淺析郵政企業(yè)以信息化引領(lǐng)內(nèi)控建設(shè)的做法及成效

中國郵政集團(tuán)公司浙江省分公司

內(nèi)部控制現(xiàn)代企業(yè)深化改革、完善公司治理和運(yùn)作機(jī)制、實(shí)現(xiàn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的重要手段，是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分。郵政企業(yè)經(jīng)歷了政企分開、郵銀郵速等多項(xiàng)重大改革之后，正處在向現(xiàn)代化企業(yè)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，根據(jù)企業(yè)管理的系統(tǒng)要求，遵循重要性和成本效益原則，以目前重點(diǎn)項(xiàng)目為切入點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，推動(dòng)企業(yè)全面深化內(nèi)部控制。

一、郵政企業(yè)深化企業(yè)內(nèi)控的背景

黨的十九大報(bào)告指出，中國特色社會主義進(jìn)入了新時(shí)代，我國經(jīng)濟(jì)已由高速增長階段轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展階段，目前正處在轉(zhuǎn)變發(fā)展方式、優(yōu)化經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、轉(zhuǎn)換增長動(dòng)力的攻關(guān)期，必須堅(jiān)持質(zhì)量第一，效益優(yōu)化。以發(fā)展質(zhì)量為標(biāo)桿的時(shí)代，我們要更加注重企業(yè)運(yùn)行的質(zhì)量，注重視企業(yè)核心能力的建設(shè)，注重企業(yè)效益。加強(qiáng)內(nèi)控是提升企業(yè)管理水平、促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展的重要手段。

郵政企業(yè)是全網(wǎng)全程的網(wǎng)絡(luò)型企業(yè)，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大和經(jīng)營業(yè)務(wù)的不斷拓展，企業(yè)管理層很難對企業(yè)各種經(jīng)營活動(dòng)直接進(jìn)行管控。為了確保企業(yè)資產(chǎn)的安全完整、提高會計(jì)信息質(zhì)量和經(jīng)營管理效率、保障企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，防止發(fā)生舞弊和低效率行為，需要通過內(nèi)部控制來加強(qiáng)對次級管理層和員工的管理和控制。雖然郵政企業(yè)在企業(yè)內(nèi)控管理上做了大量的卓有成效的工作，但仍有三個(gè)方面需要進(jìn)一步加強(qiáng)：

1.目前的內(nèi)控體系缺乏一套系統(tǒng)性的規(guī)范。目前的控制制度和控制措施，多是針對部分生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)制定的，未形成以內(nèi)部環(huán)境為基礎(chǔ)、貫穿全部生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)、信息可及時(shí)傳遞和有效溝通的系統(tǒng)性控制規(guī)范。

2.缺乏以系統(tǒng)的信息化固化的內(nèi)控流程。目前郵政使用的業(yè)務(wù)和管理信息系統(tǒng)林林總總，但是系統(tǒng)之間缺乏有效的整合，難以通過信息化的手段來固化內(nèi)控信息流，信息溝通的效率和準(zhǔn)確性難以保證，且控制成本較高。

3.缺乏富有執(zhí)行力的內(nèi)控環(huán)境。對于明確的法規(guī)、政策、管理辦法執(zhí)行不到位的情況普遍存在。負(fù)責(zé)監(jiān)控活動(dòng)的職能部門未建立定期的內(nèi)控評價(jià)制度。內(nèi)部控制機(jī)制的運(yùn)行效果還不夠理想，與現(xiàn)代企業(yè)制度要求的內(nèi)部控制還有較大的差距。

郵政企業(yè)的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型思路就是要求以信息化貫穿企業(yè)經(jīng)營管理全過程，以信息化提升企業(yè)經(jīng)營品質(zhì)、管理品質(zhì)和現(xiàn)代郵政服務(wù)品質(zhì)。

二、郵政企業(yè)深化內(nèi)控的關(guān)鍵要素

1.以信息化引領(lǐng)，是提升內(nèi)控執(zhí)行力的關(guān)鍵。深化企業(yè)內(nèi)控的重點(diǎn)是把信息化貫穿于內(nèi)控工作的各個(gè)方面，用信息化管控?cái)?shù)據(jù)，保障源頭數(shù)據(jù)的真實(shí)性，用信息化固化內(nèi)控制度，規(guī)避人為主觀因素對制度執(zhí)行的弱化效應(yīng)，更好地支撐企業(yè)經(jīng)營管理決策，提升內(nèi)控執(zhí)行的剛性和常態(tài)化。用信息化手段固化流程，規(guī)范制度的應(yīng)用，通過數(shù)據(jù)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)運(yùn)行管理上的問題，會大大加快數(shù)據(jù)分析的速度和效率，減少人為因素，以此讓企業(yè)“瘦身”輕裝上陣。企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)是項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，只有依靠信息化才能使內(nèi)部控制建設(shè)落地生根、使內(nèi)部控制真正落到實(shí)處、使內(nèi)控管理實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理，提高內(nèi)部控制效率。

2.以重點(diǎn)項(xiàng)目為切入點(diǎn)、分步實(shí)施，是完善企業(yè)內(nèi)控體系的有效途徑。企業(yè)內(nèi)部控制是一個(gè)持續(xù)、不斷改進(jìn)、綜合性的管理過程，涉及的范圍包括企業(yè)經(jīng)營和管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，如果沒有外力推動(dòng)，則深化內(nèi)控很可能流于形式。因此，針對目前郵政企業(yè)內(nèi)控管理的現(xiàn)狀，根據(jù)重要性和成本效益原則，從確保企業(yè)資產(chǎn)的安全、經(jīng)營的合法合規(guī)性和防范風(fēng)險(xiǎn)的角度入手，篩選出重點(diǎn)推進(jìn)項(xiàng)目，并出臺內(nèi)控項(xiàng)目管理的具體實(shí)施意見，對各項(xiàng)目內(nèi)控管理的目標(biāo)、流程及考核制度進(jìn)行了明確，通過完善和明晰規(guī)章制度，為基層有效落實(shí)總部內(nèi)控建設(shè)的管理意圖及規(guī)范管理創(chuàng)造制度環(huán)境。

3.強(qiáng)化全員內(nèi)控意識，提升內(nèi)控執(zhí)行力，是內(nèi)控建設(shè)的有力保障。企業(yè)內(nèi)控控制涵蓋企業(yè)經(jīng)營管理的各個(gè)層級、各項(xiàng)業(yè)務(wù)和各個(gè)環(huán)節(jié)，只有各部門緊密配合，才能形成一個(gè)規(guī)范、完整的工作體系。正是基于共同參與的理念，在設(shè)計(jì)內(nèi)控制度時(shí)，均明確牽頭部門與配合部門的職責(zé)，落實(shí)責(zé)任部門，實(shí)現(xiàn)了各個(gè)層級、各個(gè)環(huán)節(jié)聯(lián)動(dòng)的工作體系。通過多部門的主動(dòng)參與和協(xié)作配合，有效地提高了各級郵政企業(yè)員工的內(nèi)控意識，初步形成富有執(zhí)行力的內(nèi)控環(huán)境。

三、郵政企業(yè)深化企業(yè)內(nèi)控的主要做法和成效

近年來，郵政企業(yè)以重點(diǎn)內(nèi)控項(xiàng)目建設(shè)為階段性目標(biāo)，以全面推進(jìn)責(zé)任中心損益核算系統(tǒng)為手段，大力推進(jìn)重點(diǎn)內(nèi)控項(xiàng)目的實(shí)施，取得了初步的成效。

(一)推進(jìn)重點(diǎn)內(nèi)控項(xiàng)目建設(shè)，內(nèi)控薄弱環(huán)節(jié)逐步改善，經(jīng)營管理水平逐步提升

近年來，郵政企業(yè)以重點(diǎn)內(nèi)控項(xiàng)目建設(shè)為切入點(diǎn)，持續(xù)推進(jìn)深化內(nèi)控體系建設(shè)。一是實(shí)現(xiàn)薪酬集中發(fā)放管理，強(qiáng)化人工成本管控。實(shí)現(xiàn)薪酬的傳統(tǒng)發(fā)放模式向信息化技術(shù)輔助下的集中發(fā)放模式過渡，進(jìn)一步理順了薪酬發(fā)放流程，提高薪酬集中發(fā)放程度，完善薪酬管理系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。二是規(guī)范房屋資產(chǎn)出租管理，提升資產(chǎn)收益水平。制定出臺了房產(chǎn)出租管理和考核辦法，明確對房產(chǎn)出租管理實(shí)行分級審批，并推廣應(yīng)用房屋租賃管理系統(tǒng)，做到房產(chǎn)出租收入與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中出租收入相一致，為規(guī)范和固化房產(chǎn)出租管理流程提供了信息化支撐。三是加強(qiáng)用戶欠費(fèi)管理,提升發(fā)展質(zhì)量。完成用戶欠費(fèi)模塊的加載、培訓(xùn)、機(jī)構(gòu)清理、數(shù)據(jù)核對、正式上線工作。從部門、客戶、專業(yè)、賬齡等各個(gè)角度對欠費(fèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位的分析，從而監(jiān)督各單位欠費(fèi)事前風(fēng)險(xiǎn)管理的落實(shí)。通過財(cái)務(wù)預(yù)警系統(tǒng)持續(xù)監(jiān)控改善，用戶欠費(fèi)控制穩(wěn)定，用戶欠費(fèi)帳齡持續(xù)改善。四是加強(qiáng)存貨管理，提升資產(chǎn)運(yùn)營效率。進(jìn)一步規(guī)范集郵、分銷和報(bào)刊零售存貨采購的請購與審批、采購與驗(yàn)收、付款等行為，并充分利用集郵系統(tǒng)、分銷業(yè)務(wù)系統(tǒng)、零售報(bào)刊系統(tǒng)等信息化手段，加強(qiáng)對存貨的管理與控制，保證合理確認(rèn)存貨價(jià)值，保證存貨的安全完整，提高存貨運(yùn)營效率。

(二)穩(wěn)步推進(jìn)責(zé)任中心損益核算系統(tǒng)應(yīng)用，初步實(shí)現(xiàn)成本管控從粗放式向精細(xì)化轉(zhuǎn)變

將責(zé)任中心損益核算系統(tǒng)推廣和應(yīng)用作為深化內(nèi)控的重要內(nèi)容，通過初步建立以損益核算系統(tǒng)為基礎(chǔ)的管理會計(jì)體系，提升成本管控精細(xì)化水平，為經(jīng)營決策提供更加完善、全面的財(cái)務(wù)信息。應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的成本管理、預(yù)算執(zhí)行管控、內(nèi)部控制、績效考核和經(jīng)營政策制定等，取得了初步的成效：

1.成本核算信息化、透明化。通過對各基層單位費(fèi)用支出事項(xiàng)進(jìn)行信息化處理，各部門使用的各項(xiàng)費(fèi)用在系統(tǒng)中一目了然，清晰可見，既提供了對各部門數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的實(shí)用平臺，也為進(jìn)一步的數(shù)據(jù)應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

2.成本管控規(guī)范化、制度化。通過系統(tǒng)信息化的報(bào)賬流程，使費(fèi)用的使用和管理更加規(guī)范；而系統(tǒng)的歸口管理功能，解決了之前職能部門對部分歸口費(fèi)用管理的無序狀態(tài)，提高了歸口部門的管理責(zé)任心，改變了純粹由財(cái)務(wù)部門管理監(jiān)督各項(xiàng)費(fèi)用支出的方式，加強(qiáng)了上下、同級部門之間的監(jiān)督和相互牽制。

3.成本管理標(biāo)桿化、預(yù)警化。部分單位通過對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的深入研究，將各基層單位重點(diǎn)損益指標(biāo)定期進(jìn)行公布和對比，形成了預(yù)警機(jī)制，并建立了各項(xiàng)費(fèi)用平均標(biāo)桿和先進(jìn)標(biāo)桿指標(biāo)。對于和標(biāo)桿數(shù)據(jù)差距較大的單位，引導(dǎo)其對費(fèi)用明細(xì)進(jìn)行分析，細(xì)化成本費(fèi)用的有效性；同時(shí)結(jié)合各項(xiàng)標(biāo)桿費(fèi)用數(shù)據(jù)要求各級管理者各自對比分析生產(chǎn)性成本的效益，利用預(yù)算和定額控制非生產(chǎn)性費(fèi)用的使用和管理，從而有效提高了財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量。

4.預(yù)算管理精細(xì)化、全程化。根據(jù)系統(tǒng)核算結(jié)果將有效收入、費(fèi)用中的百元收入印制費(fèi)、百元收入集郵品成本、百元收入低耗品、水電費(fèi)、宣傳費(fèi)、招待費(fèi)等提前預(yù)發(fā)給完成較差的單位，提醒其關(guān)注預(yù)算完成情況并及早采取對策；各部門和分支機(jī)構(gòu)也積極關(guān)注數(shù)據(jù)情況，根據(jù)其結(jié)果對本部門或機(jī)構(gòu)的經(jīng)營行為進(jìn)行自查，或作出相應(yīng)調(diào)整。

四、總結(jié)

大量的管理實(shí)踐證明：得控則強(qiáng)、失控則弱、無控則亂。郵政企業(yè)在向現(xiàn)代化企業(yè)邁進(jìn)的征程中，植根于制度化、依托于信息化的內(nèi)控建設(shè)是企業(yè)的必修課，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必經(jīng)途徑。