沈玉瑩

（長江武漢航道局，湖北 武漢 430000）

引言

事業(yè)單位的檔案建設對單位的工作開展提供了重要的條件，通過檔案管理使單位中的信息資料得到規(guī)范化的管理，在各項工作中可以將檔案作為參考的依據(jù)，為了使檔案管理的效果加強，結合數(shù)字檔案管理進行分析，采取有效的措施對檔案管理進行改善，使數(shù)字檔案管理的效果加強，促進單位的發(fā)展。

一、事業(yè)單位數(shù)字檔案的應用價值

（一）滿足時代發(fā)展需求

數(shù)字檔案使資料的形式發(fā)生了變化，使檔案的應用能夠不受時空的限制，加強了檔案使用的效果。事業(yè)單位的檔案管理中數(shù)字檔案的使用對社會的發(fā)展具有重要的作用，同時符合時代發(fā)展的需求，使數(shù)字化檔案的應用范圍擴大。

（二）提高檔案資源質量

改善檔案建設管理工作，使用數(shù)字化檔案，可以使檔案的質量提高。通過計算機和網絡的應用，使檔案的存儲空間擴大，并且能夠提高管理的效率，節(jié)省了人力的投入，體現(xiàn)了自動化管理的優(yōu)點，為社會群眾提供了更好的檔案存儲需求。另外，檔案的管理中的信息資料也對檔案管理的質量有著較大的影響，為了使單位的檔案建設速度加快，應結合數(shù)字化檔案，使檔案管理的效率和質量提高，促進檔案管理的發(fā)展。

（三）提升檔案安全性

事業(yè)單位的檔案資源對單位的發(fā)展和社會發(fā)展都有著重要的作用，通過數(shù)字化的檔案管理方式開展工作，可以使檔案管理得到創(chuàng)新，同時能夠滿足社會對檔案管理的需求，使事業(yè)單位的檔案管理工作更加開放，使事業(yè)單位的檔案使用價值提升，加強了檔案管理的安全性，使檔案管理更加符合時代發(fā)展規(guī)律。

（四）維持檔案的原始性

事業(yè)單位的檔案資源管理需要具有原始的特點，使檔案保持原始性，這樣可以體現(xiàn)出檔案資料的價值。利用數(shù)字化方式對檔案進行管理，可以使檔案的安全性提升，結合網絡技術的應用，使檔案得到完好的保存，可以避免對文件造成影響。這種當時使檔案的管理維持了原始性和安全性，使檔案資源發(fā)揮出有效的作用，使交互性加強，因此具有重要的意義。

二、數(shù)字檔案應用中存在的問題

（一）安全問題

數(shù)字檔案的安全隱患是其中的重要問題，由于信息化技術的發(fā)展使檔案管理中面臨著一定的安全隱患影響。網絡的開放性使其中的協(xié)議和系統(tǒng)都屬于開放空間，導致檔案資源的網絡管理中具有不安全因素。檔案在網絡中的傳播缺少私密的保護，這使信息容易在傳輸中遭到竊取。在管理中隨著檔案問題的增加，檔案管理的質量也會降低，安全問題導致檔案信息得不到有效的保護，難以使其具有安全保障。需要通過安全技術的加強，使檔案管理能夠避免安全問題的出現(xiàn)，保證檔案信息的安全。

（二）共享問題

事業(yè)單位需要通過加強檔案信息的共享性使檔案管理得到改善，在單位中檔案管理的信息化水平還沒有達到實際的要求，數(shù)字檔案管理中缺少備份，同時沒有得到充分利用，所以沒有使數(shù)字檔案信息的管理質量提高，影響了檔案的自身價值。

（三）人員問題

目前的事業(yè)單位中沒有專業(yè)的管理隊伍，人員缺少數(shù)字化技術的了解，在實際管理中不能達到管理的要求，一些人員對數(shù)字檔案的開發(fā)方式不能掌握，管理人員缺少檔案管理工作的素質，另外人員在工作中沒有得到專業(yè)的培訓，這使人員在數(shù)字化檔案管理中難以發(fā)揮出有效的作用。

三、加強數(shù)字檔案應用的效果的策略

（一）大力開發(fā)數(shù)字檔案

為了使數(shù)字檔案的管理質量提高，需要對數(shù)字檔案進行深入的挖掘，充分利用數(shù)字檔案信息，使數(shù)字檔案資源變的更加豐富，提升檔案的價值。首先需要對數(shù)字檔案管理進行科學化改善，使檔案管理具有良好的環(huán)境和先進的設施，通過硬件技術的結合，使檔案管理能夠順利開展，通過數(shù)字化的辦公系統(tǒng)和共享體系，使檔案信息得到共享，從而加強檔案管理的質量。其次，需要將數(shù)字檔案的收入、存儲等相關體系完善，并且對基層檔案進行開發(fā)和研究，使檔案管理的開展更加具有全面性，以信息化技術作為基礎，對檔案信息進行補充，加強數(shù)字檔案管理的效果。

（二）建立檔案安全環(huán)境

數(shù)字檔案應用的加強需要通過安全的環(huán)境實現(xiàn)，使檔案能夠為事業(yè)單位發(fā)展和其他方面起到有效的作用，因此應提高數(shù)字檔案管理的安全性。首先需要對檔案建設的外包機制進行完善，和軟件開發(fā)公司進行合作，使檔案共享系統(tǒng)建立，通過系統(tǒng)對數(shù)字檔案進行高效的管理。其次，需要在工作中體現(xiàn)出檔案的自身特色，根據(jù)當?shù)氐陌l(fā)展情況，開發(fā)具有本地特色的檔案內容，使檔案管理能夠具有更好的效果。對數(shù)字檔案的安全管理采取有效的的措施，使管理信息具有安全保障，提升了管理的質量。

（三）提升檔案人員能力

檔案數(shù)字化建設中需要人才隊伍的支持，在管理中應大力引進人才，結合單位的工作需求以及實際情況，對人員進行合理的分配，加強檔案管理的質量。首先需要建立專業(yè)的檔案管理隊伍，對人才資源進行科學的配置，使檔案管理能夠具有創(chuàng)新的特點，實現(xiàn)數(shù)字檔案管理的目標。其次，對檔案管理人員進行培訓，使人員的專業(yè)性加強，能夠具有專業(yè)的管理知識，通過培訓具有綜合的能力，結合講座和專家指導等方式使人員在培訓中完善自身的知識和能力，在工作中發(fā)揮出自己的能力。還需要對檔案管理建立綜合體系，使檔案的數(shù)字化管理水平提高，采取合理的績效考核方式，對人員進行考評，使檔案管理得到全面的改善，從而使單位的數(shù)字檔案管理逐漸完善，促進單位的快速發(fā)展。

結語

數(shù)字檔案的管理作為事業(yè)單位發(fā)展中的重要部分，通過數(shù)字檔案的建設和應用，使檔案發(fā)揮出更好的作用，對事業(yè)單位的決策等提供參考，同時能夠滿足社會的需求。應對數(shù)字檔案進行大力開發(fā)，采取有效的制度進行管理，提升管理人員的專業(yè)能力，使數(shù)字檔案發(fā)展水平提高，體現(xiàn)出檔案自身的價值，促進事業(yè)單位的檔案管理發(fā)展。