淺析在施工企業(yè)中如何開展物資管理專項(xiàng)審計(jì)工作

聶 磊

（中鐵二十四局集團(tuán)有限公司路橋分公司，上海 200333）

近年來(lái)，隨著國(guó)家反腐力度的不斷加大，民眾對(duì)建筑工程經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的關(guān)注度不斷提高。物資管理作為施工企業(yè)項(xiàng)目管理中重要一環(huán)，它關(guān)系到工程項(xiàng)目建造速度、安全質(zhì)量、工程造價(jià)等方面。近期發(fā)生的由于物資采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)不嚴(yán)格而引發(fā)的“西安地鐵電纜”事件，隨著調(diào)查的不斷推進(jìn)，逐步衍化為全國(guó)性的對(duì)工程質(zhì)量及其背后的腐敗現(xiàn)象的輿論危機(jī)。所以，作為施工企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目物資管理工作的監(jiān)督，切實(shí)防范企業(yè)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)和提高企業(yè)綜合效益。

對(duì)物資管理專項(xiàng)審計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)主要依據(jù)財(cái)政部印發(fā)的《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——采購(gòu)與付款（試行）》，其中第13條、第17條、第18條規(guī)定。施工企業(yè)應(yīng)該根據(jù)上述規(guī)定，建立關(guān)于物資管理的使用預(yù)算管理（責(zé)任成本控制）、招標(biāo)采購(gòu)管理辦法、物資進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)內(nèi)部控制制度，是施工企業(yè)日常管理控制標(biāo)準(zhǔn)，也是審計(jì)人員進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)依據(jù)。本文結(jié)合施工企業(yè)物資管理內(nèi)部審計(jì)工作實(shí)踐，對(duì)物資采購(gòu)、點(diǎn)收保管、領(lǐng)用發(fā)放等若干關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行分析和探討。

一、施工企業(yè)物資管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

1.采購(gòu)環(huán)節(jié)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)其實(shí)就是買賣經(jīng)濟(jì)，市場(chǎng)規(guī)律其實(shí)就是供求規(guī)律，市場(chǎng)存在的主要形式是采購(gòu)和銷售業(yè)務(wù)兩種形式，并且作用于同一個(gè)標(biāo)的，實(shí)現(xiàn)所有權(quán)、占有權(quán)或者經(jīng)營(yíng)權(quán)等權(quán)利的交換。在施工企業(yè)管理中涉及到供應(yīng)商及勞務(wù)作業(yè)隊(duì)選擇權(quán)、貨物或勞務(wù)驗(yàn)收權(quán)、計(jì)價(jià)權(quán)、資金撥付權(quán)、人事管理權(quán)、獎(jiǎng)金分配權(quán)等等。在對(duì)腐敗案例違紀(jì)違法統(tǒng)計(jì)中，發(fā)生在供應(yīng)商及勞務(wù)隊(duì)選擇上的腐敗比例超過了半數(shù)。

采購(gòu)階段包括采購(gòu)計(jì)劃、招標(biāo)采購(gòu)、合同管理三個(gè)環(huán)節(jié)，問題主要表現(xiàn)在：一是未按規(guī)定依據(jù)施工進(jìn)度、圖紙要求合理編制物資需求計(jì)劃，在施工現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生變化時(shí)相關(guān)計(jì)劃調(diào)整不及時(shí)，導(dǎo)致物資采購(gòu)控制缺少依據(jù)；未按規(guī)定編制物資采購(gòu)計(jì)劃，或者物資采購(gòu)計(jì)劃未經(jīng)審批，以及未按批復(fù)方式進(jìn)行采購(gòu)，導(dǎo)致材料積壓或者停工待料的問題。二是在物資采購(gòu)過程中應(yīng)該招標(biāo)項(xiàng)目采用化整為零、瞞報(bào)遲報(bào)計(jì)劃等手段規(guī)避招標(biāo)，在評(píng)定標(biāo)階段未能做到公平公正，人為改變招標(biāo)結(jié)果等；采購(gòu)環(huán)節(jié)存在價(jià)高質(zhì)低、利益輸送等問題。三是不使用規(guī)范合同文本，未經(jīng)逐級(jí)合同評(píng)審擅自對(duì)外簽訂采購(gòu)合同，未嚴(yán)格履行合同付款條款，超比例付款。未按合同約定擅自調(diào)整材料單價(jià)和支付款項(xiàng)等關(guān)鍵條款；合同條款存在延期支付高息、違約金，損害企業(yè)利益現(xiàn)象；在供應(yīng)商未能嚴(yán)格履行采購(gòu)合同發(fā)生供應(yīng)及質(zhì)量問題時(shí)，未能及時(shí)引用有關(guān)違約條款維護(hù)企業(yè)正當(dāng)權(quán)益。

2.驗(yàn)收環(huán)節(jié)。審計(jì)人員應(yīng)關(guān)注了解企業(yè)材料入場(chǎng)或入庫(kù)的數(shù)量驗(yàn)收與質(zhì)量檢驗(yàn)的規(guī)定和程序，重點(diǎn)審查相關(guān)責(zé)任部門的驗(yàn)收和質(zhì)量檢驗(yàn)記錄，并審核其抽查和檢驗(yàn)的程序，確認(rèn)是否有漏驗(yàn)漏檢問題。尤其要關(guān)注企業(yè)是否建立問責(zé)制度并落實(shí)到位，在驗(yàn)收和質(zhì)量檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)問題的處理情況，有些單位在驗(yàn)收和質(zhì)量檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)了問題，企業(yè)內(nèi)部或供應(yīng)廠家可能也進(jìn)行了處理和補(bǔ)救，但在后續(xù)原因分析和追責(zé)方面做得不到位，尤其涉及本企業(yè)責(zé)任部門或有關(guān)責(zé)任人時(shí)，可能就不了了之了。

在最近網(wǎng)絡(luò)流傳的《西安地鐵你們還敢坐嗎》文章中暴露的電纜質(zhì)量問題，引發(fā)了社會(huì)輿論對(duì)城市軌道交通質(zhì)量安全的顧慮。接到舉報(bào)后，西安當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)權(quán)威部門對(duì)相關(guān)電纜進(jìn)行了隨機(jī)抽檢，檢查的結(jié)果為由西安奧凱生產(chǎn)的95平方毫米電纜5個(gè)抽樣品均為不合格，生產(chǎn)單位偷工減料采用了70平方毫米的電纜冒充95平方毫米電纜，留下了嚴(yán)重的安全隱患。施工單位現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收人員在電纜進(jìn)場(chǎng)時(shí)疏于檢查，按照相關(guān)專家意見，物資管理部門只要及時(shí)抽檢，使用普通的游標(biāo)卡尺就能得出結(jié)論，發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品及時(shí)退場(chǎng)并追究供應(yīng)單位違約責(zé)任即可避免此類事情發(fā)生。

3.發(fā)放環(huán)節(jié)。對(duì)于企業(yè)物資材料的領(lǐng)用發(fā)料環(huán)節(jié)，審計(jì)人員應(yīng)關(guān)注物資管理部門是否有相應(yīng)的控制制度和辦法，更重要的是審查其執(zhí)行情況。應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下情況：不按規(guī)定執(zhí)行有關(guān)工程物資限額發(fā)料制度，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)材料超耗；因工序作業(yè)不到位，或者偷工減料造成物資超耗；因現(xiàn)場(chǎng)保管不善，導(dǎo)致有關(guān)材料銹蝕損壞、勞務(wù)作業(yè)隊(duì)偷賣材料；材料處置未按照規(guī)定程序，處置收入不入賬或者未全額入賬，私設(shè)“賬外賬”“小金庫(kù)”等問題。

在實(shí)際審計(jì)工作中，材料管理部門為了避免承擔(dān)影響生產(chǎn)進(jìn)度，只要有經(jīng)生產(chǎn)部門確認(rèn)的提料單，物資管理部門就辦理采購(gòu)和發(fā)料手續(xù)，而不過多了解和掌握實(shí)際生產(chǎn)需要。他們認(rèn)為領(lǐng)料單是經(jīng)過有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批并簽字的，都應(yīng)該是生產(chǎn)的需要。有的單位會(huì)將進(jìn)度計(jì)劃包括物資需求計(jì)劃及時(shí)交給物資管理部門；有的企業(yè)物資管理部門只有項(xiàng)目的總體需求計(jì)劃，或工程生產(chǎn)部門提出臨時(shí)采購(gòu)需求，而沒有生產(chǎn)計(jì)劃；有的項(xiàng)目只重視工程進(jìn)度需要，很少考慮生產(chǎn)過程中物資積壓造成有關(guān)材料銹蝕報(bào)廢；有的單位只將物資管理部門視作供應(yīng)單位，對(duì)其管理職能不予重視。因此，審計(jì)人員應(yīng)了解和掌握企業(yè)的生產(chǎn)情況，關(guān)注采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行并落實(shí)計(jì)劃變動(dòng)原因，了解生產(chǎn)部門和物資管理部門的信息溝通，同時(shí)要關(guān)注物資管理部門的管理職能是否得到了發(fā)揮。審計(jì)人員只有掌握全面情況，才能發(fā)現(xiàn)企業(yè)物資材料管理中存在的問題，并提出切實(shí)可行的審計(jì)建議。

二、加強(qiáng)物資管理的主要對(duì)策

1.加強(qiáng)對(duì)物料需求和物資采購(gòu)計(jì)劃的審計(jì)。在審計(jì)過程中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注物資需求計(jì)劃編制是否及時(shí)合理，有關(guān)采購(gòu)計(jì)劃是否按照規(guī)定權(quán)限逐級(jí)審批，采購(gòu)前期調(diào)查是否準(zhǔn)確充分，采購(gòu)方案是否進(jìn)行科學(xué)策劃，有關(guān)調(diào)查報(bào)告是否詳實(shí)準(zhǔn)確。重點(diǎn)檢查采購(gòu)計(jì)劃是否依據(jù)施工安排、供應(yīng)周期、現(xiàn)場(chǎng)庫(kù)存、資金情況和市場(chǎng)價(jià)格編制。

2.對(duì)物資采購(gòu)招標(biāo)和簽約審計(jì)進(jìn)行監(jiān)督。招標(biāo)采購(gòu)和定標(biāo)簽約工作是物資管理中的重要環(huán)節(jié)，在審計(jì)過程中應(yīng)重點(diǎn)審查是否按照批復(fù)的采購(gòu)方式組織了公開招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢比價(jià)工作。是否定期對(duì)供應(yīng)商的供貨速度、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等方面進(jìn)行了評(píng)價(jià)，在評(píng)標(biāo)過程中是否能夠嚴(yán)格按照評(píng)標(biāo)辦法執(zhí)行選定中標(biāo)單位，中標(biāo)單位選定后能否及時(shí)進(jìn)行公示，公示期滿后根據(jù)招標(biāo)文件要求能否在采購(gòu)合同中體現(xiàn)中標(biāo)單位的各種承諾。按照招標(biāo)結(jié)果及時(shí)訂立采購(gòu)合同，是降低經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、筑牢合規(guī)管理的基礎(chǔ)。

3.對(duì)物資采購(gòu)合同管理進(jìn)行審查。合同是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中重要的經(jīng)濟(jì)憑證，以在對(duì)物資管理中重點(diǎn)關(guān)注合同擬定、合同評(píng)審、合同簽訂及合同執(zhí)行四個(gè)階段的風(fēng)險(xiǎn)控制。在合同擬定階段，重點(diǎn)檢查是否按照招標(biāo)文件及合同范本結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際擬定。重點(diǎn)關(guān)注合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、運(yùn)輸方式、結(jié)算方式等各項(xiàng)內(nèi)容。在合同評(píng)審階段，關(guān)注是否由企業(yè)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門及有關(guān)公司高管共同參與評(píng)審。在合同簽訂階段，關(guān)注合同方主體資格、資信情況、履約能力、授權(quán)代理人是否符合要求。合同簽訂后是否建立合同臺(tái)賬，跟蹤合同履約情況，對(duì)來(lái)往函電文件是否妥善保管。對(duì)貨物進(jìn)貨、入庫(kù)、發(fā)放過程是否嚴(yán)格控制，對(duì)試驗(yàn)不合格產(chǎn)品是否及時(shí)發(fā)現(xiàn)并退場(chǎng)，造成影響的是否依合同扣除違約金并提出索賠，或者終止合同并書面警示不嚴(yán)格履行合同的供應(yīng)商，并納入供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理系統(tǒng)。在合同執(zhí)行過程中，應(yīng)重點(diǎn)審核采購(gòu)單價(jià)調(diào)整情況，分以下三種情況進(jìn)行檢查：（1）在通過招標(biāo)采購(gòu)的物資，在合同中應(yīng)制定價(jià)格調(diào)整機(jī)制，如果沒有體現(xiàn)，理解為價(jià)格為固定單價(jià)不予調(diào)整。（2）由于市場(chǎng)原因無(wú)法執(zhí)行合同價(jià)格的，或執(zhí)行合同價(jià)格對(duì)項(xiàng)目造成明顯損失的，應(yīng)終止合同并啟動(dòng)重新招標(biāo)程序。（3）受制于不可控因素確實(shí)需要調(diào)整的項(xiàng)目，應(yīng)由供應(yīng)商提供價(jià)格上調(diào)的書面報(bào)告及依據(jù)，項(xiàng)目部對(duì)市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調(diào)查，經(jīng)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門研究確定價(jià)格上調(diào)幅度，并由與會(huì)人員簽字確認(rèn)，報(bào)上級(jí)單位審核批準(zhǔn)后與供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充協(xié)議，嚴(yán)禁任何人未經(jīng)程序擅自調(diào)高合同價(jià)格；對(duì)于物資價(jià)格的下浮由項(xiàng)目物資部充分調(diào)查市場(chǎng)后與供應(yīng)商協(xié)商并通過相關(guān)程序進(jìn)行調(diào)整。

4.對(duì)物資使用節(jié)超情況進(jìn)行審計(jì)。項(xiàng)目部在物資管理中按月做好主要材料的節(jié)超分析，是其經(jīng)濟(jì)管理中的重要一環(huán)。主要材料控制在預(yù)算定額以內(nèi)，說明物資管理工作各方面基本到位，如果經(jīng)過計(jì)算分析出現(xiàn)材料超耗情況，要盡快從各個(gè)環(huán)節(jié)分析原因，查找漏洞，挽回?fù)p失。材料的實(shí)耗量不超過工程預(yù)算成本的應(yīng)耗量，是項(xiàng)目盈利的保證。在歷次虧損項(xiàng)目整治審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)，對(duì)預(yù)計(jì)虧損或已虧損項(xiàng)目中不同程度地出現(xiàn)主材的超耗情況，可見加強(qiáng)項(xiàng)目材料節(jié)超分析對(duì)項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)成果的重要性。項(xiàng)目部應(yīng)做好材料使用的過程控制，定期進(jìn)行節(jié)超分析，及時(shí)找出超用原因，兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲，上級(jí)單位應(yīng)定期進(jìn)行此項(xiàng)工作進(jìn)行檢查。

5.對(duì)物資管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)。在檢查中應(yīng)注重施工企業(yè)與項(xiàng)目的各種管理辦法與資料，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)物資管理的績(jī)效管理工作。審查是否把關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)轉(zhuǎn)化為定性與定量指標(biāo)，是否與個(gè)人績(jī)效掛鉤，是否考核兌現(xiàn)。重點(diǎn)關(guān)注管理工作是否閉環(huán)管理。

企業(yè)管理是以創(chuàng)造效益為最終目標(biāo)，內(nèi)部審計(jì)工作在企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)和提高效益方面發(fā)揮著重要作用。尤其在國(guó)有特大型建筑施工企業(yè)中，物資成本占工程總成本的約六成，做好物資管理工作，關(guān)系到工程項(xiàng)目的安全、質(zhì)量、效益等各個(gè)方面，所以應(yīng)建立健全各環(huán)節(jié)的管理制度與辦法，將精細(xì)化管理貫穿到整個(gè)建筑工程生產(chǎn)的全過程，這樣才能夠有效提升工程項(xiàng)目的綜合效益，為企業(yè)發(fā)展不斷注入新的動(dòng)力。

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