檔案信息數(shù)字化的基本問題

（齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區(qū)機構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心，齊齊哈爾161000）

所謂檔案信息數(shù)字化，是通過計算機錄入、高速掃描技術(shù)、縮微與聲像檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)、影像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)字存儲技術(shù)等，將傳統(tǒng)載體檔案的目錄與內(nèi)容等轉(zhuǎn)換成計算機可以識別的數(shù)字形式，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程。

一、檔案信息數(shù)字化的作用

具體地講，檔案信息數(shù)字化的作用在于：

1.提高檔案管理工作效率

通過檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，檔案的整理、查詢、保護都可以借助于計算機信息系統(tǒng)進行，較之傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式大大提高了工作效率。

2.壓縮存儲空間，實現(xiàn)異地備份

為了減輕災(zāi)難發(fā)生時對檔案實體可能造成的不可挽回的損失，需要對珍貴的檔案文件進行異地備份。運用數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)，可以以較低的成本獲得檔案的數(shù)字化備份，而且檔案數(shù)據(jù)庫占用的物理空間很小，因此對于實現(xiàn)異地備份十分有利。目前，考慮到盡管數(shù)字化技術(shù)檢索效率高，但縮微膠片比磁盤光盤等載體保存時間更長，保真性能更好，一些學(xué)者提倡為檔案原件同時建立縮微膠片備份與數(shù)字化備份，以減少在檔案長期保存中可能發(fā)生的損失。

3.擴大檔案利用范圍，充分發(fā)揮檔案價值

檔案數(shù)字化所帶來的最大好處莫過于可以為更多的用戶提供本地或遠程檔案信息服務(wù)。經(jīng)過數(shù)字化之后，一份檔案文件信息可以通過計算機檢索系統(tǒng)同時為多人提供閱覽服務(wù)，還可以借助于檔案網(wǎng)站、電子郵件以及其他網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)，為異地用戶提供遠程服務(wù)。

4.促進檔案開放，提高檔案館的公共服務(wù)能力

數(shù)字化大大加快了檔案的開放步伐，使得更多的開放檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)為公眾提供服務(wù)，從而提高了檔案館的公共服務(wù)能力，使檔案信息資源可以更多地為社會政治、經(jīng)濟與文化事業(yè)服務(wù)。

二、檔案信息數(shù)字化的對象

對于檔案館(室)而言，檔案信息數(shù)字化工作包括：紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，縮微檔案的數(shù)字化及其與數(shù)字檔案之間的相互轉(zhuǎn)換，聲像檔案的數(shù)字化以及實體檔案，無論是哪種載體形式檔案的數(shù)字化工作，都應(yīng)遵循規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化、安全性、經(jīng)濟性原則，以保證數(shù)字化檔案信息真實、完整地忠實于檔案原件。具體地，應(yīng)保證工作流程的科學(xué)性，業(yè)務(wù)要求的標(biāo)準(zhǔn)化，工作過程與信息系統(tǒng)的安全性，保證檔案數(shù)字化項目管理的質(zhì)量與效率。

檔案信息數(shù)字化的對象包括館藏目錄、檔案文件全文以及館藏資料全文。其中，檔案目錄的數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的第一步，也是實現(xiàn)檔案自動化管理的基礎(chǔ)。通過對目錄條目的數(shù)字化，可以實現(xiàn)對實體檔案文件的計算機檢索，方便用戶查找實體檔案文件，提高檔案管理人員的工作效率。檔案文件與檔案資料的全文數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)，是實現(xiàn)對檔案全文信息進行計算機管理和檢索的條件，是實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化傳遞和共享的基礎(chǔ)。檔案文件種類繁多，數(shù)量巨大，而且具有不同的密級和開放范圍，因此要慎重選擇數(shù)字化的對象，分析判斷提供數(shù)字化利用的范圍，比如：是進行目錄級的數(shù)字化還是全文級的數(shù)字化?是提供館內(nèi)全文檢索還是提供網(wǎng)上全文檢索?從而有重點、分階段、分步驟地進行館藏開放檔案的全文數(shù)字化工作。

三、檔案信息數(shù)字化的方式

在檔案數(shù)字化過程中，各檔案館根據(jù)各自的實際條件，常常采用不同的工作方式。有的檔案館將數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作外包給專業(yè)公司；有的檔案館則自己購買數(shù)字化設(shè)備，成立專門的部門進行數(shù)字化工作；也有的檔案館與專業(yè)公司合作，派出本館的專業(yè)人員與承包公司合作完成任務(wù)。從目前我國的情況來看，第三種形式比較常見。

檔案數(shù)字化是一項工作量大、質(zhì)量要求高的工作，由專業(yè)機構(gòu)來承擔(dān)可以保證工作質(zhì)量和項目進度，有利于工作的順利完成。在檔案信息數(shù)字化之前，應(yīng)當(dāng)就館藏檔案數(shù)字化的范圍、結(jié)構(gòu)、數(shù)量進行選擇和鑒定。

四、館藏檔案數(shù)字化之前的鑒定

數(shù)字化是一項需要花費較多人力物力和時間的工程，成本較高。在有限的條件下，一個檔案館不可能把全部檔案數(shù)字化，而只能選擇其中的部分檔案進行數(shù)字化。因此，在一個檔案館開始館藏檔案數(shù)字化之前，應(yīng)當(dāng)進行系統(tǒng)規(guī)劃，確定將要進行數(shù)字化的檔案種類、數(shù)量、范圍和結(jié)構(gòu)，這就需要對館藏檔案進行鑒定，篩選出準(zhǔn)備進行數(shù)字化的那部分檔案。

檔案數(shù)字化之前的鑒定與傳統(tǒng)的檔案價值鑒定既有相似之處，又有不同之處，需要遵循特定的原則。對此，有學(xué)者提出了精練原則、存史原則與使用優(yōu)先原則；也有學(xué)者提出了利用價值性原則、搶救性原則、主體原則、原貌與系統(tǒng)性原則。

結(jié)語

從數(shù)字時代檔案學(xué)科的構(gòu)建我們不難發(fā)現(xiàn)，檔案學(xué)的發(fā)展要適應(yīng)時代的要求，創(chuàng)新是不可或缺的因素。數(shù)字時代的檔案學(xué)科建設(shè)應(yīng)本著特色與創(chuàng)新的思路，走一條以新型學(xué)科方向確立為動力、以學(xué)術(shù)隊伍建設(shè)為基礎(chǔ)、以學(xué)術(shù)研究為核心、以信息化人才培養(yǎng)為目標(biāo)的發(fā)展道路。

[1]朱玉媛.論檔案學(xué)研究體系的構(gòu)成要素及其相互關(guān)系.檔案學(xué)通訊，2009.

[2]劉新安.論傳統(tǒng)檔案理論在變革中的作用.北京檔案，2012.□