高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策研究

鄧晶

摘 要：隨著我國的教育改革的深化，高校的管理工作模式的創(chuàng)新也顯得比較重要，高校檔案管理信息化建設(shè)工作是比較重要的，做好這一層面的工作，就要從多角度出發(fā)，提高檔案管理信息化建設(shè)水平。本文先就高校檔案管理信息化建設(shè)要求以及遵循的原則加以闡述，然后就高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和發(fā)展策略詳細(xì)探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)現(xiàn)狀

高校的檔案管理信息化建設(shè)工作的開展當(dāng)中，需要多角度進(jìn)行分析研究，結(jié)合高校的檔案管理的實(shí)際情況，采取科學(xué)的措施加強(qiáng)信息化建設(shè)，保障信息化建設(shè)工作能和檔案管理的工作需求緊密結(jié)合起來。通過從理論層面深化檔案管理信息建設(shè)研究，就能為解決實(shí)際問題起到一定促進(jìn)作用。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)要求及遵循的原則

1.1 高校檔案管理信息化建設(shè)要求

高校檔案管理信息化建設(shè)要滿足相應(yīng)的要求，在信息化標(biāo)準(zhǔn)制定方面是比較重要的，信息化建設(shè)前對信息化中的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要明確，最大化提高檔案信息化通用性，通過數(shù)字化形式存儲，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)就能將檔案信息化最大化價值發(fā)揮出來。檔案管理信息化體制設(shè)計要注重，傳統(tǒng)體制已經(jīng)和當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)要求不相符合，要結(jié)合當(dāng)前的信息化體制進(jìn)行設(shè)計，這樣才能提高建設(shè)發(fā)展的要求[1]。另外，檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展當(dāng)中，對于信息化系統(tǒng)開發(fā)以及人才培養(yǎng)也要注重，這些都是高校檔案管理信息化發(fā)展的重要要求。

1.2 高校檔案管理信息化建設(shè)遵循的原則

高校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要按照全周期管理原則，檔案管理存儲以及使用的管理是基礎(chǔ)，要從生命周期的角度考慮管理，將檔案的產(chǎn)生以及存儲和使用等各個環(huán)節(jié)都要加強(qiáng)管理，最大化提高管理的質(zhì)量水平。需要加強(qiáng)不同檔案客觀運(yùn)行規(guī)律正確把握，對檔案不同環(huán)節(jié)的特征要能夠充分把握，這樣才能將檔案管理的工作做好。

再者，檔案管理信息化建設(shè)中，需要按照雙軌制原則。檔案信息化建設(shè)固然重要，但是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理是基礎(chǔ)，所以要將數(shù)字化檔案和紙質(zhì)化檔案的管理能兼顧，紙質(zhì)檔案管理是基礎(chǔ)，數(shù)字化檔案管理是升級，是提高檔案管理效率的重要手段[2]。只有按照雙軌制的原則，才能有助于檔案管理信息化建設(shè)的良好發(fā)展。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和發(fā)展策略

2.1 高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

從當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀能看到，其中還存在著諸多問題有待解決，這些問題的存在是阻礙高校檔案管理發(fā)展的重要因素，主要有以下幾個層面：

其一，沒有加強(qiáng)重視信息化建設(shè)。高校檔案管理信息化發(fā)展是趨勢，加強(qiáng)信息化建設(shè)才能真正提高檔案管理工作的質(zhì)量水平。而在實(shí)際的信息化建設(shè)方面一些高校領(lǐng)導(dǎo)層對此并沒有重視，檔案管理還是采用的傳統(tǒng)管理方式，對檔案管理信息化建設(shè)的投入力度比較薄弱，沒有和實(shí)際的需求相結(jié)合，這些都是影響檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的重要因素。

其二，專業(yè)化人才比較缺乏。高校檔案管理信息化建設(shè)中，需要有專業(yè)化人才的支持，這是提高檔案信息化管理質(zhì)量水平的基礎(chǔ)，但從實(shí)際的發(fā)展情況能看到，專業(yè)人才缺乏的問題比較突出，一些管理人員的信息化操作水平比較低，思想觀念還沒有轉(zhuǎn)變，在檔案管理的整體效率上較低，不利于檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展[3]。

其三，信息化建設(shè)安全問題突出。檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展過程中，做好安全的管理問題是比較基礎(chǔ)的問題。而當(dāng)前高校檔案管理工作的開展中，網(wǎng)絡(luò)安全問題比較突出，數(shù)據(jù)庫建設(shè)比較緩慢，沒有和實(shí)際的需求相滿足。面對日益復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，高校檔案管理信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)也比較大，對于安全問題的解決就愈來愈緊迫。

2.2 高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展策略

高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展過程中，需要和實(shí)際的發(fā)展要求緊密結(jié)合起來，針對性的加以促進(jìn)，筆者就此提出幾點(diǎn)發(fā)展策略：

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識。高校檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，需要先從思想觀念上及時轉(zhuǎn)變，從多角度重視檔案管理信息化建設(shè)。進(jìn)入到新的時代發(fā)展背景下，高校檔案管理的模式創(chuàng)新愈來愈重要，高校領(lǐng)導(dǎo)者要從思想觀念上及時轉(zhuǎn)變，將檔案管理信息化建設(shè)作為學(xué)校管理發(fā)展的重要內(nèi)容[4]。只有從思想觀念上及時轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新檔案管理的模式，提高檔案管理的整體服務(wù)水平，才能真正有助于促進(jìn)高校檔案管理良好發(fā)展。

強(qiáng)化專業(yè)人才培養(yǎng)力度。為保障檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展，從人力資源的管理上要加強(qiáng)重視，做好專業(yè)人才培養(yǎng)的相關(guān)工作。和高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展的要求緊密結(jié)合起來，建立強(qiáng)大的高素質(zhì)人才隊(duì)伍，將人才的主導(dǎo)地位得以充分的體現(xiàn)。高校檔案管理信息化建設(shè)工作發(fā)展中，要注重檔案管理人才的培養(yǎng)，學(xué)校要多組織檔案管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動，提高檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)水平，和當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的需求相結(jié)合，只有從這些基礎(chǔ)層面得到了強(qiáng)化，才能為專業(yè)人才的價值發(fā)揮打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。人才培養(yǎng)的模式是多樣化的，通過講座以及組織網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等方式，提高檔案管理專業(yè)水平。

加強(qiáng)檔案信息化管理的安全保障。為能有效提高檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率，就要充分注重從安全管理工作方面加強(qiáng)重視，做好檔案信息的安全防護(hù)工作。我國高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作發(fā)展當(dāng)中，需要不斷加大投入的力度，要能有充足的資金作為保障，從整體上提升檔案管理信息化建設(shè)的安全性[5]。處理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全性要能得以保障，滿足多元化操作等，從這些方面得到了加強(qiáng)，才能真正有助于檔案信息化建設(shè)的整體質(zhì)量控制。

3 結(jié)語

綜上，檔案管理信息化建設(shè)過程中，做好基礎(chǔ)性的工作是比較關(guān)鍵的，結(jié)合高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展要求，制定針對性的應(yīng)對措施，從而才能保障高校檔案信息化管理的質(zhì)量。通過此次對檔案信息化建設(shè)發(fā)展的研究分析，就能為實(shí)際的檔案信息化建設(shè)發(fā)展起到一定促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]王洪波.淺談職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代職業(yè)教育.2017（33）.

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[3]劉朝文.基于區(qū)域視野的高校檔案信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù).2017（01）.

[4]鄒凡.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的建設(shè)研究[J].蘭臺世界.2016（13）.

[5]王翀.基于信息化環(huán)境的高校檔案管理策略[J].辦公室業(yè)務(wù).2016（03）.