提升建設(shè)工程檔案驗(yàn)收成效的對(duì)策分析

周虹君/寧波杭州灣新區(qū)規(guī)劃建設(shè)國(guó)土局

為深化“放管服”改革、優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境、推進(jìn)政府治理體系和治理能力現(xiàn)代化，2018年，國(guó)務(wù)院提出“工程建設(shè)項(xiàng)目審批制度進(jìn)行全流程、全覆蓋改革，努力構(gòu)建科學(xué)、便捷、高效的工程建設(shè)項(xiàng)目審批和管理體系”，要求按照工程建設(shè)程序?qū)⒐こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目審批流程劃分為立項(xiàng)用地規(guī)劃許可、工程建設(shè)許可、施工許可、竣工驗(yàn)收四個(gè)階段，并逐一進(jìn)行梳理精簡(jiǎn)優(yōu)化，將審批時(shí)間壓減一半以上。

浙江作為全國(guó)工程建設(shè)項(xiàng)目審批制度改革試點(diǎn)省，自我加壓，提出到2018年底，全流程審批時(shí)間壓減至100個(gè)工作日以內(nèi)；到2019年底，基本建成全省統(tǒng)一的工程建設(shè)項(xiàng)目審批體系和管理系統(tǒng)；真正實(shí)現(xiàn)流程最優(yōu)、用時(shí)最短、辦事最方便，“最多跑一次”甚至“不用跑窗口就能完成審批”。建設(shè)工程檔案驗(yàn)收是工程建設(shè)項(xiàng)目審批流程中的一個(gè)環(huán)節(jié)，囿于歸檔文件種類多、數(shù)量大、專業(yè)性強(qiáng)等因素，難以一次性通過(guò)驗(yàn)收、實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”。

1 建設(shè)工程檔案驗(yàn)收現(xiàn)狀分析

所謂建設(shè)工程檔案驗(yàn)收，就是“列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，城建檔案管理機(jī)構(gòu)按照建設(shè)工程竣工聯(lián)合驗(yàn)收的規(guī)定對(duì)工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收”，如資料齊全且符合要求，由城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具建設(shè)工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件。建設(shè)工程檔案驗(yàn)收是工程建設(shè)項(xiàng)目審批流程中的一個(gè)事項(xiàng)，處于竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)，與規(guī)劃、消防、人防等事項(xiàng)實(shí)行限時(shí)聯(lián)合驗(yàn)收。如要通過(guò)建設(shè)工程檔案驗(yàn)收，需提供一整套按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范收集整理的歸檔文件資料，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件（已形成部分）等。這部分資料涵蓋了項(xiàng)目從前期報(bào)批到竣工驗(yàn)收形成的全部相關(guān)文件；其形成單位包括發(fā)改、住建、自然資源和規(guī)劃等相關(guān)政府職能部門及各參建單位；由施工單位編制的相關(guān)資料具有內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，如施工管理文件、施工物資出廠質(zhì)量證明及進(jìn)場(chǎng)檢測(cè)文件、施工記錄文件、竣工圖等。

建設(shè)工程檔案驗(yàn)收工作要求建設(shè)單位在竣工驗(yàn)收階段完成項(xiàng)目資料收集整理并且達(dá)到檔案驗(yàn)收相關(guān)條件、要求城建檔案管理機(jī)構(gòu)在限定時(shí)間內(nèi)查看核驗(yàn)歸檔文件并作出驗(yàn)收審核意見(jiàn)，這對(duì)于建設(shè)單位和城建檔案管理機(jī)構(gòu)而言都是巨大的考驗(yàn)。在這樣的情況下，建設(shè)單位可能不止一次地需要城建檔案管理機(jī)構(gòu)針對(duì)提交的歸檔文件進(jìn)行核驗(yàn)，再按要求進(jìn)行整改，因此建設(shè)工程檔案驗(yàn)收實(shí)現(xiàn)“限期辦結(jié)”甚至“最多跑一次”是很困難的。為此，城建檔案管理機(jī)構(gòu)需要調(diào)整工作模式，不能坐等竣工驗(yàn)收階段才開始介入檔案工作，而應(yīng)在項(xiàng)目初期階段及時(shí)跟進(jìn)，即將工作“前置”，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)與服務(wù)。

2 提升建設(shè)工程檔案驗(yàn)收成效的對(duì)策

第一，需要指導(dǎo)建設(shè)單位和各參建單位建立健全項(xiàng)目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)和工作制度。以建設(shè)單位為核心和責(zé)任主體，加強(qiáng)項(xiàng)目文件過(guò)程管理，注重“預(yù)立卷”和檔案妥善保管；對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行從形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理實(shí)行全過(guò)程控制，并做到工程資料管控與項(xiàng)目施工建設(shè)同步進(jìn)行。至工程竣工時(shí)，可以基本同步完成歸檔文件的收集整理工作，這樣在工程竣工驗(yàn)收階段能夠及時(shí)提交符合相關(guān)要求的整套歸檔文件。

第二，需要加強(qiáng)與各相關(guān)單位的聯(lián)系。建立常態(tài)化建設(shè)工程檔案驗(yàn)收業(yè)務(wù)培訓(xùn)講座制度，針對(duì)建設(shè)工程檔案驗(yàn)收事項(xiàng)辦理流程、進(jìn)館范圍、歸檔文件整理質(zhì)量要求等進(jìn)行宣講交底；建立項(xiàng)目聯(lián)系人信息組，在歸檔文件形成、收集、整理等重要節(jié)點(diǎn)進(jìn)行跟蹤詢問(wèn)、了解情況，并及時(shí)提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，督促落實(shí)相關(guān)工作要求；公布辦公電話等聯(lián)系方式，提供日常咨詢服務(wù)。

第三，需要留心工作中經(jīng)常出現(xiàn)的共性問(wèn)題。對(duì)問(wèn)題進(jìn)行匯總，建立建設(shè)工程檔案歸檔業(yè)務(wù)知識(shí)庫(kù)并不斷更新，及時(shí)提供給有關(guān)單位學(xué)習(xí)參考。

第四，需要提升檔案中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平。建設(shè)工程檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，為此城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)多舉措提升中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平，如制定準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)要求等，確保中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，主動(dòng)借助中介機(jī)構(gòu)力量，對(duì)建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量進(jìn)行管控；為有需要的單位搭建交流平臺(tái)，使中介服務(wù)更有針對(duì)性。