淺析醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題及其策略

文/王麗娟，利津縣虎灘中心衛(wèi)生院

醫(yī)院作為社會(huì)工作的一個(gè)特殊行業(yè)，承載著保障人民身心健康的偉大重任。而醫(yī)院檔案作為一種存儲(chǔ)和加工信息的載體，反映醫(yī)院發(fā)展信息的內(nèi)容也越來(lái)越廣泛。從以前單一的文書(shū)檔案、手寫(xiě)病歷檔案、照片檔案到今天門(mén)類眾多的數(shù)字化檔案、科研檔案、影像檔案、縮微膠片檔案、電子病案、實(shí)物檔案等。隨著檔案存儲(chǔ)門(mén)類的不斷豐富，它詳細(xì)、生動(dòng)地記載著醫(yī)院在不同歷史發(fā)展時(shí)期的進(jìn)程，客觀反映了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的發(fā)展規(guī)律，體現(xiàn)了人民生產(chǎn)生活、醫(yī)療保健水平的發(fā)展方向。以下就醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題及其策略進(jìn)行探討。

1 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的意義

醫(yī)院檔案類別很多，包括病歷、圖書(shū)、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、文書(shū)文件、人事、科研等方面。面對(duì)日益深化的醫(yī)療改革和競(jìng)爭(zhēng)，醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中最可靠的原始記錄，是最具權(quán)威性的憑證，尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失，其原貌將無(wú)法復(fù)原再生，其損失無(wú)法估量。因此加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，對(duì)于保護(hù)檔案資料，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案無(wú)可替代的憑證作用。并且加強(qiáng)檔案管理工作可以充分發(fā)揮檔案的作用，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院建設(shè)目標(biāo)服務(wù)。為維護(hù)醫(yī)院歷史的真實(shí)面貌服務(wù)。為醫(yī)院改革調(diào)整工作思路提供準(zhǔn)確依據(jù)。為調(diào)節(jié)醫(yī)院的形象及患者支持率奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。為研究本專業(yè)業(yè)績(jī)和科技創(chuàng)新提供第一手資料。是進(jìn)行科學(xué)分析，制定醫(yī)院發(fā)展方向的好教材，加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)、利用實(shí)現(xiàn)信息資源共享。全面真實(shí)有效地完整發(fā)揮檔案在醫(yī)療專業(yè)中的作用，對(duì)醫(yī)院的管理水平、醫(yī)療水平、科研項(xiàng)目及醫(yī)院健康發(fā)展的未來(lái)具有深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)和歷史意義。

2 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題分析

醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題主要表現(xiàn)為：（1）檔案管理工作重視程度不夠。由于檔案管理工作的主要目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù)利用，對(duì)于立竿見(jiàn)影的經(jīng)濟(jì)效益和顯著的社會(huì)效益難以產(chǎn)生。因此，醫(yī)院管理層缺乏對(duì)檔案管理工作足夠的重視和支持。普遍存在“重臨床、輕管理，重業(yè)務(wù)、輕檔案”的意識(shí)。認(rèn)識(shí)不到檔案工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的價(jià)值和作用，造成檔案工作人員工作熱情和工作主動(dòng)性逐步減退，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。（2）醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的歸檔管理范圍。許多醫(yī)院未設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，檔案人員只是由辦公室或行政科室人員兼職，管理內(nèi)容局限，醫(yī)院重要檔案資源如：科研檔案、教學(xué)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、病案則分別由各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)管理，各類檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，缺乏完整的檔案收集范圍和保管期限。錯(cuò)過(guò)了檔案最佳的收集、整理、歸檔時(shí)限。導(dǎo)致醫(yī)院檔案文件材料收集內(nèi)容不夠齊全，整理規(guī)程不規(guī)范，裝訂質(zhì)量不過(guò)關(guān)等檔案基礎(chǔ)質(zhì)量問(wèn)題，造成檔案歸檔率和完整率下降，從而影響了醫(yī)院檔案質(zhì)量。（3）缺乏專業(yè)的檔案管理人才。醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平要求很高的工作。從檔案的收集、整理到分類、立卷、歸檔，直至開(kāi)發(fā)利用，無(wú)一不體現(xiàn)著檔案工作者過(guò)硬的專業(yè)理論水平和管理能力。而目前，檔案整理工作大多是兼職人員，日常工作繁雜，處理文件時(shí)間少，難以做到及時(shí)、完整、全面地收集所需歸檔文件，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的策略

3.1健全檔案管理制度。為了提高醫(yī)院管理的水平，在醫(yī)院檔案管理中，基于保證檔案管理工作得到有效開(kāi)展，通常會(huì)制定檔案管理制度作為檔案管理工作的依據(jù)。但是隨著檔案信息的變化，以及醫(yī)院檔案管理工作重心的變化，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行進(jìn)一步完善非常重要。（1）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)增加管理內(nèi)容。隨著醫(yī)院檔案管理內(nèi)容的變化，醫(yī)院檔案制度也需要進(jìn)行必要的調(diào)整，其中主要應(yīng)增加相應(yīng)的管理內(nèi)容，使醫(yī)院檔案管理能夠更加完善，進(jìn)而滿足醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求。（2）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)提高可行性。在對(duì)醫(yī)院檔案管理制度進(jìn)行完善的過(guò)程中，應(yīng)注重提高醫(yī)院檔案管理制度的可行性，使醫(yī)院檔案管理能夠在具體執(zhí)行中具有良好的指導(dǎo)性。（3）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)提高科學(xué)性和合理性。醫(yī)院檔案管理制度作為檔案管理工作的重要依據(jù)，只有保證其科學(xué)性和合理性才能更好地為醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)。因此，提高檔案管理制度的科學(xué)性和合理性是十分重要的。

3.2明確醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容，并且制定管理目標(biāo)。要想提高檔醫(yī)院案管理效果，就要對(duì)檔案管理的內(nèi)容有足夠的了解，并根據(jù)檔案管理內(nèi)容制定具體的管理目標(biāo)。具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：（1）醫(yī)院檔案管理應(yīng)明確檔案的類別。在醫(yī)院檔案管理中，檔案資料主要可以分為基建檔案、人事檔案、病例檔案和醫(yī)療技術(shù)檔案等多種內(nèi)容，針對(duì)不同的檔案資料，其管理側(cè)重點(diǎn)是不同的，要想提高檔案管理的實(shí)際效果，就要明確檔案的類別。（2）醫(yī)院檔案管理應(yīng)提高全面性。考慮到醫(yī)院檔案管理內(nèi)容較多，在具體的管理過(guò)程中，只有提高檔案管理的全面性，才能使醫(yī)院的檔案管理工作取得積極效果，滿足醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需要。（3）醫(yī)院檔案管理應(yīng)提高針對(duì)性?；卺t(yī)院檔案類型多的特點(diǎn)，在檔案管理中，應(yīng)根據(jù)不同的檔案內(nèi)容采取不同的檔案管理措施，保證醫(yī)院的多種檔案資料都能得到有效管理，提高檔案管理的整體效果。

3.3積極采用現(xiàn)代化的管理手段。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理只有積極采用現(xiàn)代化的管理手段，才能提高檔案管理的實(shí)際效果。（1）醫(yī)院檔案管理應(yīng)增加信息化手段。基于醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需要，以及信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在醫(yī)院檔案管理中增加信息化管理手段，不但可以強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理效果，還能提高醫(yī)院檔案管理效率。（2）醫(yī)院檔案管理應(yīng)配備必要的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施。為了方便醫(yī)院檔案信息的查詢和調(diào)閱，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)配備必要的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)查詢和調(diào)用，提高醫(yī)院檔案管理的整體效果，減少管理成本。（3）醫(yī)院檔案管理應(yīng)構(gòu)建高效的電子管理系統(tǒng)。構(gòu)建高效的電子管理系統(tǒng)，是提高醫(yī)院檔案管理效果的關(guān)鍵。其中電子管理系統(tǒng)應(yīng)成為醫(yī)院檔案管理的重要著力點(diǎn)，應(yīng)通過(guò)增加電子設(shè)施和集成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為突破口，提高醫(yī)院檔案管理的整體效果。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，要想提高醫(yī)院檔案管理的實(shí)效性，醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，就要明確檔案管理內(nèi)容，制定具體的檔案管理目標(biāo)，并進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理制度，同時(shí)，還要積極采用現(xiàn)代化的管理手段，保證醫(yī)院檔案管理工作能夠得到有效的開(kāi)展，為醫(yī)院管理提供有力支持。