文/國(guó)家海洋局東海信息中心 蔡夢(mèng)凡 張春艷 孫杰 吳曉文 楊帆

海洋專項(xiàng)任務(wù)是指由國(guó)家海洋行政主管部門牽頭組織實(shí)施的涉及國(guó)家經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、權(quán)益和安全等方面的海洋專題性工作。海洋專項(xiàng)檔案是指由國(guó)家海洋行政主管部門牽頭組織、各有關(guān)涉海部委或部門為依托參加，以特定的海洋對(duì)象、區(qū)域等為內(nèi)容開展進(jìn)行的海洋多學(xué)科調(diào)查或研究活動(dòng)形成的各種形式的歷史記錄，如南大洋調(diào)查、首次南極考察、中日黑潮聯(lián)合調(diào)查、908專項(xiàng)、海域海島調(diào)查等。

如今，各類檔案已步入數(shù)字時(shí)代，檔案數(shù)字信息的存儲(chǔ)方式、傳播方式、閱讀方式等在各方面都發(fā)生了顛覆性的變革，這些變化給傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案帶來了巨大的沖擊，也帶來了前所未有的緊迫感。要了解海洋專項(xiàng)檔案中的各類信息資源，只有將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，才能夠更深程度地挖掘海洋專項(xiàng)檔案信息資源，提高檔案信息資源的利用效率。

一、了解資源——海洋專項(xiàng)檔案信息資源的內(nèi)容

要了解本單位或本體系現(xiàn)有的海洋專項(xiàng)檔案信息資源，首先要了解檔案信息資源的價(jià)值所在，檔案信息資源的價(jià)值有著豐富多彩的表現(xiàn)形式，要從海洋專項(xiàng)檔案的利用需求中找到其信息資源的根源，分析如何對(duì)海洋專項(xiàng)檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息資源進(jìn)行挖掘與利用。

（一）原始觀測(cè)記錄表及數(shù)據(jù)報(bào)表。原始觀測(cè)記錄表是海洋專項(xiàng)檔案中重要的中間過程資料，它能真實(shí)地反映整個(gè)項(xiàng)目過程中的各類觀測(cè)情況，為后期的報(bào)表及報(bào)告等提供依據(jù)。中日黑潮聯(lián)合調(diào)查檔案共計(jì)93卷，文件數(shù)量為243件，其中原始觀測(cè)記錄表及分析記錄表有167件，占整個(gè)項(xiàng)目檔案總文件數(shù)的69%。以1986年的站位登記表為例，C1-C12共計(jì)12個(gè)站位，75個(gè)測(cè)點(diǎn)。每一張站位登記表（表1-1）包括海區(qū)、調(diào)查船、觀測(cè)日期、斷面號(hào)、站號(hào)、標(biāo)定站位、實(shí)測(cè)站位、實(shí)測(cè)與標(biāo)定差、定位方法、水深、測(cè)深方法、定位時(shí)間、定位者、備注等十多個(gè)登記內(nèi)容。而站位登記表上的每一個(gè)測(cè)點(diǎn)都對(duì)應(yīng)有數(shù)十張不同測(cè)量要素的記錄表，如水溫觀測(cè)記錄表（表1-2）、海浪觀測(cè)記錄表、pH值分析記錄表、鹽度分析記錄表、定時(shí)氣象觀測(cè)記錄表、活性硅酸鹽分析記錄等。

表 1-1

表 1-2

數(shù)據(jù)報(bào)表是海洋專項(xiàng)檔案中根據(jù)原始觀測(cè)記錄表匯總產(chǎn)生的報(bào)表，是專項(xiàng)檔案中利用率較高的類型，這些報(bào)表中的數(shù)據(jù)價(jià)值能夠通過數(shù)據(jù)分析等手段得到進(jìn)一步的提升。數(shù)據(jù)報(bào)表種類繁多，中日黑潮聯(lián)合調(diào)查的報(bào)表涵蓋生物、水文、化學(xué)等多領(lǐng)域，如水文、化學(xué)調(diào)查報(bào)表（表1-3）、水質(zhì)分析報(bào)表、海洋氣象海浪定時(shí)觀測(cè)報(bào)表、氣象觀測(cè)報(bào)表、綜合報(bào)表、生物統(tǒng)計(jì)報(bào)表浮游橈足類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、生物統(tǒng)計(jì)報(bào)表毛顎類數(shù)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

表 1-3

（二）報(bào)告。專項(xiàng)檔案中報(bào)告是各類型資源的精華，報(bào)告能夠全方位地總結(jié)該專項(xiàng)檔案的實(shí)施過程及項(xiàng)目成果。中日黑潮聯(lián)合調(diào)查項(xiàng)目檔案中的報(bào)告包括春、夏、秋、冬航次報(bào)告、各航次任務(wù)實(shí)施計(jì)劃的報(bào)告、各航次工作總結(jié)（圖1-1）等。報(bào)告中詳盡地闡述了專項(xiàng)任務(wù)的基本情況；說明了該航次的項(xiàng)目進(jìn)展情況，包括出海日期、測(cè)點(diǎn)信息及測(cè)量方式、獲得多少數(shù)據(jù)等重要信息；列出了各個(gè)航次的完成情況及成果；提出了項(xiàng)目過程中的問題與難點(diǎn)。

（三）圖件。海洋專項(xiàng)檔案中產(chǎn)生的圖件都是重要的項(xiàng)目成果，有較直觀的依據(jù)和參考作用。中日黑潮聯(lián)合調(diào)查項(xiàng)目檔案中的圖件（圖1-2）也是尤為珍貴的，由于年代久遠(yuǎn)，紙張都已脆弱不堪，若不加以數(shù)字備份，再過幾年就很難辨認(rèn)出圖中的數(shù)字和細(xì)節(jié)。

圖 1-1

圖 1-2

二、整合資源——海洋專項(xiàng)檔案信息資源的挖掘

由于海洋專項(xiàng)檔案的特殊性，其由跨部門、跨行業(yè)的多家項(xiàng)目承擔(dān)單位參加，使檔案資料零散不集中，由于現(xiàn)行檔案法規(guī)及相關(guān)檔案歸檔保管規(guī)定的局限和延遲性，許多海洋專項(xiàng)檔案現(xiàn)階段并沒有集中統(tǒng)一管理，一般專項(xiàng)檔案的成果類檔案會(huì)移交至中國(guó)海洋檔案館，而專項(xiàng)調(diào)查過程中形成的各類原始記錄等檔案材料則會(huì)分散保管于各任務(wù)承擔(dān)單位中。通過整合海洋專項(xiàng)檔案，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、集中化管理（圖2-1）可以挖掘到更多、更齊全的海洋專項(xiàng)檔案信息資源。

圖 2-1

（一）海洋專項(xiàng)的規(guī)范化。部分海洋專項(xiàng)配套有專門的業(yè)務(wù)規(guī)程和檔案規(guī)定，例如我國(guó)近海海洋綜合調(diào)查與評(píng)價(jià)專項(xiàng)、海島海岸帶調(diào)查等，這些規(guī)程和規(guī)定包括詳盡的業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)格式、成果要求、檔案整理規(guī)則、歸檔范圍及保管期限規(guī)定。依據(jù)這些專項(xiàng)規(guī)程保證了其產(chǎn)生檔案的齊全、有效、完整。可見海洋專項(xiàng)的規(guī)范化是提高檔案質(zhì)量的有力保障。

（二）海洋專項(xiàng)檔案的數(shù)字化。海洋專項(xiàng)檔案的數(shù)字化可以產(chǎn)生多方面的好處，其一是方便檔案查閱，提升檔案服務(wù)水平。其二是可以很大程度地保護(hù)好檔案實(shí)體，以防破損或遺失。其三是可以為檔案數(shù)據(jù)編研或匯總成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)奠定基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)是檔案信息化中不可或缺的重要組成部分，而海洋專項(xiàng)中包含了龐大數(shù)量的原始數(shù)據(jù)及成果報(bào)表，通過紙質(zhì)資料向電子數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，進(jìn)而進(jìn)行更多的開發(fā)、利用和編研，并進(jìn)一步進(jìn)行深度挖掘，使檔案利用者能夠更方便快捷地使用。

（三）海洋專項(xiàng)檔案的集中化。海洋專項(xiàng)檔案的集中化不僅可以是檔案實(shí)體的集中化，也可以是多層次和多方位的集中化，例如海洋專項(xiàng)檔案目錄的集中化，假設(shè)檔案實(shí)體暫時(shí)難以得到統(tǒng)一集中保管，退而求其次我們可以先把該項(xiàng)目的檔案目錄集中起來，形成一個(gè)海洋專項(xiàng)檔案目錄中心。同樣，海洋專項(xiàng)檔案的集中化也可以是海洋專項(xiàng)檔案數(shù)字化產(chǎn)品的集中化，數(shù)字化檔案相對(duì)紙質(zhì)檔案更易收集和利用，匯總各業(yè)務(wù)單位產(chǎn)生的海洋專項(xiàng)檔案數(shù)字化產(chǎn)品可以形成一個(gè)海洋專項(xiàng)數(shù)字化產(chǎn)品中心。通過多方面的集中化管理可以提供基礎(chǔ)海洋專項(xiàng)檔案查詢服務(wù)，從而打破因各單位隸屬關(guān)系的不同造成的海洋專項(xiàng)檔案信息資源相對(duì)封閉的信息壁壘。

三、優(yōu)化服務(wù)——海洋專項(xiàng)檔案信息資源的利用

隨著時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)新是當(dāng)下最需要的一種能夠突破傳統(tǒng)檔案服務(wù)單一性、局限性的能力。海洋專項(xiàng)檔案信息資源的利用需要通過更多創(chuàng)新服務(wù)模式（圖3-1）的推出從而提升到一個(gè)新的高度。個(gè)性化的服務(wù)模式可以讓不同的信息服務(wù)方式進(jìn)行自由組合。

圖 3-1

（一）自助信息服務(wù)模式。隨著數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)庫(kù)等相關(guān)技術(shù)的不斷發(fā)展，自助信息服務(wù)模式（圖3-2）就是通過已有的自助式檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)以往服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)及對(duì)利用需求的分類，對(duì)使用頻率高的需求，在權(quán)限開放、信息安全的前提下，利用者能夠借助先進(jìn)的技術(shù)運(yùn)用自助服務(wù)的方式得到標(biāo)準(zhǔn)化的借閱服務(wù)。自助信息服務(wù)的利用者如果不能在現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)中找到需要的服務(wù)，也可以通過留言本的功能與檔案管理人員溝通，最終得到解決方案。

圖 3-2

（二）主動(dòng)展示模式。主動(dòng)展示模式就是為海洋專項(xiàng)檔案信息尋找適合的利用者，通過往年的海洋專項(xiàng)檔案的借閱服務(wù)統(tǒng)計(jì)和調(diào)研，將海洋專項(xiàng)檔案的各類信息主動(dòng)提供給利用者，使其能及時(shí)利用。檔案人員根據(jù)利用者特定的實(shí)際需要，從大量的檔案數(shù)據(jù)中主動(dòng)為用戶展示檔案信息，從而提高海洋專項(xiàng)檔案信息的利用率，把需求量高的檔案實(shí)體轉(zhuǎn)化為檔案信息，促使海洋專項(xiàng)檔案信息從基礎(chǔ)利用向增值利用過度。

（三）碎片化組合模式。所謂碎片化組合模式，就是根據(jù)不同類型檔案的特點(diǎn)，對(duì)不同類型的海洋專項(xiàng)檔案信息資源進(jìn)行拆分，打碎成為獨(dú)立的關(guān)鍵詞并自由組合。對(duì)海洋專項(xiàng)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)分析，對(duì)其包含的關(guān)鍵詞進(jìn)行搜集、整理、整合，并對(duì)海洋專項(xiàng)檔案信息服務(wù)進(jìn)行反饋及不斷更新修訂的模式。

四、總結(jié)

經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，這都離不開檔案。我們有理由相信通過規(guī)范化、數(shù)字化、集中化的管理方式，能夠讓更多的海洋專項(xiàng)檔案信息資源得以深度挖掘、收集整合、精準(zhǔn)利用；通過創(chuàng)新服務(wù)手段，打造個(gè)性化的服務(wù)模式，進(jìn)一步優(yōu)化檔案利用服務(wù)，能最大限度地提升海洋專項(xiàng)檔案信息資源的價(jià)值體現(xiàn)，使其向模塊化、數(shù)字化、產(chǎn)品化、智能化的檔案數(shù)據(jù)管理邁出重要一步。