探討做好新形勢(shì)下的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的策略

鄭金英

(泉州市洛江區(qū)社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)管理中心，福建 泉州 362011)

前言：社會(huì)保險(xiǎn)工作的有效實(shí)施，促進(jìn)我國社會(huì)主義的和諧發(fā)展。其中社保檔案管理工作也很重要，不但和人們?nèi)罕姷睦嫦嚓P(guān)，還是保證社會(huì)穩(wěn)定的主要工作。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，更好的維護(hù)勞動(dòng)者合法權(quán)益，促進(jìn)社會(huì)和諧。

一、社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)涵界定

社會(huì)保險(xiǎn)是國家組織建構(gòu)的，為了提升人們生活水平建立的一種強(qiáng)制性保險(xiǎn)，具有資金分配功能的非營利性保險(xiǎn)手段，為年齡較大、喪失勞動(dòng)能力或者因?yàn)榻】祮栴}獲得一定補(bǔ)償?shù)纳鐣?huì)式管理制度，當(dāng)人們滿足一定條件，就會(huì)獲得有效資金補(bǔ)償，可以穩(wěn)定社會(huì)。常見的社會(huì)保險(xiǎn)有失業(yè)險(xiǎn)、醫(yī)療險(xiǎn)、工傷險(xiǎn)、生育險(xiǎn)和養(yǎng)老險(xiǎn)。

養(yǎng)老險(xiǎn)，勞動(dòng)者達(dá)到退休年齡后，社會(huì)和政府其提供的一種資金補(bǔ)償類保險(xiǎn)制度。按照國家要求，國有企業(yè)、集體企業(yè)、私營企業(yè)等相關(guān)單位中員工都要有養(yǎng)老保險(xiǎn)。無論是國有還是個(gè)人企業(yè)，為員工繳費(fèi)的養(yǎng)老保險(xiǎn)概率為10%，個(gè)人繳費(fèi)概率為8%，個(gè)體商戶或者自由工作人員，可以以個(gè)人的形式靈活參保，按照人員實(shí)際情況選擇繳費(fèi)年限和資金。并且參加養(yǎng)老保險(xiǎn)的員工繳費(fèi)基數(shù)可以自由選擇，以多繳多得為原則。繳費(fèi)滿15年以后，待員工退休即可按月領(lǐng)取養(yǎng)老金。

醫(yī)療險(xiǎn)。指城鎮(zhèn)職工享受的基本醫(yī)療保險(xiǎn)制度，按照秋企業(yè)經(jīng)營情況，為員工建立的保障其醫(yī)療需求的一種非營利性保險(xiǎn)制度。企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體、事業(yè)單位和機(jī)關(guān)等都有權(quán)益參加醫(yī)療保險(xiǎn)，城鎮(zhèn)職工醫(yī)療險(xiǎn)由個(gè)人賬戶與社會(huì)統(tǒng)籌資金組成?；踞t(yī)療險(xiǎn)繳費(fèi)有個(gè)人和單位共同繳費(fèi)。單位繳納8%，個(gè)人繳納2%。

工傷險(xiǎn)。也叫職業(yè)傷害保險(xiǎn)，工作人員在工作期間受傷、發(fā)生疾病或者死亡時(shí)，提供的一些物資幫助。工商保險(xiǎn)費(fèi)石油用人單位繳納，如果是工傷發(fā)生率高的企業(yè)，工傷保險(xiǎn)費(fèi)也增加，借此保證員工工傷時(shí)，有足夠的基金支付員工治療費(fèi)用。另外還可利用提升工傷險(xiǎn)費(fèi)率的手段，讓企業(yè)意識(shí)到生產(chǎn)工作風(fēng)險(xiǎn)的掌控，加強(qiáng)企業(yè)安全管理，減少傷亡率。

失業(yè)險(xiǎn)。該保險(xiǎn)種類是我國立法強(qiáng)制執(zhí)行的，在社會(huì)中建立基金渠道，為失業(yè)造成生活來源中斷的員工提供物質(zhì)補(bǔ)助。企業(yè)、機(jī)關(guān)單位、社會(huì)群體等部門都要建立失業(yè)保險(xiǎn)，充分保障失業(yè)人員生活。企業(yè)和單位，按照企業(yè)工資標(biāo)準(zhǔn)的2%繳納失業(yè)保險(xiǎn)金，職工自己上繳1%。

生育險(xiǎn)。針對(duì)人們生育行為的生理特點(diǎn)，按照法律規(guī)定，在職女性職工因?yàn)槭Ｓ喑霈F(xiàn)的勞動(dòng)中斷，沒有生活來源時(shí)，國家提供一定比例的物質(zhì)補(bǔ)助。生育保險(xiǎn)包括生育津貼和生育醫(yī)療兩種服務(wù)，由用人單位繳納生育保險(xiǎn)費(fèi)、利息、滯納金組成。女性生育期間產(chǎn)生的醫(yī)療費(fèi)用、生育津貼和產(chǎn)生的其他費(fèi)用，都是從剩余保險(xiǎn)基金中支出。用人單位和員工參加生育保險(xiǎn)后，由單位統(tǒng)一繳納，員工個(gè)人不繳納該部分保險(xiǎn)，用單單位按照每年員工工資的0.7%上繳。生育保險(xiǎn)的賠付需滿足下面要求：單位參保半年以上；在計(jì)劃生育制度下產(chǎn)生的流產(chǎn)或者生育手術(shù)；在本市制定醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)生產(chǎn)。

二、目前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作出現(xiàn)的問題

（一）社會(huì)檔案管理各部門協(xié)調(diào)性不足

現(xiàn)階段我國企業(yè)和單位已經(jīng)開始重視并開展檔案管理工作，但是效果不理想，還出現(xiàn)很多問題不能有效解決，最常見的問題就是管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，基層檔案管理工作不到位。例如社會(huì)保險(xiǎn)辦理和資金繳納期間，會(huì)產(chǎn)生較多相關(guān)資料信息，需要多個(gè)部門共同合作完成。但是因?yàn)楣芾頇C(jī)制不統(tǒng)一，各部門之間資料管理交互性不足，產(chǎn)生職責(zé)上的交叉重疊，人們需要在多個(gè)柜臺(tái)中辦理業(yè)務(wù)，工作效率低。加上每個(gè)部門的工作管理理念也不同，之間未形成完整的咨詢機(jī)制，很多信息資料在平臺(tái)中不能實(shí)現(xiàn)共享，影響設(shè)備服務(wù)工作的順利進(jìn)行，阻礙了社保檔案管理的有效開展。

（二）缺少社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)性

目前還有很多地區(qū)的社保管理還使用傳統(tǒng)的方法，即建設(shè)紙質(zhì)資料后，長時(shí)間保存下，容易出現(xiàn)資料信息的破損，影響社保檔案的管理，如果檔案室出現(xiàn)火災(zāi)等突發(fā)事故，資料一旦破壞，很難被復(fù)原。新形勢(shì)下，檔案管理部門使用計(jì)算機(jī)技術(shù)保存社保檔案，但是因?yàn)橛?jì)算機(jī)不了解，運(yùn)用不靈活[1]。加上現(xiàn)行管理制度的制定重點(diǎn)放在檔案管理安全性上，缺少對(duì)管理形式和方法方面制度的規(guī)定。這也是社保檔案工作出現(xiàn)的主要問題。社保服務(wù)工作中，隨著使用檔案數(shù)量的增加，如果不能對(duì)其進(jìn)行有效分類和整理，那么后期檔案的使用就會(huì)出現(xiàn)問題，降低工作效率。

（三）社保檔案管理手段落后

當(dāng)前社保單位中的工作，隨著科學(xué)技術(shù)和保險(xiǎn)行業(yè)的變革，社保檔案管理工作變的尤為重要。目前存在的主要問題就是管理手段落后，不符合現(xiàn)在快速變革的社保制度，很多檔案是中的安全性較低，相關(guān)設(shè)施不符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。存在安全隱患，如發(fā)生火災(zāi)，室內(nèi)通風(fēng)性不足，空氣不流通。另外紙質(zhì)文件在保存時(shí)受潮濕環(huán)境影響，很容易發(fā)霉，影響其中信息的詳細(xì)閱讀。社會(huì)保障檔案管理期間，使用紙質(zhì)檔案還是比較頻繁，當(dāng)前的管理方法使用效果不高，實(shí)際工作中，單單是信息的查詢就會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。利用信息化技術(shù)構(gòu)建的電子檔案，雖然可以提升效率，但是因?yàn)楣ぷ魅藛T使用計(jì)算機(jī)能力不強(qiáng)，還使用原始手段。

三、新形勢(shì)下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的策略

（一）加強(qiáng)全民設(shè)備檔案意識(shí)

社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理，不只是社保單位的工作，還需加強(qiáng)人民群眾的檔案意識(shí)，進(jìn)而和基層檔案工作人員互相配合，更詳細(xì)的不愁檔案內(nèi)容，完善和核對(duì)檔案中的基礎(chǔ)信息，及時(shí)補(bǔ)充不完整的內(nèi)容，更加快速有效的開展檔案管理工作。除此之外，還要提升工作人員工作積極性，明確自己工作內(nèi)容，保證基礎(chǔ)設(shè)施的使用，做好設(shè)備的檢查和檢修工作，及時(shí)更換使用時(shí)間長和老化嚴(yán)重的設(shè)備，提升檔案管理的安全性。針對(duì)現(xiàn)在檔案管理的實(shí)際情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決可能出現(xiàn)的問題，進(jìn)而獲得人民群眾的認(rèn)可，重視檔案管理的同時(shí)，更好的發(fā)揮社保檔案價(jià)值。

加強(qiáng)社保檔案管理宣傳力度，提升工作人員重視程度，社會(huì)保險(xiǎn)是非盈利為目的，但也不能忽視對(duì)客戶維護(hù)和服務(wù)工作，重視社保檔案維護(hù)工工作，基于其重要性，不只將發(fā)展目光放在眼前利益，要立足于長遠(yuǎn)目標(biāo)，意識(shí)社會(huì)保險(xiǎn)重要性，加大檔案管理重要性宣傳，提升社保單位對(duì)該工作的重要性，增加資金的投入，通過完善社保檔案管理制度的完善，解決出現(xiàn)的檔案管理問題。

（二）建設(shè)完善的制度標(biāo)準(zhǔn)

在新形勢(shì)下，做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，就要有完善的制度，提升社保檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，完成規(guī)范化管理，落實(shí)每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，例如社保檔案的整理、收集、管理和利用等，完善當(dāng)前規(guī)章制度，令社會(huì)保障檔案管理工作有序進(jìn)行，只有如此才能更好的利用文件資料，精準(zhǔn)分類，做到有效管理。對(duì)于不同種類的檔案，特別是社保檔案中的醫(yī)療、工傷、養(yǎng)老等多種材料的審批和統(tǒng)計(jì)等，按照載體和內(nèi)容的不同，明確制定歸檔形式和保管期限。然后制定社保檔案管理機(jī)制，保證其可用性、安全性、操作性和真實(shí)性。進(jìn)一步整合社保檔案中信息資源，推進(jìn)社會(huì)保障檔案管理工作效率的提升，只有如此，才能令社保檔案管理工作變得科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化。

另外，社保檔案管理暫時(shí)可分為紙質(zhì)和電子兩種，紙質(zhì)檔案需排列整齊，存放在制定的檔案部門，重要的材料還要采用備份的方法，避免因?yàn)榧堎|(zhì)資料磨損造成的損失；電子檔案的管理，以計(jì)算機(jī)為載體，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)安全要求性強(qiáng)，需要在下載和查詢的時(shí)候，避免出現(xiàn)資料損毀。需定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，特別要注意的是，設(shè)備檔案管理工作中，有很多交互環(huán)節(jié)，此過程需重視避免脫節(jié)，不然會(huì)影響后期的管理工作?，F(xiàn)在社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)容頻發(fā)更新，如果不重視保險(xiǎn)材料的經(jīng)辦過程，那么經(jīng)過幾次變更后，就會(huì)產(chǎn)生原始材料丟失的問題，為后期保險(xiǎn)的賠償帶來很大困擾，加上很多保險(xiǎn)資料一旦丟失，就不能還原。所以要提升商業(yè)保險(xiǎn)檔案的移交管理工作，與評(píng)價(jià)手段與激勵(lì)獎(jiǎng)罰機(jī)制人融合，建立適合的檔案掛辦理制度，保證檔案管理人員提升工作積極性，主動(dòng)參與資料收集與管理，加強(qiáng)對(duì)社保檔案的審核和收集工作，保證社保資料管理的連貫性。除此之外，建立檔案管理監(jiān)督制度，做好檔案歸檔和收集工作，定期檢查檔案，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，利用的檔案監(jiān)督制度的加強(qiáng)，提升相關(guān)資料查詢效率，減少錯(cuò)誤的產(chǎn)生。

（三）建設(shè)信息化社保檔案管理

信息技術(shù)在社保檔案管理中的運(yùn)用，可有效提升工作質(zhì)量。針對(duì)現(xiàn)在大量的紙質(zhì)材料，不但在整理和儲(chǔ)存上提升科學(xué)性和規(guī)范化，并利用信息技術(shù)代替之前人工操作，充分發(fā)揮電子檔案信息資源建設(shè)的作用。因此社保單位為了更好的進(jìn)行檔案管理，增加資金的投入，做好基礎(chǔ)設(shè)施的完善和優(yōu)化，按照檔案管理需求，配備適合的管理設(shè)施，保證社保檔案管理的安全性和有效性。除此之外，使用計(jì)算機(jī)一體化技術(shù)的管理形式，下載專門管理軟件，迅速編目檔案，可自主檢索檔案，快速下載和使用資料。如若需要參保人員填報(bào)紙質(zhì)文件時(shí)，保持紙張清潔，紙質(zhì)和電子信息系統(tǒng)中的科目一致，提升電子信息數(shù)據(jù)的完整性。服務(wù)人員在審核時(shí)也要認(rèn)真仔細(xì)，做好錄入的精準(zhǔn)性，保證每一次錄入的信息都是合格的，避免出現(xiàn)殘缺不全的文件資料，提升檔案的完整性和準(zhǔn)確性[2]。

一方面，優(yōu)化硬件設(shè)施建設(shè)。社會(huì)保險(xiǎn)具有種類多且雜的特點(diǎn)，并且在當(dāng)下人們對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)愈加重視的現(xiàn)在，投保人數(shù)增多，檔案數(shù)量加大，更多大容量、高速度的儲(chǔ)存載體增多，需要合理選擇和使用。為了提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料管理的查詢和下載速度，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查詢檔案資料，需要配備更加適合的服務(wù)器。擴(kuò)大檔案資料管理室的面積，并按照檔案保存要求，加強(qiáng)對(duì)檔案室的裝飾，做好防火、防潮、防蟲等防護(hù)手段，并保證檔案室中濕度和溫度符合標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理的安全性。另外，根據(jù)承載檔案載體的不同，建立多種檔案管理保存機(jī)密制度，保持檔案保存的連貫性，這是優(yōu)化硬件設(shè)施的基本要素。

另一方面，加強(qiáng)軟件設(shè)施建設(shè)。設(shè)備檔案管理的信息化建設(shè)，軟件設(shè)施很重要，設(shè)備單位使用從上而下的軟件平臺(tái)，在計(jì)算機(jī)軟件中，建立美化性強(qiáng)的操作界面。加強(qiáng)社保單位與參保人員的交流互動(dòng)，為檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，構(gòu)建符合社保機(jī)構(gòu)中各部門共享的網(wǎng)絡(luò)交互管理平臺(tái)。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的信息安全性，也是檔案管理工作中主要的問題，因此需構(gòu)建檔案安全機(jī)制，通過防火墻、殺毒軟件等手段，提升檔案管理平臺(tái)使用安全。另外做好訪問權(quán)限的分類，只有有相符權(quán)限的工作人員，才能獲取檔案信息，借此消除檔案管理安全隱患。

（四）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理，政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)，作為檔案管理的工作人員，不但精準(zhǔn)了解有關(guān)的理論和實(shí)踐知識(shí)，更要熟悉與職業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)，還有計(jì)算機(jī)的靈活使用也是很重要的。所以社保部門加強(qiáng)和檔案管理部門的聯(lián)系，積極組織有關(guān)人員參與有關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)交流溝通，提升檔案管理人員的思想道德和實(shí)踐能力?；谏鐣?huì)保險(xiǎn)檔案管理工作專業(yè)性比較強(qiáng)，因此需對(duì)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，令其在工作中規(guī)范操作流程。利用培訓(xùn)手段，提升管理人員檔案管理的意識(shí)和新型工作觀念，并從多方面提升檔案管理能力，按照對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)知，有針對(duì)性培訓(xùn)。將培訓(xùn)重點(diǎn)放在理論知識(shí)和計(jì)算機(jī)使用上，為后期檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)，令其掌握更多現(xiàn)代化檔案管理技能，在新型管理觀念促進(jìn)下，熟練使用信息設(shè)備。

另外，社保檔案管理基于對(duì)管理人員專業(yè)技能要求高，不但要有豐富的理論知識(shí)，更主要的就是職業(yè)道德。現(xiàn)在最常見檔案管理方法為計(jì)算機(jī)軟件管理，這與傳統(tǒng)管理方法違背。老一代檔案工作人員無論紙質(zhì)檔案管理工作做的多好，但是受學(xué)歷和時(shí)代發(fā)展的約束，傳統(tǒng)檔案管理人員已經(jīng)不能科學(xué)開展檔案管理工作，需加強(qiáng)計(jì)算機(jī)使用的水平，這單單依賴培訓(xùn)是不能完成的，還需在社會(huì)中引進(jìn)更多專業(yè)性強(qiáng)的保險(xiǎn)檔案工作者，或者通過校企合作手段，引進(jìn)更專業(yè)人才。熟練掌握我國相關(guān)法律法規(guī)，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的制定和完善，做好檔案管理工作。因此社保單位加強(qiáng)人才的引進(jìn)，可以提升方案管理水平，構(gòu)建高素質(zhì)隊(duì)伍，提升社保檔案管理工作效率。

結(jié)論：綜上所述，我國社會(huì)保障工作不斷推進(jìn)，以往的管理形式逐漸被新技術(shù)、新手段所代替，為了保證社會(huì)保險(xiǎn)工作的有序進(jìn)行，社保檔案管理也很重要，在新形勢(shì)下做好檔案管理和創(chuàng)新，加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍建設(shè)和信息化檔案管理手段，促進(jìn)我國社保工作向更健康的方向發(fā)展。