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      信息化技術(shù)在國有企業(yè)物資采購管理中的應用

      2019-01-13 09:52:05李娜
      中國市場 2019年32期
      關(guān)鍵詞:信息化技術(shù)國有企業(yè)

      [摘 要]信息化技術(shù)可以提高企業(yè)的管理效率,優(yōu)化管理模式,因此信息化技術(shù)逐漸被應用到國有企業(yè)管理之中。文章以國有企業(yè)物資采購管理為例,探究信息化技術(shù)在物資采購管理中的應用。

      [關(guān)鍵詞]信息化技術(shù);國有企業(yè);物資采購管理

      [DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2019.32.187

      1 引言

      對國有企業(yè)而言,利用信息化技術(shù)可以簡化工作流程,提高工作效率和準確性,為職工的工作帶來便利。國有企業(yè)物資采購業(yè)務涉及的部門和業(yè)務流程比較復雜,在采購計劃制訂過程中需要技術(shù)部門、計劃部門根據(jù)企業(yè)的庫存以及項目需求提出申請,由采購部門進行采購。采購后,需要由質(zhì)檢部門進行檢驗后由倉儲管理部門進行入庫出庫,物資采購業(yè)務涉及的部門比較廣,需要和各個部門合作。如企業(yè)在物資采購業(yè)務中應用信息化技術(shù),將所有業(yè)務都輸入到電腦軟件中,各個部門便可以利用信息化軟件進行相關(guān)信息查詢、業(yè)務操作,不但能夠保證業(yè)務的準確性,還能夠提高各個部門的溝通效果。

      2 信息化技術(shù)在國有企業(yè)物資采購業(yè)務上的應用方案

      2.1 物料需求計劃信息化

      國有企業(yè)物資采購的產(chǎn)品規(guī)格型號、產(chǎn)品數(shù)量、產(chǎn)品技術(shù)指標主要是由公司的設計部門規(guī)定,由技術(shù)部門提出物料需求計劃,進而按照物料需求計劃進行購買。在應用信息化技術(shù)后,即企業(yè)物料管理ERP,ERP主要包括項目需求模塊和物料需求模塊,項目需求模塊主要是由設計部門進行控制,物料需求模塊主要由計劃部門進行控制。

      設計部門按照項目要求列出所需要的原材料清單,包括原材料的技術(shù)要求和數(shù)量,在軟件上生成項目需求清單,由領導審批后,計劃部門便可以直接在ERP上觀看到項目清單,進而結(jié)合目前庫存中產(chǎn)品的數(shù)量,生成新的物料需求計劃,由領導審批后,形成物料需求計劃。例如設計部門提出購買10KV電流互感器(200∶5)20臺,計劃部門需要對庫存量進行核實,核實后發(fā)現(xiàn)庫存中有同種規(guī)格型號的電流互感器5臺,在物資需求計劃中便可以直接購買15臺電流互感器,有效利用庫存量。對采購部門而言,可以直接根據(jù)ERP軟件上的物料需求計劃購買相關(guān)物料。

      2.2 物資采購合同確定環(huán)節(jié)

      國有企業(yè)采購部門按照物資需求計劃展開采購工作,在采購計劃制定時,首先要對供應商進行選擇。采購管理部門需要對供應商定期進行核實,將符合條件的供應商列入ERP軟件系統(tǒng)中,采購人員在購買過程中可以直接從ERP軟件信息系統(tǒng)中選擇合格供應商,進行招標比價,形成招標比價分析表,進而從質(zhì)量、價格兩個方面入手進行分析,選擇合適的供應商。確定購買的供應商后,采購人員可以直接在ERP系統(tǒng)上生成采購合同,將采購合同傳遞給供應商,簽訂采購合同,完成采購任務。例如在高壓電流互感器進行采購過程中,ERP系統(tǒng)中輸入的合格供應商包括某北方電流互感器廠家、某一戶電流互感器廠家、某二戶電流互感器廠家,采購人員可以將其三家作為采購招標比價的對象,自動生成招標比價單據(jù),由招標部門領導和采購部門領導進行審批。

      2.3 采購原材料入庫管理信息化

      購買原材料到達企業(yè)后,由倉儲管理部門清查物資數(shù)量是否滿足要求,進而由檢驗部門進行檢驗,檢驗合格辦理入庫手續(xù)。在應用ERP信息化軟件后,倉儲管理部門人員在接收物資后,利用ERP軟件,按照物資的規(guī)格型號、數(shù)量進行報檢,自動生成報檢單。

      對質(zhì)檢部門而言,直接在ERP軟件上便可以查到報檢產(chǎn)品的規(guī)格型號、數(shù)量以及技術(shù)要求,打印報檢單,按照報檢單上所需要的性能需求,對產(chǎn)品進行檢驗。例如在15臺電流互感器報檢過程中,可以從ERP系統(tǒng)中明確的查詢到規(guī)格型號為10kV,變比為200∶5,購買廠家為某北方電流互感器廠家,購買數(shù)量為15臺,該批次物資使用項目以及用途,檢驗人員在檢驗過程中便可以根據(jù)相關(guān)技術(shù)資料進行校驗。檢驗合格后,在ERP軟件上直接辦理入庫手續(xù)。若是存在不合格產(chǎn)品,便可以直接在ERP軟件上進行處理,注明不合格數(shù)量和不合格原因,將合格產(chǎn)品進行入庫,不合格產(chǎn)品由采購部門進行處理。

      采購部門直接在ERP上查詢到不合格產(chǎn)品的規(guī)格型號、不合格原因、不合格數(shù)量,按照質(zhì)檢部門提交信息,聯(lián)系供應商,進而退貨或者是換貨,及時跟蹤不合格品的處理。

      2.4 采購原材料出庫管理信息化

      采購原材料主要是用于生產(chǎn)車間,生產(chǎn)車間根據(jù)生產(chǎn)所需求物料到庫房去提貨,辦理出庫手續(xù)。應用ERP信息軟件,生產(chǎn)車間可以根據(jù)項目需求直接在ERP軟件上生成提料單,進而到庫房按照提料單進行領料,生產(chǎn)車間領料后便可以到庫房直接辦理出庫手續(xù)。

      庫房辦理出庫手續(xù)后,ERP軟件物料查詢過程中物料的數(shù)量便會自動更新。應用物資管理ERP軟件后,可以直接在ERP軟件上查詢庫存量,包括規(guī)格型號、數(shù)量、性能等,各個部門對現(xiàn)有庫存量能夠清晰的查看到,在物料需求計劃制定時,才可以充分的利用庫存量,這樣便能夠避免庫存量積壓帶來的經(jīng)濟損失。同時ERP信息軟件應用后,計劃部門、設計部門、采購部門、質(zhì)檢部門、倉儲管理部門、生產(chǎn)車間,不同部門之間可以直接在ERP軟件上進行物資采購、物資入庫、物資出庫等業(yè)務的處理,相關(guān)業(yè)務處理比較便捷,避免因為信息流通不通暢等因素影響物料管理。

      3 信息化技術(shù)在國有企業(yè)物資采購管理中應用保障措施

      3.1 組織保障

      國有企業(yè)物資采購管理過程中若是要應用ERP系統(tǒng)軟件,那么需要對企業(yè)的組織機構(gòu)進行優(yōu)化,明確各個部門的職責和權(quán)限,根據(jù)各個部門的職責,賦予其一定的權(quán)限,完成ERP系統(tǒng)的審批工作。ERP系統(tǒng)在物資采購管理過程中,其一,需要對物料需求計劃進行審批,得到領導的審批后才可以進行購買;其二,在購買過程中需要對產(chǎn)品的廠家、價格進行審批,審批后才可以簽訂購買合同;其三,在入庫管理過程中,需要對產(chǎn)品的質(zhì)量進行審批,審批合格后才可以辦理入庫手續(xù);其四,出庫過程中,需要對提料的信息進行審批。通常物料需求計劃需要由技術(shù)部門領導和設計部門領導共同進行審批,采購計劃需要由采購部門領導和招標部門領導共同審批,入庫質(zhì)量檢驗由質(zhì)量管理部門領導進行審批,出庫提料主要是由生產(chǎn)車間主任進行審批。

      ERP系統(tǒng)在審批流程設計過程中,需要對公司的組織機構(gòu)充分的了解,明確各個部門領導的職能,進而才能夠完成審批流程的設計。國有企業(yè)需要完善組織管理工作,為ERP系統(tǒng)的應用提供組織上的保障。

      3.2 資金保障

      ERP信息軟件在物資采購管理應用過程中,因為國有企業(yè)的經(jīng)營管理模式不同,故而對軟件的需求便不同。在應用ERP信息軟件過程中,需要根據(jù)國有企業(yè)的實際生產(chǎn)情況以及實際管理情況,專門設計ERP信息軟件,而ERP信息軟件的購買費用比較高,同時應用過程中還涉及人工管理費用、設備費用以及其他維護費用,總而言之,需要的資金比較多。國有企業(yè)要能夠根據(jù)ERP信息軟件的市場價值,提供一定的資金保障,以此保證ERP信息軟件的運用。

      3.3 制度保障

      在ERP信息技術(shù)應用過程中,要完善ERP信息技術(shù)應用管理制度,明確ERP信息技術(shù)的維護管理制度、人員使用制度、應用準確率考核制度等,在日常工作開展過程中,要對ERP系統(tǒng)應用的準確性進行考核,真實性進行核查,這樣才能夠更好地對國有企業(yè)物資采購進行管理與控制,避免出現(xiàn)徇私舞弊或者造成公司物資流失及損失,保證公司的物資安全。

      4 結(jié)語

      ERP信息軟件的應用,使國有企業(yè)在物料采購管理過程中,各個部門可以直接通過ERP軟件上的信息數(shù)據(jù)更新,了解企業(yè)對物資需求情況以及物資供給情況,有助于企業(yè)有效利用物資,提高物資的利用率。同時,信息技術(shù)的應用,優(yōu)化了各個部門之間的溝通效率,各個部門之間的配合默契有所增加,提高了工作效率。

      參考文獻:

      [1]何金龍.信息化技術(shù)在石油物資采購中的應用探討[J].管理觀察,2019(6):25-26.

      [2]鄔銘.以信息化促進國企物資管理水平提升策略探討[J].納稅,2017(24):87.

      [3]楊進東.關(guān)于物資管理信息化的思考[J].中國高新區(qū),2017(14):156.

      [4]張新樹.ERP在企業(yè)采購及庫存管理中的重要性[J].中國市場,2019(21).

      [作者簡介]李娜(1984—),女,漢族,山西垣曲人,中條山有色金屬集團有限公司物資設備部,經(jīng)濟師,大學本科,研究方向:物資管理。

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