淺析街道辦事處檔案管理存在的問題及對策

馬莉

摘 要：檔案管理是街道辦事處的工作重點(diǎn)。本文簡要分析了街道辦事處檔案管理存在的問題：檔案收集與管理不完善、基礎(chǔ)設(shè)施不全與人員流動大，提出了細(xì)化檔案收集工作、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、完善檔案管理制度、規(guī)劃人員培訓(xùn)，來加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)街道辦事處良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：街道辦事處;檔案管理;基礎(chǔ)設(shè)施

街道辦事處是政府實(shí)現(xiàn)為民服務(wù)的窗口，檔案管理在其工作中扮演者重要角色。隨著城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展，社區(qū)工作日益增加，街道辦事處的檔案存在數(shù)量龐大、類別多種的特點(diǎn)，導(dǎo)致檔案工作人員無法應(yīng)對，造成人員流動大、交接不明確的問題，使街道辦事處的檔案管理工作盤根錯(cuò)節(jié)，影響社區(qū)服務(wù)質(zhì)量。

一、街道辦事處檔案管理存在的相關(guān)問題

1.檔案收集與管理問題

街道辦事處以為民服務(wù)為工作核心，檔案資源的收集以百姓為主要元素。檔案資源的真實(shí)性、完整性十分關(guān)鍵，由于街道辦事處工作內(nèi)容繁多，檔案資源具有包羅萬象、民生百態(tài)的特點(diǎn)，給街道辦事處檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。檔案收集與管理沒有完善流程，檔案管理工作職責(zé)劃分不明確，工作人員專業(yè)技能不足，導(dǎo)致檔案管理工作毫無章法、檔案保密工作不到位等不利因素，嚴(yán)重降低檔案管理工作價(jià)值，影響社區(qū)服務(wù)工作進(jìn)展

2.基礎(chǔ)設(shè)施不全與人員流動問題

街道辦事處基礎(chǔ)設(shè)施不全，限制檔案管理工作開展。部分地區(qū)街道辦事處沒有獨(dú)立完整的檔案管理室，通常在通風(fēng)較差、陰暗潮濕的角落臨時(shí)搭建書柜，進(jìn)行檔案資料存放，不利于資料長期保存。在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員專業(yè)性不強(qiáng)，對于檔案工作缺少計(jì)劃和正確認(rèn)識，導(dǎo)致工作缺乏思路，造成檔案工作落后，影響社區(qū)服務(wù)工作。檔案工作效率出現(xiàn)問題，對社區(qū)工作造成了阻礙。調(diào)換檔案工作者，而人員流動并不能從根本上解決檔案管理工作問題，反而令檔案管理工作日益繁重。

二、街道辦事處檔案管理對策

面對如此繁多的檔案管理工作，通過提高檔案工作效率、加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，來實(shí)現(xiàn)從根源上解決檔案管理工作問題，促進(jìn)社區(qū)服務(wù)工作發(fā)展。

1.細(xì)化檔案收集工作

對于檔案資源收集，是檔案管理工作開始。想要從根源上解決檔案管理工作后期繁雜，就要從檔案收集工作為出發(fā)點(diǎn)。細(xì)化檔案收集工作流程，保障檔案資源的真實(shí)性與完整性。比如，通過紙質(zhì)填寫申請，對于表格中的填寫信息，社區(qū)工作人員運(yùn)用簡潔準(zhǔn)確的語言，復(fù)述居民填寫內(nèi)容，來確認(rèn)申請內(nèi)容真實(shí)性，再進(jìn)行檔案整理與信息歸納工作。對于網(wǎng)上申請資料，利用互聯(lián)網(wǎng)信息交互功能，進(jìn)行信息核實(shí)，保障信息的準(zhǔn)確性;再通過電話回訪，與居民確認(rèn)申請內(nèi)容，保證申請資料真實(shí)性。對于填錯(cuò)的信息及時(shí)修正，對于申請內(nèi)容表述不完整的問題，給予正確補(bǔ)充。通過細(xì)化檔案收集工作，來實(shí)現(xiàn)社區(qū)為民服務(wù)的宗旨。

2.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

提升經(jīng)費(fèi)投入，將檔案管理工作所需的硬件環(huán)境與軟件設(shè)備納入經(jīng)費(fèi)預(yù)算，來促進(jìn)檔案工作有序進(jìn)展。

（1）硬件環(huán)境建設(shè)。建設(shè)檔案室，選擇材質(zhì)防腐、防水的檔案柜，加強(qiáng)檔案資源保護(hù);采取專業(yè)防火，保持通風(fēng)、防潮，打藥防蟲的相關(guān)防護(hù)措施，來保證檔案室的清潔環(huán)境;購入專業(yè)存放檔案資源的資料夾，對資源進(jìn)行科學(xué)編碼、安全保存。通過物理設(shè)施的完善，來保證檔案資源的真實(shí)性與完整性。

（2）軟件設(shè)備建設(shè)。引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源高效利用。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行科學(xué)分類、統(tǒng)一編碼，按編碼保存、便于索引。建立多種終端服務(wù)系統(tǒng)，對資源進(jìn)行有效利用，便于社區(qū)工作。比如：某年度城區(qū)社保繳費(fèi)系統(tǒng)，可以完整查看到每個(gè)居民的繳費(fèi)情況。如果居民自行來查詢，能夠及時(shí)打出繳費(fèi)詳單，為其提供高效率社區(qū)服務(wù)。

3.完善檔案管理制度

檔案管理工作流程分為：檔案采集、資源分類、資源編碼、信息整合、資源利用五個(gè)流程。建立完善的管理制度，對檔案進(jìn)行科學(xué)管理。對于每個(gè)環(huán)節(jié)的工作，配備專業(yè)人員;對于檔案工作有詳細(xì)的計(jì)劃與管理，由上級定期檢查其工作內(nèi)容。

（1）資源編碼。需要對資源進(jìn)行按類別有序的編碼，編碼的準(zhǔn)確性對后期資源利用有重要影響。資源編碼分為兩項(xiàng)工作：計(jì)算機(jī)編碼與檔案袋貼碼。計(jì)算機(jī)編碼，是為了防止檔案編碼沖突問題;檔案袋貼碼是實(shí)現(xiàn)編碼工作的意義，核實(shí)信息進(jìn)行準(zhǔn)確貼碼工作，是一項(xiàng)耗費(fèi)人力的大量工程，為后期資源利用提供有利條件。

（2）信息整合。將檔案編碼、實(shí)際擺放的檔案室編號、位置，進(jìn)行統(tǒng)一信息整合，上傳到計(jì)算檔案資源管理系統(tǒng)中。將檔案資源管理系統(tǒng)與資源利用系統(tǒng)進(jìn)行端口銜接，令社區(qū)工作服務(wù)系統(tǒng)通過檢索，來查閱檔案資源的內(nèi)容與位置，及時(shí)了解居民需求，有利于提高社區(qū)服務(wù)工作效率。

4.規(guī)劃人員培訓(xùn)

配備專業(yè)工作人員進(jìn)行街道辦事處的檔案管理工作，能夠減少檔案管理工作的時(shí)間，提高檔案管理工作的質(zhì)量，對于檔案管理工作發(fā)展有深遠(yuǎn)影響。專業(yè)人員培養(yǎng)從兩方面進(jìn)行：原有工作人員培訓(xùn)、招聘檔案相關(guān)專業(yè)人才。通過對檔案管理人員定期培訓(xùn)，來鞏固其工作能力;開展定期檔案管理工作中常見問題的開放性考試，考察其工作狀態(tài)與應(yīng)變能力;對于在工作中出現(xiàn)失誤的情況，根據(jù)失誤程度與造成原因，進(jìn)行責(zé)任制管理。比如，居民來辦理社保續(xù)費(fèi)，在調(diào)取居民資料時(shí)，呈現(xiàn)他人信息，導(dǎo)致工作無法繼續(xù)進(jìn)行。去檔案室查找未果，查找保存信息的檔案同樣沒有該居民檔案，后期經(jīng)過大量人員加班查找，在其他的檔案室找到該居民檔案，是由于工作人員操作失誤導(dǎo)致，應(yīng)予以經(jīng)濟(jì)處罰或調(diào)崗處理。

三、結(jié)語

綜上所述，通過加強(qiáng)街道辦事處的檔案管理工作，來提高社區(qū)服務(wù)質(zhì)量，是城市發(fā)展的必然需求。檔案管理工作的每個(gè)流程，都需要不斷完善。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與人員相關(guān)培訓(xùn)對檔案管理工作十分重要，還需不斷加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)，來促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展、提升社區(qū)服務(wù)質(zhì)量。

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