辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)分析

文/吳茵茜，浙江交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院

一般來(lái)說(shuō)，辦公室工作特別復(fù)雜，責(zé)任重大。如果管理不當(dāng)，會(huì)影響管理工作的順利進(jìn)行。精細(xì)管理的辦公室工作是企業(yè)基本管理工作的重要構(gòu)成部分；管理工作的順利進(jìn)行，不僅能提高企業(yè)管理的效率，也能保證提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。然而，在辦公室工作的精細(xì)管理中存在著一些問(wèn)題，會(huì)導(dǎo)致管理效率低下，還會(huì)使得精細(xì)管理的特點(diǎn)和意義喪失。所以，本文對(duì)辦公室工作的精細(xì)化管理的難點(diǎn)及對(duì)策進(jìn)行了深入的分析，可供參考。

1 辦公室工作精細(xì)化管理的重要性

辦公室作為一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)性的部門(mén)，在實(shí)際過(guò)程中有著承上啟下的作用，如辦公室工作出現(xiàn)問(wèn)題，則就會(huì)給企業(yè)造成重大的損失。由于辦公室具有工序多、規(guī)模大等特征，因此在進(jìn)行辦公室的工作中，應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定各個(gè)辦公室管理人員的權(quán)限以及義務(wù)，加強(qiáng)各個(gè)管理人員的相互配合性。只有通過(guò)高質(zhì)量的辦公室工作管理，才能夠有效地提升辦公室工作的整體效率。通過(guò)對(duì)辦公室工作進(jìn)行管理控制，可以有效的將這些影響因素對(duì)辦公室工作的不利影響壓到最小，從而提高辦公室工作效率，帶來(lái)更高的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，提高辦公室工作的使用價(jià)值，從而為社會(huì)創(chuàng)造出了更高的應(yīng)用價(jià)值。應(yīng)當(dāng)積極改革辦公室工作管理方式，提升辦公室工作管理效率與質(zhì)量，從而為建設(shè)高質(zhì)量的辦公室工作奠定基礎(chǔ)。在進(jìn)行辦公室工作管理的過(guò)程中，管理人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立明確的管理目標(biāo)，即在確保辦公室工作的基礎(chǔ)上最大幅度地減少各類(lèi)不必要的消耗，從而提高辦公室工作成本經(jīng)濟(jì)效益。

2 辦公室工作精細(xì)化管理中的難點(diǎn)問(wèn)題

2.1 辦公室管理制度不健全

體制上的不健全直接就影響著整個(gè)辦公室管理工作。有一些辦公室的建設(shè)和管理部門(mén)對(duì)管理機(jī)制的建設(shè)過(guò)于隨便，沒(méi)有依據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行體制的建設(shè)，導(dǎo)致辦公室管理體制設(shè)計(jì)不科學(xué)、實(shí)用性低等問(wèn)題的產(chǎn)生；沒(méi)有一個(gè)健全科學(xué)的管理體制，辦公室的管理工作也沒(méi)有一個(gè)可以遵循和依據(jù)的管理制度，從而無(wú)法進(jìn)行規(guī)范的管理工作，導(dǎo)致辦公室管理工作效率低下；另外很多管理部門(mén)缺乏管理機(jī)制的約束，在責(zé)權(quán)劃分上也不清晰明確，所以健全管理體制是非常重要的。

2.2 辦公室工作人員整體素質(zhì)不高

辦公室管理工作主要就是由管理人員進(jìn)行的，所以管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平直接就影響著辦公室管理的效果和質(zhì)量。辦公室管理人員綜合素質(zhì)和技能低下是很多辦公室普遍存在的問(wèn)題，因?yàn)檗k公室管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)的管理技能，直接的管理工作效率低下，在辦公室管理出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，也無(wú)法提供有效的管理措施，導(dǎo)致很多的施工問(wèn)題和管理問(wèn)題無(wú)法得到及時(shí)有效的解決和處理。除此之外，還有很多的管理人員自身的管理意識(shí)不強(qiáng)，不重視管理工作，不積極的進(jìn)行管理工作，這也是辦公室管理效率低下的重要原因，所以想辦法去提高辦公室管理人員的綜合素質(zhì)和管理意識(shí)是非常重要的。

3 辦公室工作精細(xì)化管理的對(duì)策

3.1 建立健全的管理制度

辦公室是一個(gè)工作較為復(fù)雜的部門(mén)，需要建立起一整套科學(xué)合理的辦公室管理體系，合理科學(xué)的規(guī)章制度能夠很大程度的保障項(xiàng)目施工的有序進(jìn)行，排除很多不必要的錯(cuò)誤的發(fā)生。管理機(jī)制的建立要符合企業(yè)的實(shí)際管理情況和管理水平，要在管理機(jī)制中明確管理人員的職責(zé)和管理權(quán)限，通過(guò)管理機(jī)制來(lái)不斷規(guī)范管理人員的管理工作；要健全責(zé)任機(jī)制，將管理中出現(xiàn)的問(wèn)題落實(shí)到人，這樣也可以提高管理人員對(duì)自身管理工作的重視度和責(zé)任感，從而更好的進(jìn)行辦公室的管理工作。為了確保辦公室工作的順利進(jìn)行，要明確辦公室每個(gè)人員的工作職責(zé)，減少辦公室員工偷懶，推脫責(zé)任的現(xiàn)象。建立一個(gè)相對(duì)完善的辦公室考評(píng)體系，使得辦公室工作人員的各項(xiàng)工作、職責(zé)、素質(zhì)等結(jié)合在一起，與其績(jī)效成績(jī)結(jié)合在一起，給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，來(lái)提高辦公室工作人員的積極性。

3.2 提高辦公室工作人員的素質(zhì)

辦公室工作人員的素質(zhì)是影響辦公室工作和管理的重要因素，如果辦公室工作人員的素質(zhì)不強(qiáng)，直接就會(huì)導(dǎo)致工作的積極性降低，進(jìn)而導(dǎo)致各種管理問(wèn)題的出現(xiàn)，所以要對(duì)辦公室管理策略進(jìn)行研究，首先就要對(duì)辦公室工作人員的素質(zhì)進(jìn)行分析，要樹(shù)立并提高辦公室工作人員的素質(zhì)。定期的對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行管理的教育培訓(xùn)，尤其是對(duì)如擁有相關(guān)職權(quán)的辦公室管理人員，以提高他們的辦公室工作人員的素質(zhì)，進(jìn)而發(fā)揮出其監(jiān)督管理的作用。需要他們認(rèn)真的學(xué)習(xí)，熟記工作規(guī)范，能夠科學(xué)合理的運(yùn)用監(jiān)督管理效能，嚴(yán)格按照工作條例進(jìn)行監(jiān)督管理工作。只有提高了辦公室人員的整體素質(zhì)，才能夠在辦公室工作過(guò)程中，將各個(gè)職位效能發(fā)揮到最大。辦公室高層管理人員要提高對(duì)辦公室工作人員素質(zhì)的重視度，不能因?yàn)楣芾砉ぷ鳠o(wú)法帶來(lái)直接的利益而輕視管理工作，要加大對(duì)辦公室素質(zhì)提高工作方面的支出，從而為辦公室管理水平的提高提供思想基礎(chǔ)。

3.3 引進(jìn)相關(guān)法律法規(guī)，加大監(jiān)管力度

國(guó)家應(yīng)當(dāng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)暮暧^調(diào)控，引進(jìn)相關(guān)的法律法規(guī)，加大監(jiān)管力度。同時(shí)，國(guó)家還要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的監(jiān)管，為了進(jìn)一步確保企業(yè)辦公的整體質(zhì)量，建立了專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，它在一定程度上代表了政府對(duì)規(guī)定的企業(yè)工作進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督。對(duì)企業(yè)所進(jìn)行的各項(xiàng)工作加大檢查力度，重復(fù)檢查，確保是在合格的情況下發(fā)放使用，能達(dá)到我國(guó)要求的標(biāo)準(zhǔn)，不會(huì)發(fā)生問(wèn)題。

4 結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)期，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)各個(gè)部門(mén)管理的重視，尤其是對(duì)辦公室工作的管理，將辦公室管理工作作為企業(yè)管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)。如今我國(guó)的各個(gè)企業(yè)面臨著國(guó)外市場(chǎng)的沖擊與挑戰(zhàn)，只有不斷加強(qiáng)自身實(shí)力才能夠立足于國(guó)際市場(chǎng)求得發(fā)展與生存。只有貫穿企業(yè)管理的理念，同時(shí)聘用有才能、有膽量和交際能力好的辦公室領(lǐng)導(dǎo)人員,并且在實(shí)踐中不斷學(xué)習(xí)和改進(jìn)辦公室管理方法,做到科學(xué)性、高效性。