nèi)容雜等特點(diǎn)。人力資源檔案工作計(jì)劃表是根據(jù)部隊(duì)人力資源工作安排和入檔案材料類型形成的，它可以使人力資源檔案發(fā)揮出更大的價(jià)值功能，可以為人力資源檔案工作更加正規(guī)、有序的開展提供參考并且還可以為現(xiàn)役及退役軍人提供更好的檔案利用服務(wù)保障。以師（旅）級(jí)單位為例，具體設(shè)計(jì)如圖2所示：

在上述所示的師（旅）級(jí)單位人力資源檔案工作計(jì)劃表中，主要分為工作類型、人員類型和檔案材料三個(gè)部分。工作類型是從服務(wù)官兵的檔案利用角度出發(fā)對(duì)人力資源工作的分類，人員類型是在工作類型的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步更加有針對(duì)性的分類，檔案材料概括說明了需要入檔案的主體材料類型。在該表的設(shè)計(jì)中，基本架構(gòu)只涉及到會(huì)形成檔案材料的人事工作項(xiàng)目，并不包括軍隊(duì)人力資源工作的所有內(nèi)容。它更多的是從服務(wù)官兵利用檔案的角度出發(fā)，為現(xiàn)役及退役軍人的個(gè)人檔案完整性保存和創(chuàng)新性利用提供參考和保障。

軍隊(duì)人力資源檔案，作為軍隊(duì)調(diào)整改革時(shí)期的新生專門檔案類別，將會(huì)在軍隊(duì)知人、選人、用人方面發(fā)揮出重要的憑證與參考作用，為軍隊(duì)人力資源管理工作的正規(guī)有序開展提供重要的保障。本文提出的幾點(diǎn)有關(guān)提高檔案管理利用效能的策略，能夠突破傳統(tǒng)的固定思維，改善現(xiàn)存的問題缺陷，對(duì)提升新時(shí)期軍隊(duì)專門檔案管理效率有所幫助，為軍隊(duì)人力資源工作正規(guī)化開展和人力資源檔案創(chuàng)新性利用做出更大的貢獻(xiàn)。

（作者單位：國防大學(xué)政治學(xué)院）