文/王琳，寧鄉(xiāng)市人力資源和社會(huì)保障局

1 引言

隨著醫(yī)院的不斷進(jìn)步和全面建設(shè)，檔案資源的利用率顯著提高。文件管理工作從過(guò)去一直被忽視，現(xiàn)在受到更多管理者的關(guān)注。特別是隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，醫(yī)院積極加入推進(jìn)信息管理，提高信息管理質(zhì)量的行列，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院信息平臺(tái)的建設(shè)和不斷更新。在這種趨勢(shì)的影響下，醫(yī)院檔案管理也在積極信息化。但就目前醫(yī)院信息化建設(shè)情況而言，仍處于初步探索階段。通過(guò)相關(guān)部門的批準(zhǔn)，可以完善完整的工傷保險(xiǎn)檔案。工傷保險(xiǎn)檔案工作程序繁瑣且工作量較大。在實(shí)踐中，有必要加強(qiáng)對(duì)工傷保險(xiǎn)檔案管理的重視，以確保工傷保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化，科學(xué)化和信息化。為此，在此過(guò)程中，加強(qiáng)信息化，完善科學(xué)建設(shè)計(jì)劃，在檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案質(zhì)量和效益已成為必然趨勢(shì)。

2 工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的意義

2.1 推動(dòng)商業(yè)檔案信息化建設(shè)

能否滿足工傷保險(xiǎn)的實(shí)際需要工傷保險(xiǎn)是一種國(guó)家推行的社會(huì)保險(xiǎn)，受到廣泛關(guān)注。在目前的情況下，湘潭市約有20萬(wàn)人參保。在實(shí)際的收款和支付中，它主要是基于紙張的紙質(zhì)材料文件。目前，工傷保險(xiǎn)工作正變得越來(lái)越密集。在日常工作管理中，工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理成為重要內(nèi)容，有必要運(yùn)用信息管理方法來(lái)滿足管理的實(shí)際需要。

2.2 改善檔案管理工作

在當(dāng)前的管理情況下，在業(yè)務(wù)文件數(shù)據(jù)中，保險(xiǎn)文件和事故報(bào)告文件占大多數(shù)。對(duì)于由該集合形成的原始文件，應(yīng)該手動(dòng)收集并同時(shí)分類。這種方法消耗了一定的人力物力，也占用了更多的存儲(chǔ)空間。一些原始文檔存儲(chǔ)在存檔中。很難在數(shù)據(jù)文件中查詢被保險(xiǎn)人員的數(shù)據(jù)。同時(shí)搜索和咨詢也非常不方便。 3.商業(yè)檔案信息的建設(shè)可以促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的提高。被保險(xiǎn)人員享受的待遇應(yīng)基于業(yè)務(wù)檔案提供的信息。在一定程度上，保險(xiǎn)單位的信用狀況也由業(yè)務(wù)文件提供。因此，服務(wù)管理系統(tǒng)的全面構(gòu)建可以促進(jìn)信息價(jià)值的提高，同時(shí)促進(jìn)服務(wù)效率的提高，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

3 工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的特征

首先，實(shí)用性的特點(diǎn)，隨著我國(guó)工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，大量的信息被記錄在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中。它載有關(guān)于國(guó)家政策的資料。第二，將信息化工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，文件的數(shù)據(jù)記錄在服務(wù)器系統(tǒng)和磁卡等載體上。第三,共享的特點(diǎn),信息化工傷保險(xiǎn)中心需要向業(yè)主提供信息化自助服務(wù)平臺(tái)。

4 工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)

一是節(jié)約管理成本信息化檔案管理是以電子檔案的形式管理工傷保險(xiǎn)信息。只有有足夠的計(jì)算機(jī)和內(nèi)存的硬盤才能保存許多醫(yī)療保險(xiǎn)患者的檔案。使用信息化管理的工傷保險(xiǎn)檔案，可以減少材料和人力的浪費(fèi)，達(dá)到節(jié)約成本的效果。其次，提高管理效率信息化工作傷害保險(xiǎn)檔案管理是一種以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的管理模式，通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)入、保存、搜索檔案文件。如果健康保險(xiǎn)患者想申請(qǐng)醫(yī)療保險(xiǎn)，他或她只需要在索引上輸入患者的基本信息就可以找到相關(guān)的數(shù)據(jù)。即使您需要修改文件的內(nèi)容，也只需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的輸入、復(fù)制和粘貼工作，并添加索引標(biāo)簽以形成新的文件材料。這種信息化的檔案管理有利于提高工傷保險(xiǎn)信息的管理效率。三是增加工傷保險(xiǎn)檔案信息功能，是為了維護(hù)被保險(xiǎn)人的法律利益。被保險(xiǎn)人自保險(xiǎn)之日起至退休或死亡期間的繳費(fèi)期限、醫(yī)療保險(xiǎn)待遇等全部記錄在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案中，是加強(qiáng)工傷保險(xiǎn)日常管理的重要依據(jù)。工傷保險(xiǎn)檔案是一個(gè)使用率很高的檔案。隨著我國(guó)社會(huì)醫(yī)療保障制度的不斷完善，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案必須具備更多的信息功能，為社會(huì)和居民服務(wù)。

5 工傷保險(xiǎn)的檔案管理存在的問(wèn)題

檔案管理是政府機(jī)構(gòu)管理的基本環(huán)節(jié)，如果管理工作不科學(xué)，就會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部器官和檔案的混亂，也不會(huì)完全凸顯檔案的價(jià)值。完善的檔案管理可以從根本上保證工傷保險(xiǎn)。反過(guò)來(lái)，合理使用檔案從根本上提高了整體經(jīng)濟(jì)效益，但總的來(lái)說(shuō)。目前，工傷管理仍存在一些問(wèn)題和不足，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。相關(guān)單位注重財(cái)務(wù)工作，人事工作，組織和其他相關(guān)內(nèi)容教育，但沒(méi)有理解文件管理的重要性，并認(rèn)為文件管理只是一個(gè)簡(jiǎn)單的保存文章的工作。它對(duì)文件管理的內(nèi)涵沒(méi)有深刻的理解和分析，在一定程度上降低了文件管理的功能。其次，文件管理模式落后于當(dāng)前工傷文件管理工作。雖然它具有一定的規(guī)模，但總的來(lái)說(shuō)，文件管理的方法相對(duì)落后，各個(gè)職能部門仍然存在分散管理的問(wèn)題。缺乏持續(xù)穩(wěn)定不利于檔案工作的發(fā)展。工傷文件管理不科學(xué)。在信息開(kāi)發(fā)過(guò)程中，辦公自動(dòng)化電子文檔出現(xiàn)在各個(gè)機(jī)構(gòu)中，但在工傷保險(xiǎn)的文件管理過(guò)程中仍存在一些問(wèn)題，不能滿足實(shí)際需要。

6 工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)策略

6.1 創(chuàng)建安全的工作平臺(tái)

要?jiǎng)?chuàng)建安全的工作平臺(tái)，首先需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)封閉的管理環(huán)境，例如使用LAN的網(wǎng)絡(luò)管理方法，它非常適合作為數(shù)據(jù)安全保護(hù)的平臺(tái)。這種網(wǎng)絡(luò)管理方法可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)共享和集中管理;嚴(yán)格篩選國(guó)外數(shù)據(jù)，要切斷對(duì)外聯(lián)系人的管理。同時(shí)，醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的訪問(wèn)權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格分級(jí)，以便審閱者只能在自己的權(quán)限范圍內(nèi)自由訪問(wèn)數(shù)據(jù)。

6.2 文件信息應(yīng)數(shù)字化

檔案信息的數(shù)字化涉及更多內(nèi)容，包括視聽(tīng)文件和物理文件。紙質(zhì)文件的數(shù)字化主要是掃描圖像文件并將圖片中的文本轉(zhuǎn)換為文檔文件，最后確保紙質(zhì)文件的數(shù)字化。另外，在視聽(tīng)文件中，主要是連接轉(zhuǎn)錄設(shè)備和計(jì)算機(jī)以形成視頻文件。在物理文件中，主要目的是使用攝影和攝影來(lái)形成圖像，最后根據(jù)照片進(jìn)行全面處理。目前，對(duì)于工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)當(dāng)實(shí)施開(kāi)發(fā)制度，并將業(yè)務(wù)信息和工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)連接起來(lái)。這樣，可以充分利用數(shù)據(jù)資源，防止在文件系統(tǒng)建立過(guò)程中發(fā)生二次記錄，最終促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

6.3 制定合理完善的檔案管理制度

推進(jìn)檔案信息建設(shè)的主要目的是提高醫(yī)院的社會(huì)適應(yīng)性滿足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要。這不僅僅是一個(gè)紙面項(xiàng)目。為此,管理者必須認(rèn)識(shí)到發(fā)展的必要性和重要性,了解其在促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的重要作用和價(jià)值,從而給高識(shí)別和足夠的支持建設(shè)的檔案信息,并促進(jìn)其發(fā)展的速度。同時(shí)，管理者結(jié)合醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)的總體規(guī)劃和發(fā)展趨勢(shì)，開(kāi)發(fā)出合理、合理的檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息管理能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)規(guī)范的發(fā)展。此外，結(jié)合信息化建設(shè)的速度和發(fā)展趨勢(shì)，制定和完善具體的操作方案，明確文件管理人員的工作流程、考核方法和檢查方法，確保文件信息管理能夠達(dá)到更好的服務(wù)質(zhì)量。

6.4 文件信息檢索

在檔案信息化中，信息檢索是非常重要的，也是檔案信息化水平的重要因素。搜索應(yīng)該反映在正確率和召回率。相對(duì)而言，文件的分類有一定的局限性。一些相關(guān)文件以不相關(guān)的類別分發(fā)，以便提高檢查率。此外，從技術(shù)上講，它主要是分布式查詢，如跨表查詢和跨數(shù)據(jù)庫(kù)查詢。為了達(dá)到精度要求，需要考慮兩個(gè)方面。一是如何將文獻(xiàn)信息形成一個(gè)系統(tǒng)化的檔案知識(shí)體系。另一種是如何提供搜索詞和詞序，以滿足搜索目標(biāo)的實(shí)際需要。

6.5 檔案管理人員應(yīng)具備一定的素質(zhì)

提高員工在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理中的素質(zhì)，是保證檔案管理順利實(shí)施的基礎(chǔ)。工傷保險(xiǎn)檔案信息化，對(duì)檔案管理人員提出了相關(guān)要求。為了確保前線管理人員的整體素質(zhì),有關(guān)部門必須從三個(gè)方面選擇管理人員的招聘、培訓(xùn)和評(píng)估,也就是說(shuō),管理部門必須招募現(xiàn)代管理能力是一個(gè)經(jīng)理和巨大的發(fā)展?jié)摿?招聘后,員工在知識(shí)和技能培訓(xùn),并定期評(píng)估工作,并將其培養(yǎng)成為一種高效的管理能力和管理手段。人才。有關(guān)的管理部門也應(yīng)制定一個(gè)管理評(píng)估系統(tǒng)，將定期評(píng)估結(jié)果與員工的基金獎(jiǎng)懲聯(lián)系起來(lái)。對(duì)于檔案部門來(lái)說(shuō)，業(yè)務(wù)的質(zhì)量要求它提供數(shù)據(jù)信息等服務(wù)。此外，隨著投保單位和個(gè)人檔案數(shù)量的增加，要求檔案管理人員要促進(jìn)業(yè)務(wù)能力的提高，還要學(xué)習(xí)法律法規(guī)，以提高檔案利用效率。

7 結(jié)束語(yǔ)

總之，我國(guó)工傷保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)正在逐步推進(jìn)，因此有必要優(yōu)化檔案信息管理水平。工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)記錄的管理應(yīng)促進(jìn)信息化的實(shí)現(xiàn)，還應(yīng)積極加強(qiáng)管理意識(shí)，促進(jìn)管理質(zhì)量的提高，同時(shí)促進(jìn)管理水平的提高。此外應(yīng)積極創(chuàng)新管理方法，以確保文件管理與時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)，并與信息技術(shù)的發(fā)展同步。