張瑞芳
摘要本文分析了重大項(xiàng)目檔案工作的現(xiàn)狀,發(fā)現(xiàn)了存在的問題,制定了項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管控方法,提出了控制方法與模型。
關(guān)鍵詞重大項(xiàng)目 檔案驗(yàn)收 管控方法 控制模型
一、重大項(xiàng)目檔案工作的現(xiàn)狀及問題分析
項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備和先決條件,檔案驗(yàn)收不合格則項(xiàng)目竣工驗(yàn)收就不能通過,做好重大項(xiàng)目檔案的管理工作非常重要。
(一)現(xiàn)狀
重大項(xiàng)目檔案從形成到收集歸檔,需要設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等多個(gè)單位共同配合完成,是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。雖然各參建單位對項(xiàng)目檔案工作都非常重視,但是由于項(xiàng)目檔案自身的特點(diǎn)及各項(xiàng)目組的主觀因素,項(xiàng)目檔案工作仍存在許多問題,具體表現(xiàn)在:
(1)重大項(xiàng)目建設(shè)周期長,涉及面廣,時(shí)間跨度較大與承建單位較多等特點(diǎn)易造成檔案的丟失。一個(gè)重大項(xiàng)目建設(shè)周期短則一兩年,長則可達(dá)十多年,項(xiàng)目檔案工作一直處于運(yùn)動(dòng)和補(bǔ)充狀態(tài),再加上承建單位較多,使得項(xiàng)目文件很難做到及時(shí)歸檔,極易造成檔案丟失。
(2)項(xiàng)目建設(shè)人員主觀認(rèn)識不足,重視紅頭文件和結(jié)論性文件的管理,疏忽對過程性文件的控制,造成過程性文件缺失。項(xiàng)目人員都知道紅頭文件很重要,但是對項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的一些過程文件、隨機(jī)文件則不太重視,對這部分文件的處理比較隨意,常常用后即棄。
(3)文件材料收集歸檔難。部分參建單位或圖自用方便,或因產(chǎn)權(quán)歸屬問題,找種種借口,拒絕移交歸檔。
(4)檔案完整性、系統(tǒng)性不足,檔案驗(yàn)收不合格,影響項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。由于項(xiàng)目檔案形成的分散性和階段性特點(diǎn),以及項(xiàng)目建設(shè)人員對檔案工作認(rèn)識上存在誤區(qū)等主觀因素,導(dǎo)致文件材料歸檔難,檔案收集不齊全,完整性、系繞性得不到保證,檔案驗(yàn)收難通過等問題。
(二)問題分析
項(xiàng)目檔案收集難、歸檔問題多,原因有多個(gè)方面,根本原因還在于檔案人員無法對項(xiàng)目建設(shè)的全過程進(jìn)行有效跟蹤,難以對過程性文件做到全面監(jiān)管。要解決這個(gè)問題就必須認(rèn)真研究有效的應(yīng)對策略,建立科學(xué)、合理的全過程檔案管控模型,通過對項(xiàng)目建設(shè)流程進(jìn)行跟蹤,從而對文件產(chǎn)生流程進(jìn)行管控。
二、項(xiàng)目檔案管控應(yīng)對策略
(一)健全項(xiàng)目檔案管理機(jī)制,理順檔案管理與項(xiàng)目管理的關(guān)系
在項(xiàng)目建設(shè)過程中,項(xiàng)目建設(shè)人員往往不認(rèn)可檔案工作也是自身本職工作,檔案管理與項(xiàng)目管理之間常常脫節(jié)。究其原因,就是檔案管理與項(xiàng)目管理的關(guān)系沒有理順,項(xiàng)目建設(shè)人員沒有認(rèn)識到檔案管理本身就是整個(gè)項(xiàng)目管理的一部分,檔案管理應(yīng)當(dāng)與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。任何一個(gè)工程項(xiàng)目決不是為了形成檔案而去建設(shè)的,其產(chǎn)生的檔案材料都是服務(wù)于該項(xiàng)目本身的,因而不可能將檔案工作單獨(dú)分割開來,檔案管理與項(xiàng)目管理之間是—個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體,屬于包含于與被包含的關(guān)系。
(二)檔案部門要轉(zhuǎn)變思路,提前動(dòng)手主動(dòng)介入,變事后收集為事前知曉和事中管控
檔案工作在傳統(tǒng)上屬于工作流程的最末端,在工作層面上處于后臺位置,檔案部門要想在末端的位置控制前端剛剛生成或尚未生成的文件,就必須轉(zhuǎn)變工作思路,提前介入到工作流程的前端。首先,在制度層面,建立項(xiàng)目檔案備案制度,項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)審批后向檔案部門備案,使檔案部門在后方也能事前知曉前方的工作。檔案工作無法對項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行同步跟蹤,關(guān)鍵的難點(diǎn)就在于檔案部門事前不了解項(xiàng)目建設(shè)方的情況。其次,檔案部門在備案后應(yīng)立即組織人員對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn),一方面培養(yǎng)他們的檔案意識,另一方面使其掌握必要的檔案管理技能。此外,建立項(xiàng)目檔案工作信息通報(bào)制度,強(qiáng)化對項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo),做到事中管控。
(三)認(rèn)真研究項(xiàng)目檔案的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)規(guī)律,建立有序可控的文件控制體系
全程管控理念的目標(biāo)是將項(xiàng)目檔案工作貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過程,使項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段、每個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的每份文件都處于受控狀態(tài)。這就要求檔案人員熟悉項(xiàng)目運(yùn)作流程,準(zhǔn)確把握項(xiàng)目文件的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)規(guī)律,做到文件運(yùn)轉(zhuǎn)與材料歸檔無縫銜接,文件在某階段運(yùn)轉(zhuǎn)完畢即進(jìn)入歸檔程序,即使歸檔不全,文件也可處于可追蹤狀態(tài),從而確保文件可控。檔案人員可以根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的流程圖,對應(yīng)地設(shè)計(jì)一個(gè)文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)和控制圖,在項(xiàng)目建設(shè)的不同階段跟蹤相關(guān)的文件材料,做到項(xiàng)目建設(shè)與檔案工作同步,避免文件流失。
(四)建立項(xiàng)目檔案驗(yàn)收制度,賦予檔案部門否決權(quán)力,加大檔案工作約束力度
在實(shí)際工作中,許多單位并未真正落實(shí)該項(xiàng)制度,檔案部門是服務(wù)部門,對建設(shè)單位既無約束權(quán)力也無有效約束手段,除由國家或有關(guān)省部委投入的重點(diǎn)項(xiàng)目上級要求必須組織檔案驗(yàn)收外,一般情況下建設(shè)單位對檔案驗(yàn)收既不邀請也不配合,檔案驗(yàn)收制度成了一紙空文。這就要求檔案部門加強(qiáng)與項(xiàng)目主管部門的協(xié)同配合,借外力推動(dòng)項(xiàng)目檔案工作的發(fā)展,檔案行政主管部門要轉(zhuǎn)變思路,與各業(yè)務(wù)主管部門多協(xié)調(diào)溝通,在立法和制度層面上明確檔案部門的權(quán)力,檔案收集工作才會真正得到保證。
三、重大項(xiàng)目檔案的控制方法與模型研究
(一)控制思路
總體思路是前端控制,過程跟蹤,全程管控。
傳統(tǒng)項(xiàng)目檔案收集工作是在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前才開始進(jìn)行突擊收集歸檔,這種事后收集的做法必然會導(dǎo)致許多文件材料歸檔不全。我們要打破這個(gè)模式,從項(xiàng)目立項(xiàng)開始對每個(gè)環(huán)節(jié)的文件進(jìn)行管控,項(xiàng)目建設(shè)完成檔案收集工作即完畢,整個(gè)建設(shè)過程文件都處于跟蹤和監(jiān)控當(dāng)中,真正做到檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。
(二)控制方法
(1)前端控制:制度控制。前端控制的關(guān)鍵在于制度摔制,即在項(xiàng)目起動(dòng)時(shí)從頂層框架上設(shè)計(jì)出一種符合項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理制度,在制度上理順關(guān)系、明確職責(zé)、規(guī)范做法,把檔案工作的基本要求與工程管理的相關(guān)要求有機(jī)結(jié)合,從源頭開始將項(xiàng)目文件納入至Ⅱ管控范圍之中。檔案制度的建設(shè)和貫徹落實(shí)是項(xiàng)目檔案管控的核心,是做到項(xiàng)目檔案全過程控制的保證。
(2)法律控制:合同控制。法律控制主要是采取合同明文規(guī)定的方式,明確把項(xiàng)目檔案的收集歸檔納入到合同當(dāng)中去,運(yùn)用法律手段約束參建單位,為檔案的管控取得主動(dòng)權(quán)和法律保障。在合同條款中明確規(guī)定參建單位的檔案收集義務(wù)、歸檔的具體要求、檔案工作的進(jìn)度及檔案工作不合格的懲罰性措施等,通過法律條文為檔案工作提供剛性保障,規(guī)避拒不歸檔的各種借口,從數(shù)量、質(zhì)量、內(nèi)容和時(shí)間等方面保證檔案的完整性,從而最大限度地防止檔案的流失。
(3)人員控制:責(zé)任控制。人員控制主要是從相關(guān)人員自身責(zé)任的角度明確有關(guān)檔案工作的義務(wù)。從項(xiàng)目建設(shè)開始,建立對口的檔案機(jī)構(gòu),組建各參建單位組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò),明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目檔案管理員、設(shè)計(jì)施工監(jiān)理人員、開箱人員的有關(guān)檔案責(zé)任。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人作為總抓人員應(yīng)當(dāng)從全局角度督促做好檔案工作;指定的項(xiàng)目檔案管理人員負(fù)責(zé)具體檔案業(yè)務(wù),要想方設(shè)法協(xié)調(diào)各方人員進(jìn)行檔案移交,從根本上保證檔案的完整;設(shè)計(jì)施工監(jiān)理等參建單位應(yīng)按合同或協(xié)議要求提交經(jīng)系統(tǒng)整理的項(xiàng)目文件;參與設(shè)備開箱的文件管理人員應(yīng)當(dāng)清點(diǎn)檢查隨機(jī)文件,并及時(shí)向檔案人員進(jìn)行移交。
(4)過程控制:環(huán)節(jié)控制。過程控制是確保項(xiàng)目檔案齊全完整的關(guān)鍵,指定的項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)當(dāng)要跟蹤和掌握項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度,從項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目竣工每一個(gè)階段都應(yīng)做到項(xiàng)目建設(shè)與文件材料形成歸檔同步進(jìn)行,確保過程文件完整。指定的項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)當(dāng)是參與項(xiàng)目建設(shè)、熟知項(xiàng)目運(yùn)作流程的項(xiàng)目人員,項(xiàng)目檔案管理員能夠參加各種會議,動(dòng)態(tài)掌握項(xiàng)目文件的流向,能夠根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的不同階段科學(xué)地編制出對應(yīng)的文件歸檔范圍,協(xié)調(diào)各方人員按照歸檔范圍及時(shí)歸檔文件,對于流失的文件材料有能力進(jìn)行追蹤和補(bǔ)救。通過對項(xiàng)目建設(shè)分階段、分環(huán)節(jié)的控制,達(dá)到對過程文件的控制,最終達(dá)到對整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的全程控制。
(三)控制模型
項(xiàng)目檔案的管控主要從項(xiàng)目建設(shè)流程、項(xiàng)目文件產(chǎn)生流程和文件的管控方式三個(gè)層面來進(jìn)行建模,通過梳理和優(yōu)化文件管控和歸檔流程,建立一個(gè)流暢、有序、可追溯的文件管控模型。