醫(yī)療機構(gòu)檔案管理模式與探討

摘 要：醫(yī)療機構(gòu)檔案管理是醫(yī)院管理體系重要組成部分，其管理質(zhì)量直接影響到整體醫(yī)療機構(gòu)的管理及發(fā)展，故長期以來都得到了醫(yī)療相關(guān)工作人員們的重視及關(guān)注尤其是醫(yī)療機構(gòu)檔案管理人員，足以見得檔案管理對醫(yī)療機構(gòu)管理及發(fā)展的重要性。盡管如此，我國目前的醫(yī)療機構(gòu)檔案實際管理中依然還存在檔案信息資源不足、信息化建設(shè)意識不強、管理標(biāo)準(zhǔn)不完善等問題，所以必須不斷完善和改進醫(yī)療計劃管理模式。對此，本文作者根據(jù)自己的醫(yī)療檔案管理經(jīng)驗，詳細分析了醫(yī)療機構(gòu)檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療機構(gòu)；檔案管理；問題及措施

醫(yī)療機構(gòu)檔案簡單的來說就是醫(yī)療機構(gòu)用于醫(yī)學(xué)科學(xué)發(fā)展的一系列資料，主要包括了人民群眾身心健康資料、醫(yī)療技術(shù)信息等資料，直接關(guān)系到了醫(yī)療事業(yè)發(fā)展及人民群眾健康水平提升，使得加強醫(yī)療機構(gòu)檔案管理顯得非常重要。隨著我國醫(yī)療事業(yè)政策的不斷增加很多人民對健康的意識得到了提高，這意味著人們對醫(yī)療的需求也隨著增加，而醫(yī)療檔案數(shù)量在該中形勢影響下也會越來越大，這無疑是增加了醫(yī)療機構(gòu)檔案的管理難度，所以必須提高醫(yī)院管理者、醫(yī)護人員的檔案管理水平及信息處理能力，以保證醫(yī)療機構(gòu)檔案得到高效管理，相應(yīng)的信息資源也能夠得到高效應(yīng)用，從而推動醫(yī)療事業(yè)健康發(fā)展，提高我國人民群眾的健康水平。所以下文先從檔案信息化建設(shè)意識、信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)、軟件應(yīng)用系統(tǒng)和資金投入等方面分析了醫(yī)療機構(gòu)檔案管理存在的問題，然后這此基礎(chǔ)上分析了強化醫(yī)療機構(gòu)檔案管理的有效措施。

1 醫(yī)療機構(gòu)檔案管理中存在的問題

1.1 檔案信息化建設(shè)的意識不高

很多醫(yī)療機構(gòu)對于檔案信息化建設(shè)意識不足，只注重本院的經(jīng)濟效益和業(yè)務(wù)的發(fā)展，忽略對檔案資源的管理，沒有把檔案資源管理當(dāng)成是醫(yī)院管理中一個重要的組成部分，導(dǎo)致整體的檔案管理水平停滯不前。

1.2 檔案信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)不完善

實際醫(yī)療機構(gòu)檔案管理中并沒有建立較為完善的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案收集、整理、歸檔、立卷、保管等出現(xiàn)毫無秩序、混亂不堪等不良現(xiàn)象，降低了整體醫(yī)療機構(gòu)檔案管理水平。另外，很多醫(yī)療機構(gòu)人事管理系統(tǒng)、收費系統(tǒng)等并不完善且與實際不符，導(dǎo)致管理脫節(jié)[1]。

1.3 醫(yī)療機構(gòu)檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入不夠

就醫(yī)療機構(gòu)檔案管理來說，不管是國家相關(guān)政府，還是醫(yī)療機構(gòu)本身來說，投入其中的資金都是非常有限的，導(dǎo)致單獨依靠當(dāng)?shù)刎斦A(yù)算是無法來購置先進設(shè)備進行全新檔案管理體系構(gòu)建的，致使檔案管理所需設(shè)備難以完善、設(shè)備逐漸老化等，影響了整體的檔案管理。

1.4 檔案管理人員專業(yè)能力及職業(yè)素養(yǎng)有待提高

第一，部分檔案管理專業(yè)知識文化水平不高且技能掌握不熟練；第二，部分管理者年齡大，無法接受和使用計算機網(wǎng)絡(luò)管理醫(yī)療機構(gòu)檔案；第三，部分檔案管理人員責(zé)任心不強且缺乏創(chuàng)新精神，導(dǎo)致醫(yī)療機構(gòu)檔案管理水平難以提高。

2 強化醫(yī)療機構(gòu)檔案管理的有效措施

2.1 強化醫(yī)療機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)及管理者的檔案管理意識

第一，醫(yī)療機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者及管理者要提高對醫(yī)療機構(gòu)檔案管理的重視度，并將工作精力分一部分到檔案管理上來，必要情況下要給檔案室配備專職檔案管理人員和構(gòu)建較為完善的信息管理系統(tǒng)；第二，要定期對各級醫(yī)療機構(gòu)干部和職工進行檔案管理意識及職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，以提高整體醫(yī)療機構(gòu)工作人員的檔案管理意識；第三，加強醫(yī)療檔案管理工作宣傳力度，使更多的醫(yī)療機構(gòu)管理者、領(lǐng)導(dǎo)者及相關(guān)工作者意識到醫(yī)療機構(gòu)檔案管理的重要性和必要性，從而提高他們的檔案管理意識[2]。

2.2 建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

第一，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合各級醫(yī)藥衛(wèi)生部門檔案管理實際，制定較為完善的檔案管理體制和工作機制，通過情況可通過綜合型檔案室的建立來完善檔案管理工作機制，并配套較為完善的管理體制，從而保證檔案室的檔案得到合理化及科學(xué)性管理；第二，對于部分小型醫(yī)療機構(gòu)來說，直接建立專門的檔案室，然后對所有檔案進行集中統(tǒng)一管理，管理程序為：檔案分類（包括醫(yī)療材料文件、藥材信息資料、患者病歷等）→根據(jù)對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)處理和保存檔案→利用計算機信息技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)庫，并設(shè)置檢索網(wǎng)頁，使檔案使用者通過該頁面檢索就能夠找到和應(yīng)用相關(guān)檔案→定期更新檔案數(shù)據(jù)庫，以保證檔案的真實性和可靠性[3]。

2.3 建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加大資金投入

1）檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立：根據(jù)檔案管理實際需要構(gòu)建相應(yīng)的管理項目及網(wǎng)絡(luò)站點，例如構(gòu)建文書檔案管理、醫(yī)療檔案管理和科技檔案等。其中文書檔案小組屬于行政職能部門，主要工作內(nèi)容不僅包括了黨群工作和行政管理，還包括了醫(yī)療管理、護理管理、預(yù)防保健管理、基本建設(shè)管理、設(shè)備儀器管理和會計管理等項目；醫(yī)療檔案則是以臨床科室為主開展醫(yī)療管理事項，主要管理范圍包括內(nèi)科、外科、婦產(chǎn)科、兒科等，實際管理中要盡可能涵蓋所有專業(yè)科室；科技檔案管理則主要以科研教學(xué)為主，管理過程中不僅要明確檔案工作負責(zé)人，還需要連接不同科室的管理工作，以形成醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò)，使得科技檔案管理小組或部門能夠收集到更有價值的檔案資料，最后對檔案進行整理、嚴(yán)格簽字、登記、入庫手續(xù)等操作，形成信息資源最為豐富且多樣化的信息資源庫[4]。

2）加大資金的投入：即醫(yī)療結(jié)構(gòu)要盡可能爭取當(dāng)?shù)卣鲩T出臺的輔助性資金，如醫(yī)療基金、政策輔助資金等，然后將這些資金分出20%投入到檔案管理中，以保證檔案管理軟件系統(tǒng)的完善及統(tǒng)一，同時還建立較為完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

2.4 加強對檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)

第一，醫(yī)療機構(gòu)要組建專門培訓(xùn)小組，小組中要配置相應(yīng)的檔案管理專家及工作經(jīng)驗豐富的工作者，以實現(xiàn)對檔案管理人員的專業(yè)化及系統(tǒng)化培訓(xùn)；第二，對于已經(jīng)工作半年以上的檔案管理者要定期性對他們進行檔案信息管理基礎(chǔ)知識及職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，以鞏固他們的檔案信息管理知識技能，培訓(xùn)的內(nèi)容包括檔案管理基礎(chǔ)知識及技能、計算機基礎(chǔ)技能等；第三，對于新來的檔案管理人員則進行1個月的持續(xù)性、專業(yè)化和綜合性培訓(xùn)，以提高他們的檔案管理專業(yè)能力、綜合素質(zhì)及職業(yè)素養(yǎng)等，使他們成為綜合能力很強的醫(yī)療機構(gòu)檔案管理人員，從而提高醫(yī)療機構(gòu)檔案管理工作質(zhì)量及效率[5]。

3 結(jié)語

總而言之，醫(yī)療機構(gòu)檔案管理對醫(yī)療事業(yè)發(fā)展起著不可代替的促進作用，其管理質(zhì)量及效率提高不僅能夠促進醫(yī)療機構(gòu)檔案管理信息化發(fā)展，還能夠提高醫(yī)療機構(gòu)管理水平及醫(yī)療水平，從而促進整體醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展及進步，最終推動我國社會健康可持續(xù)發(fā)展。通過上文分析了解到，目前我國醫(yī)療機構(gòu)檔案管理中不僅存在信息化建設(shè)意識不高和重視度不高的問題，還存在檔案信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)不完善、軟件系統(tǒng)不統(tǒng)一、資金投入不足以及檔案管理人員專業(yè)能力不高等問題，所以需要通過強化醫(yī)療機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)及管理者的檔案管理意識；建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并配齊管理人員；建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)等渠道來強化醫(yī)療機構(gòu)檔案管理，最終提高醫(yī)療機構(gòu)檔案管理水平。

參考文獻

[1]侯瑞蘭.信息化背景下醫(yī)療檔案共享存在的問題與對策[J].辦公自動化，2018，23（12）：56-58.

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[3]王肖.醫(yī)療檔案管理信息化優(yōu)勢分析及其實現(xiàn)途徑探索[J].才智，2017（13）：242.

[4]袁梅.醫(yī)療檔案管理信息化的優(yōu)勢與實現(xiàn)途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（15）：41.

[5]周娟.基層醫(yī)療機構(gòu)檔案信息化建設(shè)初探[J].檔案與建設(shè)，2015（12）：80-81.

作者簡介

潘悅鵬（1982-），男，漢族，吉林集安，本科，館員。