《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

三、企業(yè)文件的整理與歸檔

7.3.3 文件檔案時(shí)間

7.3.3.6 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。

由于縮微技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息存儲形式上的轉(zhuǎn)換，使檔案信息既可存儲在磁盤或光盤上，也可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞，因此它不但可以實(shí)現(xiàn)大容量的信息存貯，還可同其他現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合起來實(shí)現(xiàn)信息的快速檢索、傳遞、交換和管理，方便了檔案文件的保管、保護(hù)及利用。目前，縮微攝影技術(shù)被廣泛應(yīng)用，是基于縮微膠片具有占用空間小、保存時(shí)間長、攜帶方便、易于交換及復(fù)制、可以異地保管、并能快速地檢索和利用檔案信息等顯著特點(diǎn)，特別是它具有與檔案原件同等的法律效力。因此，將檔案拍攝成縮微膠片，既解決了大量檔案的空間占用問題，又解決了檔案需要長久保存和滿足利用的問題。

實(shí)物檔案主要包括企業(yè)獲得的各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌以及廢止的各種印章，獲贈的紀(jì)念品、宣傳品及反映企業(yè)不同發(fā)展階段的產(chǎn)品樣品，實(shí)體性科技成果、工裝和設(shè)備等物品。

總之，企業(yè)在各項(xiàng)活動中形成的磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件，應(yīng)按照歸檔制度的要求，將其中具有保存價(jià)值的部分在工作結(jié)束后及時(shí)移交給檔案部門統(tǒng)一保管，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體文件及必要的文字說明一并歸檔保存。

7.3.3.7 更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。

產(chǎn)品更新?lián)Q代、項(xiàng)目改建擴(kuò)建、設(shè)備使用過程中都將形成新的文件材料，這種更新、補(bǔ)充的文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔，且應(yīng)歸入原項(xiàng)目（如原基建項(xiàng)目、原型號產(chǎn)品或設(shè)備、原科研課題等）文件材料之中，以保持項(xiàng)目文件材料的準(zhǔn)確性和成套性。

企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和干部職工調(diào)動，離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，只有按規(guī)定向檔案部門移交之后，人事等相關(guān)部門方能為其辦理相關(guān)手續(xù)。

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革的進(jìn)一步深化，企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革實(shí)踐不斷向縱深推進(jìn)，企業(yè)推行了以改組、聯(lián)合、兼并、租賃、承包經(jīng)營、股份合作、出售和破產(chǎn)等為主要內(nèi)容的資產(chǎn)重組和產(chǎn)權(quán)變動。為規(guī)范國有企業(yè)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中的檔案處置行為，防止國有檔案資產(chǎn)的流失，1998年3月國家檔案局、國家經(jīng)濟(jì)體制改革委員會、國家國有資產(chǎn)管理局聯(lián)合頒發(fā)了《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中的檔案處置暫行辦法》，主要內(nèi)容是明確了國有企業(yè)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中檔案處置的原則與方法。其核心就是在保證檔案功能充分發(fā)揮的前提下，從企業(yè)檔案的資產(chǎn)屬性以及企業(yè)檔案信息資源的配置方式兩方面出發(fā)，進(jìn)行了原則上的分類處置：基建檔案、設(shè)備儀器檔案隨其實(shí)體歸屬；產(chǎn)品、科研檔案（其中含專利、商標(biāo)、專有技術(shù)等檔案）按有關(guān)政策法規(guī)辦理，沒有規(guī)定的由雙方商定處理；會計(jì)檔案按財(cái)政部、國家檔案局《會計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行，法律、行政法規(guī)有特殊規(guī)定的，依照法律、行政法規(guī)的規(guī)定處理；生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案由雙方商定，可移交接受方，亦可隨黨群管理、行政管理檔案移交企業(yè)主管部門或寄存所在地國家檔案館。此外，在產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，如產(chǎn)權(quán)變動申請報(bào)告，企業(yè)主管部門和有關(guān)政府職能部門審批意見，產(chǎn)權(quán)變動預(yù)案，債權(quán)人債權(quán)申報(bào)書及對債權(quán)人認(rèn)定債權(quán)的通知，貸款呆賬稽核報(bào)告，借款（含信用、擔(dān)保、抵押）合同、借據(jù)、抵押物清單及有關(guān)登記、公證文件，已轉(zhuǎn)讓變現(xiàn)財(cái)產(chǎn)的抵押財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議書，變現(xiàn)還貸入賬證明，尚未轉(zhuǎn)讓變現(xiàn)財(cái)產(chǎn)的債權(quán)清單，職工代表大會、股東大會、債權(quán)人大會等重要會議決議、記錄等，亦應(yīng)注意及時(shí)收集與按照有關(guān)要求歸檔和移交。

附錄A中還有一些未能涵蓋到的企業(yè)其他活動或臨時(shí)性工作可能產(chǎn)生的文件材料，企業(yè)檔案部門要注意做好這些活動或工作的文件材料的隨時(shí)歸檔工作。

（此部分未完待續(xù)）