賈學(xué)燕

（河北省廣平縣人力資源和社會(huì)保障局，河北 廣平 057600）

檔案作為文獻(xiàn)是歷史面貌的再現(xiàn)，是在從事各種社會(huì)活動(dòng)過程中人們直接形成的具有利用與保存價(jià)值的原始記錄。以及所具有的信息性、知識(shí)性、價(jià)值性、文化性、社會(huì)性等特征，成為人社局處理勞動(dòng)人事爭(zhēng)議，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值與作用（如統(tǒng)籌機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位人員管理；促進(jìn)人力資源優(yōu)勢(shì)發(fā)揮；統(tǒng)籌社會(huì)就業(yè)與社會(huì)保障；整合人才與勞動(dòng)力市場(chǎng)政策等）的重要依據(jù)。對(duì)此，在社會(huì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，人社局檔案管理應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)力度，改善檔案整理過程中所存在的不足，讓檔案管理發(fā)揮最大化的價(jià)值。

一、人社會(huì)局檔案整理工作現(xiàn)狀

人社局是統(tǒng)籌企事業(yè)單位工作人員管理、統(tǒng)籌社會(huì)保障與城鄉(xiāng)就業(yè)的權(quán)力機(jī)構(gòu)，在指導(dǎo)社會(huì)發(fā)展方向、反映社會(huì)實(shí)際發(fā)展情況上起著重要的影響作用。而發(fā)揮人社局功能與作用離不開檔案的支持。近年來盡管檔案管理的重要性被人社局認(rèn)識(shí)到，并在落實(shí)“加強(qiáng)檔案管理”戰(zhàn)略中起到一定成效，但就整體情況而言，檔案整理仍存在諸多不足。表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

首先、整理基礎(chǔ)設(shè)施不完善

現(xiàn)階段人社局檔案管理普遍存在基礎(chǔ)設(shè)施不足的問題。相對(duì)于大數(shù)量、大規(guī)模的檔案資料來說，檔案管理所占據(jù)的場(chǎng)所空間已經(jīng)不能滿足檔案管理的實(shí)際需求而且在人社局檔案整理工作中由于紙質(zhì)檔案比較多，在一定程度上簡(jiǎn)陋的工作環(huán)境對(duì)檔案保存不利，易導(dǎo)致檔案的破損與丟失。而且由于我國(guó)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)起步較晚，人社局尚很少具有先進(jìn)的檔案整理設(shè)備，這給紙質(zhì)形式檔案由向電子形式檔案轉(zhuǎn)化增加了難度，從而對(duì)提升檔案整理質(zhì)量與效率產(chǎn)生的很大影響。目前，在分類與管理工作中多數(shù)勞動(dòng)仲裁檔案仍以手工整理為主，這不僅使工作人員的工作強(qiáng)度加大，而且也給檔案整理的科學(xué)性、安全性與完整性帶來很大的隱患。

其次、整理標(biāo)準(zhǔn)與制度有待強(qiáng)化

檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展是提升檔案整理效率與質(zhì)量，高效利用檔案資源的根本所在。而標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)劃化的發(fā)展需要制度的支持，但現(xiàn)階段針對(duì)檔案整理人社局尚未建立完善的制度，在整理與使用檔案的過程中存在著分工不清、職責(zé)不明確等諸多問題。即使有的單位制定了有關(guān)的規(guī)章制度，但監(jiān)督管理工作缺失，降低了制度的執(zhí)行力和影響力，無法約束與指導(dǎo)工作人員的行為。與此同時(shí)，在檔案整理中，由于不同機(jī)構(gòu)所形成的檔案缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這嚴(yán)重增加了檔案的整理難度，無法實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的整理目標(biāo)。

第三、整理方法落后，缺乏創(chuàng)新

科學(xué)應(yīng)用檔案整理方法是檔案整理工作質(zhì)量與效率提升的關(guān)鍵。目前我國(guó)人社局最為明顯的檔案整理特征則是：檔案涉及內(nèi)容廣、資源量大。因此，采用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行檔案整理已經(jīng)不能滿足實(shí)際需求。

例如，檔案按“件”整理，易出現(xiàn)調(diào)用繁瑣，規(guī)制難以落實(shí)的問題；檔案按“卷”整理，易出現(xiàn)組卷差異化問題，而且每卷檔案涉及較多內(nèi)容，對(duì)檔案信息的利用與保密不利2]。因此，創(chuàng)新整理方法至關(guān)重要。

二、人社局檔案整理方法

首先、完善有關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，力求檔案整理現(xiàn)代化

人社局要明確檔案管理的重要性，應(yīng)并根據(jù)檔案特點(diǎn)與整理工作中存在的不足，通過基礎(chǔ)設(shè)施的加大投入，做到檔案整理工作的信息化，從而促進(jìn)檔案由紙質(zhì)向數(shù)字的轉(zhuǎn)化。例如，通過配置復(fù)印機(jī)、光盤刻錄機(jī)等辦公設(shè)備，完善硬件基礎(chǔ)設(shè)施；通過檔案管理軟件的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案整理的電子化，通過編碼排序、信息檢索、類別整理提升檔案管理的效率與質(zhì)量。

其次、完善制度與標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化

為推動(dòng)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)檔案特征，由相關(guān)部門制定完善的檔案管理規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，從而幫助檔案整理工作人員明確職責(zé)，指導(dǎo)檔案整理工作人員的工作行為。與此同時(shí)，對(duì)檔案管理流程各環(huán)節(jié)內(nèi)容，應(yīng)構(gòu)建監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行監(jiān)管，從而提升制度影響力與執(zhí)行力。除此之外，依據(jù)人社局業(yè)務(wù)檔案規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建與檔案整理與信息化操作相適應(yīng)的定量化指標(biāo)。在這一中，可參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合地方實(shí)際情況，制定檔案整理程序與標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案整理的技術(shù)要求。例如，統(tǒng)一場(chǎng)地與設(shè)備、統(tǒng)一檔案分類整理規(guī)范、統(tǒng)一檔案裝具、統(tǒng)一檔案管理軟件等等。

創(chuàng)新方法，增強(qiáng)檔案整理專業(yè)化

檔案整理人員是應(yīng)用與創(chuàng)新檔案整理方法的重要載體。因此，要想創(chuàng)新檔案整理方法，首先需提升檔案整理人員的綜合能力與素質(zhì)，通過吸納與培訓(xùn)人才，構(gòu)建專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍，在檔案整理中實(shí)現(xiàn)新技術(shù)、新理念、新方法的應(yīng)用，進(jìn)而做到檔案整理水平的專業(yè)化。并根據(jù)人社局檔案特征，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)劃分（業(yè)務(wù)檔案、辦公檔案），并應(yīng)用有針對(duì)性的檔案整理方法，擴(kuò)大按“件”與按“卷”整理方法的優(yōu)勢(shì)，改進(jìn)其不足。

綜上所述，現(xiàn)階段人社局檔案整體工作仍存在基礎(chǔ)設(shè)施短缺、制度與標(biāo)準(zhǔn)不完善、整理方法缺乏創(chuàng)新等問題，在一定程度上這些問題制約了檔案管理作用的發(fā)揮。對(duì)此，人社局應(yīng)采取切實(shí)而科學(xué)的措施與方法進(jìn)行改善與處理，使檔案整理的科學(xué)水平得以提升，從而促進(jìn)檔案管理朝著專業(yè)化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。