關(guān)于電子檔案管理工作的實(shí)踐與探討

林文亮

摘 要 檔案對(duì)國(guó)家和社會(huì)而言，是寶貴的精神和文化財(cái)富，能夠資政存史，傳承文明；對(duì)普通公民而言，更是憑證，是勞動(dòng)成果。隨著社會(huì)、科技的發(fā)展和進(jìn)步，檔案載體的種類也隨之增加，電子檔案就是其中一類。電子檔案以其共享性、快捷性以及高密度性等特點(diǎn)，廣受使用者的喜愛，然而電子檔案在給使用者提供便利的同時(shí)，也給檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。本文就關(guān)于電子檔案管理工作進(jìn)行探討，提出有效地開展電子檔案管理工作的實(shí)踐方法，以期電子檔案管理工作能高效有序地進(jìn)行。

關(guān)鍵詞 電子檔案 管理工作 實(shí)踐與探討

1當(dāng)前電子檔案管理工作存在的問(wèn)題

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案的載體逐漸增多，其中紙質(zhì)載體日益被其他載體取代，特別是電子檔案的興起，給紙質(zhì)載體帶來(lái)了巨大的沖擊，人們的工作生活方式逐漸趨向于無(wú)紙化，無(wú)紙化辦公也逐漸成為常態(tài)。當(dāng)然，電子檔案帶來(lái)便利的同時(shí)，也給檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，主要有以下幾點(diǎn)：一是安全問(wèn)題?，F(xiàn)今普遍用網(wǎng)絡(luò)來(lái)發(fā)布和傳輸電子文件，然而在文件的傳輸過(guò)程中，時(shí)常有文件內(nèi)容被泄密、破壞等問(wèn)題出現(xiàn)，使得電子文檔存在安全隱患，也就是給電子檔案管理工作帶來(lái)麻煩。同時(shí)，電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性強(qiáng)，且忘記保存或備份文件的情況時(shí)有發(fā)生，致使設(shè)備常因故障問(wèn)題或黑客侵入而丟失、損壞電子檔案。

二是管理水平問(wèn)題。盡管科技發(fā)展達(dá)到一定的成熟度，但當(dāng)前電子檔案的管理水平仍處于較低水平，檔案管理工作平臺(tái)不健全，而且檔案管理人員的能力不足，管理系統(tǒng)不適用于當(dāng)前的管理工作，致使現(xiàn)代化管理技術(shù)不能在電子檔案管理工作中充分發(fā)揮其重要作用。

三是電子檔案信息的可讀性受到科技發(fā)展的制約，U盤、光盤等儲(chǔ)存電子資源的載體常由于軟件、硬件升級(jí)，編碼技術(shù)變化等原因造成文檔格式不能兼容，致使電子文檔信息不可讀取。四是原始性、真實(shí)性問(wèn)題。電子檔案具有原始性和真實(shí)性這兩個(gè)基本屬性，其內(nèi)容可被不留痕跡的修改，而且電子檔案信息與載體是可分離的，電子檔案信息若是離開原有的載體，電子檔案的原始性易被破壞，無(wú)法分辨電子檔案的真實(shí)性和權(quán)威性。

2有效開展電子檔案管理工作的實(shí)際方法

2.1健全電子檔案管理的管理體系

電子檔案的信息在形成、處理、歸檔、保管以及利用等過(guò)程中都有可能出現(xiàn)信息丟失、損壞、更改的問(wèn)題，哪怕信息安全技術(shù)足夠健全，也需要有相應(yīng)的管理體系來(lái)保障電子檔案的安全。因此，建立健全電子檔案管理的管理體系，制定相關(guān)規(guī)章制度，建立電子檔案管理的工作平臺(tái)，加強(qiáng)電子檔案的原始性和真實(shí)性這兩個(gè)基本屬性的保護(hù)，十分具有現(xiàn)實(shí)長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。在規(guī)章制度的制定過(guò)程中，要滿足一定的要求，即充分體現(xiàn)規(guī)章制度的科學(xué)性、合理性和保證制度的實(shí)用和約束作用，并且檔案管理相關(guān)的部門應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的要求不斷建立健全檔案管理工作的規(guī)章制度，與時(shí)俱進(jìn)，合理運(yùn)用現(xiàn)代化科技，才能將檔案管理工作做好。規(guī)章制度的制定是為了使電子檔案管理工作更好地實(shí)施，在實(shí)際的實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行和遵守電子檔案管理的制度，并制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度來(lái)規(guī)范電子檔案管理工作，充分體現(xiàn)制度本身的權(quán)威性和執(zhí)行的嚴(yán)肅性。此外，從電子檔案管理體系中的信息化資源的共享性出發(fā)，著重健全檔案管理信息化的安全管理制度，并且檔案管理人員要有安全管理意識(shí)并保持高度的警惕性，自覺遵守和貫徹相關(guān)的規(guī)章制度，依法開展電子檔案的管理工作，使得電子檔案管理工作穩(wěn)定的進(jìn)行。

2.2加強(qiáng)電子檔案管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理人員作為電子檔案管理工作的實(shí)際操作者，其工作能力的優(yōu)劣，直接影響電子檔案管理工作的開展。電子檔案管理人員應(yīng)樹立新的現(xiàn)代性的檔案管理理念，并且應(yīng)具有較強(qiáng)的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，不僅要熟練掌握檔案方面的理論和實(shí)踐專業(yè)知識(shí)，還必須要了解一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)等其他方面的知識(shí)，通過(guò)培訓(xùn)、研討會(huì)等方式，拓展電子檔案管理人員的知識(shí)面，加強(qiáng)理論、實(shí)踐知識(shí)的學(xué)習(xí)，規(guī)范他們的操作流程，使他們能熟悉操作電腦進(jìn)行檔案管理工作，便于其更好地理解和認(rèn)識(shí)檔案管理信息化，創(chuàng)新檔案管理、服務(wù)方式，以提高電子檔案管理人員的管理工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，滿足時(shí)代的發(fā)展需求。同時(shí)，要注重精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)他們對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、電子檔案管理專業(yè)知識(shí)以及思想素質(zhì)等方面的學(xué)習(xí)，使他們具備精通計(jì)算機(jī)技術(shù)、熟悉檔案管理專業(yè)知識(shí)、熱愛檔案事業(yè)、素質(zhì)高、責(zé)任性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，為電子檔案管理工作順利的開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的現(xiàn)代化管理。

2.3加強(qiáng)電子檔案管理技術(shù)

隨著科技的快速發(fā)展，電子檔案管理技術(shù)也在不斷提高，但仍有不足之處。為了使電子檔案管理工作高效地開展，提高電子檔案管理技術(shù)水平非常重要。在實(shí)際管理電子檔案工作中，應(yīng)根據(jù)我國(guó)實(shí)際的技術(shù)水平情況，制定一個(gè)科學(xué)的、可行的檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，使檔案保持其原始性和真實(shí)性，并有效地解決信息可讀性制約問(wèn)題。事實(shí)上，加強(qiáng)電子檔案管理技術(shù)的有效措施是加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用在生產(chǎn)生活中，同樣也被應(yīng)用于電子檔案管理工作中，利用先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，即配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的軟、硬件設(shè)備，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；還可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)管理電子檔案，即積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)整合檔案信息資源、強(qiáng)化電子檔案的目錄、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化整合，使電子檔案充分發(fā)揮其積極作用，從而提高電子檔案管理工作的效率、實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作正常的進(jìn)行。

3結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子檔案管理工作盡管已經(jīng)有所改進(jìn)，但仍然存在不足，因此，本文從電子檔案管理工作的不足點(diǎn)出發(fā)，分析、研究其原因，在電子檔案管理的管理體系、電子檔案管理人員的培養(yǎng)、電子檔案管理技術(shù)三個(gè)方面，提出電子檔案管理工作改進(jìn)的有效方法，提高電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使其更好地為社會(huì)服務(wù)。

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