檔案管理過程中的主要問題及策略

文/胡玥，天津市管道工程集團有限公司

1 做好檔案管理工作的重要性

檔案的科學(xué)規(guī)范管理，是衡量單位績效和管理水平的重要規(guī)模。檔案記錄了本單位發(fā)展歷史上優(yōu)秀研究成果以及單位經(jīng)營業(yè)績，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供的第一手資料，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供了良好的方向。在中國綜合經(jīng)濟發(fā)展的歷史背景下，我們將做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，勇于探索，嘗試新的檔案管理手段，充分，真實地反映企業(yè)整體發(fā)展情況和經(jīng)營業(yè)績。檔案管理結(jié)果與單位管理相結(jié)合，決定了單位資源配置的方向和方式，決定了單位的商業(yè)布局和未來發(fā)展，對實現(xiàn)單位業(yè)務(wù)戰(zhàn)略具有深遠的影響，不斷提高管理效率。因此，做好檔案管理工作，促進經(jīng)濟社會綜合發(fā)展，不斷提高企業(yè)市場經(jīng)濟競爭力具有重要意義。

2 檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員素質(zhì)不高

管理人員對檔案管理工作關(guān)注不高主要表現(xiàn)在兩個方面：一是檔案管理人員缺乏主動性，不是主動收集，而是被動等待選擇：二是檔案管理員只對檔案進行簡單保存，可以使用就行，沒有進行編目，使檔案管理越來越混亂，檔案管理應(yīng)該采用科學(xué)的管理方法，沒有一定的專業(yè)技術(shù)理論知識，難以處理檔案管理，加上一些單位，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理，頻繁更換檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理混亂現(xiàn)象一再發(fā)生。

2.2 檔案管理不規(guī)范

一是歸檔格式不統(tǒng)一，排列混亂，影響檔案存檔工作的檔案，如檔案封面和書寫檔案內(nèi)的包裝，無統(tǒng)一規(guī)格。二是在整理過程中，有很多鏈接不符合檔案的要求，如分類雜亂，組合不合理的，申報期不準確，檔案起草不當?shù)?。三是檔案不規(guī)范，檔案管理員認為，只要完成檔案收集任務(wù)即可，不組織，不整理，導(dǎo)致一組檔案管理混亂，想找到一個有價值的檔案信息難上加難。因此，檔案管理不規(guī)范將直接影響使用該檔案的價值。

3 新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作

3.1 轉(zhuǎn)變理念，加強組織領(lǐng)導(dǎo)

第一，在新形勢發(fā)展背景下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當正確意識到檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，其在很大程度上影響著企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，所以必須要對該項工作予以充分重視，在企業(yè)重要議事日程中納入檔案管理工作，并將檔案管理和其他工作一同部署，形成齊抓共管的良好局面。第二，應(yīng)當加大宣傳檔案管理的工作力度，充分利用視頻、網(wǎng)絡(luò)以及宣傳欄等途徑來進行檔案管理的宣傳，并且組織企業(yè)工作人員學(xué)習《檔案法》和相關(guān)典型案例，讓企業(yè)員工都能夠正確認識到檔案的應(yīng)用價值，并提高其檔案意識。除此之外，還可以運用宣傳方式和各種輿論媒介將國家頒布的檔案工作相關(guān)的政策、方針以及法律法規(guī)等向員工進行宣傳，并且也向其宣傳企業(yè)的檔案管理制度，建設(shè)一個良好的檔案宣傳氛圍，讓全體企業(yè)工作人員都能夠?qū)n案管理予以重視，讓其能夠主動配合檔案管理工作的開展，將需要歸檔的資料及時上交。

3.2 完善制度，規(guī)范檔案管理

完善的檔案管理制度是確保企業(yè)檔案管理工作高效運行的重要前提。第一，企業(yè)應(yīng)當結(jié)合企業(yè)檔案管理情況，對現(xiàn)有檔案管理制度進行積極改進，并對檔案借閱、歸檔以及保管等工作進行規(guī)范，并對相關(guān)檔案崗位職責進行明確，防止相互推諉情況出現(xiàn)。第二，對檔案管理績效考核體制進行完善，將檔案管理業(yè)績與工作人員薪資待遇相掛鉤，將干部任免和人事聘用制度掛鉤，以不斷規(guī)范化檔案管理工作。第三，加強監(jiān)管企業(yè)檔案管理的工作力度，采取不定期和定期檢查的方法，在第一時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)檔案工作中所存在的問題，并予以解決，以提高檔案管理質(zhì)量。

3.3 積極創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念

我國大多數(shù)企業(yè)沿用重藏輕用、被動服務(wù)的傳統(tǒng)模式。通常很少會將心思放在企業(yè)檔案信息的開發(fā)以及利用率的提高上。在新形勢下，企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)當要樹立起主動服務(wù)的理念，并積極參與到企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)驗過程中，全面掌握企業(yè)檔案利用的需求，從而有針對性地對檔案服務(wù)的內(nèi)容、形式以及范圍進行策劃與設(shè)計，并有計劃地開發(fā)、轉(zhuǎn)化以及加工電子文件信息資源，將檔案制作成信息產(chǎn)品來為用戶提供服務(wù)。第二，在確定信息服務(wù)方法時，不但要將用戶利用信息的需求考慮在內(nèi)，建設(shè)一個信息利用平臺，而且還要有效調(diào)整需求，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，運用現(xiàn)代化技術(shù)來把專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)。第三，提供跨時間、空間的服務(wù)，讓用戶能夠遠程完成檔案操作。

3.4 增加資金投入，完善檔案設(shè)施

要想確保檔案管理工作的高效開展，完善的檔案設(shè)施是關(guān)鍵，并且這會在很大程度上影響企業(yè)檔案資源的利用和檔案的安全保管。所以在新形勢下，企業(yè)應(yīng)當要增加對檔案管理的資金投入，設(shè)置專項費用，以有效完善企業(yè)檔案管理的設(shè)施，確保檔案管理工作的高效進行。第一，結(jié)合《檔案法》規(guī)定，設(shè)置單獨的庫房來作為檔案庫房，且盡可能避免在辦公樓底層設(shè)置檔案庫房，防止檔案被偷盜。第二，需做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防高溫等工作，以確保檔案資料的完整性。所以企業(yè)要配備有防盜門、吸塵器、紅外線報警器、滅菌機、專門的庫房恒溫恒濕設(shè)備等。此外，還需要配備打印機、計算機、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，逐步提升企業(yè)檔案信息化管理水平。

3.5 提高檔案管理人員素質(zhì)與能力

首先對工作人員的素養(yǎng)及能力狀況進行評估，為專職的檔案管理人員進行素質(zhì)提升和專業(yè)知識的培訓(xùn)，更重要的是要培訓(xùn)工作人員關(guān)聯(lián)檔案管理方面的法律法規(guī)、合同以及保密等相關(guān)內(nèi)容。系統(tǒng)的培訓(xùn)所有的管理人員熟練掌握檔案管理工作的流程、內(nèi)容，提高對先進辦公轉(zhuǎn)件的使用能力。

4 結(jié)束語

企業(yè)檔案主要指的是企業(yè)的生產(chǎn)、運營以及管理等活動中形成的各類具有保存價值資料的總和，其對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理有著極為重要的意義。然而在市場經(jīng)濟時代的檔案管理模式已難以滿足新形勢發(fā)展的需求，所以企業(yè)必須要采取有效的檔案管理方法來不斷提高檔案管理水平，讓企業(yè)能夠更好更快地發(fā)展。