周軍

（宜昌市政府文印服務(wù)中心，湖北 宜昌 443000）

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，打破了許多傳統(tǒng)行業(yè)固有的工作方式和固有流程，特別是對(duì)電子文件管理而言，這種沖擊更是巨大的。數(shù)字技術(shù)發(fā)展越來越深入，電子文件的數(shù)量也隨之得到提升，此時(shí)如果繼續(xù)沿用過去的電子文件歸檔收集方式，那么其管理質(zhì)量就難以得到保證。本文就從電子文件收集歸檔的實(shí)際發(fā)展情況，結(jié)合大數(shù)據(jù)環(huán)境的技術(shù)特征，對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子文件歸檔收集進(jìn)行研究。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子文件收集歸檔概述

回顧檔案管理的整個(gè)歷史不難看出，無論是從書簡到紙質(zhì)文書、還是從紙質(zhì)文書到電子文件，其始終與高新科技的發(fā)展和產(chǎn)生相伴而行，每一次技術(shù)手段的變更和發(fā)展，都會(huì)帶來檔案管理手段和方法的高速進(jìn)步。而進(jìn)入二十一世紀(jì)以后，一場全新的巨大的技術(shù)變革又給檔案管理帶來了天翻地覆的影響，那就是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，讓各種傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)和傳統(tǒng)技術(shù)手段以光速被淘汰，一種新的數(shù)字技術(shù)環(huán)境悄然的、毫無聲息的進(jìn)入到了社會(huì)發(fā)展的各行各業(yè)中。這種變化也確實(shí)帶動(dòng)了信息處理技術(shù)的變化，越來越多的電子文檔開始代替過去的紙質(zhì)文檔，數(shù)量也是在不斷的爆炸性增長當(dāng)中，這使得檔案管理、也就是我們提到的電子文件歸檔收集工作，從過去的傳統(tǒng)載體形態(tài)轉(zhuǎn)換成了數(shù)字形態(tài)，提到檔案管理和文件歸檔，人們也開始越來越多的想到電子環(huán)境，而非傳統(tǒng)環(huán)境。實(shí)際早在2006年，黨和政府的有關(guān)部門就已經(jīng)開始著手促進(jìn)檔案信息資源的利用和開發(fā)，國家檔案局和原國務(wù)院信息辦公室在這個(gè)過程中充分的發(fā)揮了帶動(dòng)作用，以中國石化集團(tuán)為主要實(shí)驗(yàn)單位，進(jìn)行了一系列的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理嘗試。到了2015年，電子公文、合同等生產(chǎn)經(jīng)營核心數(shù)據(jù)就已經(jīng)完成了信息化管理的改制，當(dāng)然一些獨(dú)立的專業(yè)管理系統(tǒng)還沒有與檔案管理系統(tǒng)形成連接，這一部分?jǐn)?shù)據(jù)如土地信息管理系統(tǒng)等，目前正在以一種獨(dú)特的“雙套式”歸檔管理模式進(jìn)行歸檔?？傮w來看，目前我國大部分企業(yè)的現(xiàn)代化信息化建設(shè)都進(jìn)行的如火如荼，但是檔案管理工作普遍存在薄弱點(diǎn)，檔案管理部門在資金人力等方面都存在欠缺和不足，這使得檔案管理的信息化、電子文檔歸檔收集的難度變得更高。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境電子文件收集歸檔策略

（一）建立健全檔案信息管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)本身的功能就包括不受空間限制的即時(shí)制歸檔功能，而電子文件的生成部門配備的檔案人員可以借助計(jì)算機(jī)終端，利用這種即時(shí)制歸檔功能，把生成的電子文件根據(jù)檔案分類原則進(jìn)行分類以后，上傳到對(duì)應(yīng)的部門檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中，讓電子文件快速準(zhǔn)確的結(jié)束歸檔。這種歸檔方式目前來說一般有兩種，分別成為在線實(shí)時(shí)歸檔和在線按時(shí)集中式歸檔。其中在線實(shí)時(shí)歸檔指的是，文件生成部門在辦理業(yè)務(wù)結(jié)束以后、直接利用系統(tǒng)的的入口對(duì)電子文件進(jìn)行處理和上傳，完成邏輯歸檔；而在線按時(shí)集中式歸檔指的是，電子文件的生成部門暫時(shí)把生成的電子文件保存到本地終端，也可以直接存放在檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中，而后根據(jù)歸檔的時(shí)間進(jìn)行調(diào)取，在此基礎(chǔ)上對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行整理，按照時(shí)間、類型、內(nèi)容等等，分別把它們上傳到服務(wù)器對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中去。特別需要提到的是，電子文件歸檔過程中，務(wù)必要保證對(duì)電子文件分類整理的準(zhǔn)確性，而對(duì)于一些目前還仍然以紙質(zhì)文件形式保存的檔案信息，需要與電子文件同時(shí)進(jìn)行移交。

（二）積極建設(shè)電子文件備份中心

電子文件本身具有一定的易變性，它主要是基于信息系統(tǒng)而存在的，因此更加容易被修改和調(diào)整，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔比較起來，穩(wěn)定性有待提升，因此我們需要盡可能提升電子文件歸檔的完整性和安全性，而建立一個(gè)文件備份中心就是最行之有效的措施。這樣一來能夠讓電子文件在有效期內(nèi)得到最穩(wěn)妥的保護(hù)，二來能夠讓后續(xù)的電子文件調(diào)閱服務(wù)等變得更加便利。上文中簡單涉及到，電子文件歸檔的方法可以分成邏輯歸檔和物理歸檔，其中邏輯歸檔指的就是直接在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行，不調(diào)整原本的存儲(chǔ)方式直接移交電子文件的管理權(quán)限，這種方式歸檔下來的電子文件不會(huì)從原部門的保存系統(tǒng)中消失，一直能夠在生成部門的信息系統(tǒng)中保留，其優(yōu)勢在于文件的完整性不會(huì)被破壞，同時(shí)在以后需要的時(shí)候也可以直接調(diào)閱不需要重新下載和讀入；而電子文件的物理歸檔，指的則是在移交電子文件的時(shí)候把電子文件從生成部門的信息系統(tǒng)中下載出來，以轉(zhuǎn)移的形式移交檔案管理部門的系統(tǒng)中去，一般來說就是把電子文件拷貝到u盤或者載體上交給檔案部門，這種歸檔方法的優(yōu)勢在于一經(jīng)移交，電子文件的生成部門就不再具有電子文件的管理權(quán)限甚至是讀取權(quán)限，電子文件的安全性得到了強(qiáng)有力的保障，當(dāng)然這種方式也有一定的缺陷，那就是在以后需要讀取調(diào)閱有關(guān)電子文件的時(shí)候，會(huì)有一定的麻煩，往往需要重新調(diào)閱和下載。從這兩種方式不難看出，無論是哪一種歸檔手段都不可能盡善盡美，因此建立文件備份中心就更加重要。在今后的工作中，企業(yè)方面應(yīng)該積極的參與到文件備份中心的建設(shè)中去，從而從根本上解決現(xiàn)有歸檔方式存在的一系列不足之處。

結(jié)語

總而言之，電子文件的形成方式和管理方法和過去的紙質(zhì)文檔有很大的區(qū)別，這也就決定了其歸檔工作和收集工作手段有一定的獨(dú)特之處。無論是前期的技術(shù)要求還是后續(xù)的存檔方式，都具有更加細(xì)致更加穩(wěn)定的特征。在今后的工作中，企業(yè)的有關(guān)檔案管理人員應(yīng)該有意識(shí)的參考和學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本單位電子文件的具體情況，爭取找到最行之有效的電子文件收集歸檔措施，為推動(dòng)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。