蘇玲玲

（白城市城市建設(shè)檔案館，吉林 白城 137000）

檔案信息化建設(shè)使得傳統(tǒng)的文本管理轉(zhuǎn)向信息化管理，就必然對檔案管理有新的要求，這就需要在檔案管理中創(chuàng)新理念，基于信息技術(shù)實施標(biāo)準(zhǔn)化管理是非常必要的，其中檔案管理制度的構(gòu)建非常必要。制定檔案信息化管理規(guī)范，檔案管理工作按照規(guī)范執(zhí)行，同時根據(jù)檔案管理工作實際將行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)明確。將檔案管理工作落實到信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)為載體延伸到各個職能部門，形成溝通網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化運行，使檔案管理部門獲得高效準(zhǔn)確的信息。

一、檔案管理信息化建設(shè)重要意義

隨著時代進(jìn)步和科技發(fā)展，信息化程度日益顯著。傳統(tǒng)的人工形式存檔管理模式已經(jīng)不適應(yīng)如今的市場形勢，各行各業(yè)開始借用互聯(lián)網(wǎng)時代優(yōu)勢開展大數(shù)據(jù)分析，不僅有利于進(jìn)行科學(xué)的分析和評價，還可以更加便利的進(jìn)行人員變動等登記成冊，更有助于進(jìn)行存檔保存，提高檔案信息的安全性。如今信息化建設(shè)作為檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，在當(dāng)今社會發(fā)展進(jìn)程承擔(dān)著舉足輕重的作用。鑒于我國信息化建設(shè)工作處于發(fā)展的初級階段，各大事業(yè)單位都已經(jīng)意識到檔案管理的重要性，開始信息時代存檔工作，但仍然有很多發(fā)展瓶頸。

二、單位檔案管理體系建設(shè)完善措施

（一）管理者高度重視

首先領(lǐng)導(dǎo)者們應(yīng)該意識到當(dāng)今社會檔案管理信息化的必要性，學(xué)會借助大數(shù)據(jù)時代特色進(jìn)行檔案管理工作，行政管理部門意識到信息化管理的重要性，成立專門的檔案管理部，且檔案部門明確自身定位，懂得爭取足夠的經(jīng)費和技術(shù)投入；以中高層管理者為代表，呼吁大家共同掌握檔案管理的實質(zhì)內(nèi)涵，將事務(wù)性工作與管理實踐充分結(jié)合，突破傳統(tǒng)登記壁壘，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式和思想理念，利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)科技提高檔案管理的信息化程度。定期組織人員外出培訓(xùn)，能夠去檔案管理信息化比較健全的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)和經(jīng)驗交流，高薪優(yōu)待聘請專業(yè)管理人才，能夠提高企事業(yè)等機(jī)關(guān)單位的檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

（二）實行標(biāo)準(zhǔn)化管理

國家政府出臺有關(guān)政策，鼓勵檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化?！稒n案管理法》等規(guī)定建檔工作的前期準(zhǔn)備、中期錄入和后期分析存儲工作等。從整體層面上形成一種規(guī)范化管理模式，響應(yīng)政策要求，一方面學(xué)習(xí)國外優(yōu)秀的管理模式，另一方面，結(jié)合機(jī)關(guān)單位自身發(fā)展情況，制定針對性有特色的信息化存檔章程。

提高檔案管理和存儲的規(guī)范化，各個事業(yè)單位部門都應(yīng)該建立自己檔案，通過對于檔案進(jìn)行重要層次分級設(shè)置，按照人物、會議、規(guī)范等依次進(jìn)行存檔，對于政策類型文件進(jìn)行實時更新，有助于形成事業(yè)單位自身特有的文化瑰寶和技術(shù)特色，進(jìn)而在如今日益激烈的市場競爭中占據(jù)有效的位置。

（三）提高檔案管理信息化建設(shè)程度

一方面，加大資金投入力度，完善設(shè)備的武裝和武裝保障，國家和政府也提供一定的貸款政策支持，全力支持檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，提供財力支持；另一方面，提高信息技術(shù)技能提高，凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高信息的安全性；綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統(tǒng)漏洞，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析軟件和登記軟件，提高存儲機(jī)構(gòu)的信息保密度。提高信息分析能力，進(jìn)行合理篩選和評估，幫助中高層管理者進(jìn)行合理預(yù)測，為事業(yè)單位有關(guān)機(jī)構(gòu)冗員和缺員現(xiàn)象做出合理性建議，使得檔案信息管理成為中高層管理者科學(xué)合理決策的關(guān)鍵保障。

（四）拓展檔案管理服務(wù)能力

事業(yè)單位檔案管理工作的本質(zhì)就是服務(wù)，這也是發(fā)揮出檔案管理工作價值的關(guān)鍵與核心，為此，在信息化建設(shè)過程中，如何有效拓展檔案管理服務(wù)能力也是較為重要的一項內(nèi)容。對于這一點，首先需要對服務(wù)功能進(jìn)行拓展，原有的檔案管理服務(wù)職能大多是局限于查閱、檢索等較為淺顯的表層，可是在信息化檔案管理模式之下，管理人員能夠借助于信息技術(shù)所存在的強(qiáng)大功能來引入動”的功能拓展，借助于先進(jìn)的功能模塊，來實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動篩選、歸并、比對與分析，這樣就能讓使用者獲得更為良好的效益。其次，對服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行拓展。

（五）對檔案管理組織進(jìn)行架構(gòu)重組

新形勢對于事業(yè)單位管理工作造成的沖擊是全方位的，所以在發(fā)展過程中信息化建設(shè)也應(yīng)該是全方位的，除了上述幾點之外，對于檔案管理組織也需要進(jìn)行重新架構(gòu)，及時引入信息化技術(shù)檔案管理人才，因為在信息化建設(shè)環(huán)境之下，檔案管理工作人員自身信息化水平也會影響這一項工作的實施，只有做好這一項工作才能真正為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。為此，單位在發(fā)展過程中，一定要培養(yǎng)出專門的信息化、現(xiàn)代化檔案管理人才，讓其具備較為良好的信息化操作水平，促進(jìn)信息化建設(shè)的落實。

三、總結(jié)

在信息化時代的電子檔案開展信息化建設(shè)，具有增強(qiáng)電子文件安全性、客觀性以及實用性等作用，在提高電子檔案信息資源有效利用率、增強(qiáng)企業(yè)盈利能力和市場競爭能力等方面都起到了十分重要的作用。但是，受管理人員責(zé)任意識不強(qiáng)、電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一以及管理平臺安全性能低等因素的影響，我們在開展企業(yè)電子檔案信息化建設(shè)工作中依然存在著諸多的問題，身為大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案資料管理人員的我們，必須在今后的工作中不斷總結(jié)和積累工作經(jīng)驗，積極完善自身的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)水平，才能準(zhǔn)確的發(fā)現(xiàn)制約電子檔案信息化建設(shè)的因素所在，并采取行之有效的措施加以應(yīng)對，為電子文件信息資源價值和使用價值的提升奠定堅實的基礎(chǔ)。