加強(qiáng)人才檔案管理，提高檔案利用效率

徐春燕

（云南省 昆明市呈貢區(qū)統(tǒng)計(jì)局，云南 昆明 600500）

本文圍繞著新時(shí)期人才檔案管理涌現(xiàn)的問題，運(yùn)用制度化、系統(tǒng)化和創(chuàng)新性的思維審視人才檔案管理工作的優(yōu)化路徑，達(dá)到高質(zhì)量開展人才檔案管理目標(biāo)。

一、人才檔案管理的主要問題

（一）管理意識(shí)不強(qiáng)

人才檔案管理工作不僅涉及到人才流轉(zhuǎn)，更涉及到基層單位的用人質(zhì)量，以及關(guān)系到人才的切身利益。有些基層檔案管理部門對(duì)人才檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)，沒能充分的重視人才檔案管理工作，人事檔案管理往往只局限在檔案的妥善保管方面，沒能在分類整理、人力資源數(shù)據(jù)挖掘、人才融合優(yōu)化配置方面發(fā)揮人才檔案的應(yīng)用價(jià)值。由于基層單位人才檔案管理意識(shí)不足，人才檔案工作的目標(biāo)與具體實(shí)施策略不明確，缺乏必要的人才檔案管理工作制度，以及科學(xué)全面的人才檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致人才檔案管理與相關(guān)部門配合不足，沒能形成統(tǒng)一的人才檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，因此影響了人才檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和檔案管理質(zhì)量，沒有建設(shè)符合國(guó)家有關(guān)人才檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，影響了相關(guān)工作的質(zhì)量。

（二）檔案內(nèi)容有限

人才檔案數(shù)據(jù)信息資源的內(nèi)容有限，人才檔案的充實(shí)性不足，人才檔案不能反映單位人才建設(shè)的全面真實(shí)情況?，F(xiàn)有的人才檔案數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用價(jià)值較低，人才檔案數(shù)據(jù)信息的更新速度較慢，這些問題直接影響了人才價(jià)值挖掘?，F(xiàn)有的人才檔案不滿足單位各項(xiàng)工作的需要，單位沒能圍繞著人才流轉(zhuǎn)，人才優(yōu)化配置提高檔案數(shù)據(jù)信息的利用效率，不能有效的充分挖掘人才特長(zhǎng)，沒能對(duì)人才檔案進(jìn)行認(rèn)真梳理，導(dǎo)致人才建設(shè)效率與質(zhì)量不足。還有的基層人才檔案管理部門的服務(wù)理念不足，沒能針對(duì)企業(yè)與人才搭建人才檔案的服務(wù)橋梁，現(xiàn)有的人才檔案管理沒能圍繞著個(gè)性化服務(wù)與豐富人才檔案開發(fā)專門的人才檔案建設(shè)項(xiàng)目，人才檔案運(yùn)轉(zhuǎn)復(fù)雜，人才檔案應(yīng)用過程中需要花費(fèi)大量的時(shí)間精力。

（三）信息化不足

在數(shù)字化時(shí)代的人才檔案管理更強(qiáng)調(diào)運(yùn)用信息化的方式開展數(shù)字化和智能化的人才檔案管理。由于有些單位的檔案信息化建設(shè)體系不足，沒能形成完善的數(shù)字化檔案運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)，因此影響基于單位人才檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，沒能發(fā)揮人才檔案信息價(jià)值。有的單位沒能從大數(shù)據(jù)角度進(jìn)行人才檔案數(shù)字化體系建設(shè)，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、共享系統(tǒng)開發(fā)不足，導(dǎo)致人才檔案數(shù)據(jù)信息傳遞不足，人才檔案不能實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的共享開發(fā)應(yīng)用。當(dāng)前基層單位還缺乏信息化的檔案管理人才，檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用與開發(fā)不足，檔案信息化運(yùn)行存在一定的安全隱患，這在很大程度上導(dǎo)致人才檔案在共享時(shí)容易造成數(shù)據(jù)被篡改，造成檔案信息傳遞不及時(shí)問題。

二、人才檔案管理的具體策略

（一）增強(qiáng)管理意識(shí)

提高人才檔案管理工作水平，解決人才檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題，還要提高基層人才檔案管理意識(shí)，形成完善的人才檔案管理工作運(yùn)轉(zhuǎn)體系，促進(jìn)人才檔案管理工作有序運(yùn)行。首先，加強(qiáng)對(duì)人才檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確人才檔案管理的重要性，在明確人才檔案管理職責(zé)分工的基礎(chǔ)上形成科學(xué)化的人才檔案管理工作制度。其次，建立人才檔案管理信息庫，成立人才檔案管理中心，由專職信息技術(shù)人員主要承擔(dān)人才檔案管理工作任務(wù)，并且加強(qiáng)對(duì)各部門人才檔案管理工作的技術(shù)指導(dǎo)。

（二）強(qiáng)化信息建設(shè)

數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化已經(jīng)成為新時(shí)期人才檔案管理工作的主要發(fā)展方向，提高人才檔案管理工作的質(zhì)量，解決傳統(tǒng)人才檔案管理的實(shí)際問題，需要使用信息化的人才檔案管理方法，形成科學(xué)的人才檔案管理機(jī)制，從而解決人才檔案管理的具體問題。首先，全面加強(qiáng)人才檔案管理的信息技術(shù)更新，根據(jù)人才檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)需要開發(fā)系統(tǒng)的人才檔案管理軟件，逐步形成完善人才檔案使用權(quán)限體系，在數(shù)字化檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的支持下實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的有效共享。其次，加強(qiáng)數(shù)字化人力資源檔案的挖掘工作，在結(jié)構(gòu)化數(shù)字庫的基礎(chǔ)上運(yùn)用大數(shù)據(jù)的方式對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合，結(jié)合單位的具體項(xiàng)目發(fā)揮檔案人員的輔助配合作用。

（三）提升管理素養(yǎng)

做好基層人才檔案管理工作還要提升管理人員素養(yǎng)，促進(jìn)人才檔案管理人員掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，滿足信息化環(huán)境下的人才檔案管理操作需求。首先，全面加強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，要求檔案管理人員掌握信息化的檔案培訓(xùn)方法，提高檔案管理工作的信息化與智能化水平。其次，加強(qiáng)對(duì)人才檔案管理法規(guī)的培訓(xùn)，促進(jìn)人才檔案管理專業(yè)技術(shù)人員熟悉相關(guān)管理制度，保證人才檔案管理的科學(xué)性和有效性。第三，還要加強(qiáng)對(duì)人才檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)考核與績(jī)效測(cè)評(píng)，明確人才檔案管理工作人員的具體問題，針對(duì)性的促進(jìn)其改進(jìn)提高工作質(zhì)量

（四）加強(qiáng)安全工作

提高人才檔案管理工作的質(zhì)量，還要完善安全管理體系，注重根據(jù)現(xiàn)有的人才檔案管理與運(yùn)行機(jī)制形成必要的安全制度。首先，全面提高人才檔案管理人員的安全意識(shí)，做好基層性的安全保障工作，滿足人才檔案管理的安全需求。其次，加強(qiáng)人才檔案的安全設(shè)施設(shè)備的配置工作，加強(qiáng)信息化設(shè)施的建設(shè)，著力構(gòu)建一個(gè)具有安全信息防控體系的檔案智能化運(yùn)行環(huán)境。第三，還要加強(qiáng)數(shù)字檔案運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控工作，有效的劃分檔案使用權(quán)限，做好基礎(chǔ)的備份工作，提高數(shù)字化檔案的安全性。在滿足數(shù)據(jù)共享需要的同時(shí)對(duì)檔案安全形勢(shì)進(jìn)行評(píng)估。

（五）轉(zhuǎn)變觀念，提升價(jià)值

以往，我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理模式上經(jīng)常是以清水衙門自居，故步自封，總認(rèn)為事業(yè)單位的檔案管理工作就是事業(yè)單位發(fā)展的后勤，不需要出頭僅僅安心做個(gè)配角就可以了，因此事業(yè)單位中的員工和外界的很多人對(duì)于檔案管理工作的印象就是只進(jìn)不出默默無聞。這樣的一種情況要求檔案部門必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)守舊的觀念，使得檔案工作的價(jià)值不斷提升。

三、結(jié)語

加強(qiáng)人才檔案管理工作，形成完善的人才檔案數(shù)字化運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，需要?jiǎng)?chuàng)新人才檔案管理方法，構(gòu)建完善的人才檔案管理工作體系，在滿足人才檔案管理信息化建設(shè)需要的基礎(chǔ)上，全面提高人才檔案的建設(shè)水平。