摘?要：會(huì)展屬于低成本的中介體，與一般的營(yíng)銷(xiāo)溝通工具特性相符，例如促銷(xiāo)、直銷(xiāo)與公共關(guān)系等，還能夠打造出良好的品牌效應(yīng)，屬于收集與調(diào)查重要信息的場(chǎng)地。會(huì)展能夠幫助觀(guān)眾與參展商對(duì)當(dāng)前行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)有全面的了解，并且制定與市場(chǎng)需求相符合的經(jīng)營(yíng)策略。另外，會(huì)展還能夠?yàn)楫?dāng)?shù)匚嗟挠慰停M(jìn)而為當(dāng)?shù)氐奈幕糜涡袠I(yè)、酒店行業(yè)等，創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。所以，會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理逐漸受到廣泛的重視。本文從會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的基礎(chǔ)原則與必要性展開(kāi)分析，并以此為依據(jù)，提出幾個(gè)方面針對(duì)性較強(qiáng)的管理措施，希望為相關(guān)人士提供參考。

關(guān)鍵詞：會(huì)展;現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)管理;客戶(hù)服務(wù);細(xì)節(jié)管理

引言：基于新時(shí)代背景下，許多藝術(shù)展、服裝展、汽車(chē)展等會(huì)展活動(dòng)頻繁開(kāi)展，會(huì)展已經(jīng)成為人們比較熟悉的一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)，不僅僅是提供豐富的展覽，而是能夠?qū)崿F(xiàn)藝術(shù)節(jié)、旅游等各個(gè)產(chǎn)業(yè)的融合。其中會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)中含有會(huì)議、節(jié)事活動(dòng)等全部的設(shè)施，一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目是否成功，與現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)與管理有直接關(guān)系。在整個(gè)項(xiàng)目管理的過(guò)程中，實(shí)行現(xiàn)場(chǎng)管理具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，尤其是監(jiān)督與管理參展商、搭建商等，并且做好現(xiàn)場(chǎng)的管理與布展工作，進(jìn)而開(kāi)展完善的工作計(jì)劃，促進(jìn)后續(xù)建設(shè)活動(dòng)的順利開(kāi)展。

一、強(qiáng)化會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的基礎(chǔ)原則與必要性

1.會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的基礎(chǔ)原則

首先，盡可能使用服務(wù)鏈外包服務(wù)的形式，實(shí)行各個(gè)項(xiàng)目的監(jiān)督與控制。其次，安排專(zhuān)人在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)負(fù)責(zé)專(zhuān)項(xiàng)工作，保證職責(zé)分明，針對(duì)于重點(diǎn)的會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理工作，要制定責(zé)任制，落實(shí)雙重核查制度。再次，對(duì)重要的環(huán)節(jié)，相關(guān)的管理人員要及時(shí)完善風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，提前編制處理方案，實(shí)行全過(guò)程的監(jiān)督。最后，開(kāi)展對(duì)臨時(shí)人員的短期培訓(xùn)工作，做好現(xiàn)場(chǎng)管理與服務(wù)工作，落實(shí)到位，保證整個(gè)會(huì)展的品質(zhì)。

2.強(qiáng)化會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的必要性

首先，強(qiáng)化會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的管理工作，能夠獲得更優(yōu)質(zhì)的資源，其中蘊(yùn)藏了巨大的技術(shù)流、信息流，意味著各個(gè)行業(yè)開(kāi)放潮中，在生產(chǎn)、技術(shù)與營(yíng)銷(xiāo)等不同的方面得到顯著的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)不斷優(yōu)化資源配置的工作，不斷提升綜合競(jìng)爭(zhēng)力，吸引更多的參與者與組織者。其次，針對(duì)于特殊的服務(wù)行業(yè)，會(huì)展能夠不斷擴(kuò)大周邊地區(qū)的影響力，促進(jìn)各個(gè)行業(yè)的協(xié)作。最后，隨著會(huì)展活動(dòng)的開(kāi)展，能夠提供更多的就業(yè)機(jī)會(huì)，并且緊跟經(jīng)濟(jì)的發(fā)展形態(tài)，將當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展情況凸顯出來(lái)。通過(guò)促進(jìn)運(yùn)輸、交通與旅游等行業(yè)市場(chǎng)的不斷融合與發(fā)展，提供更多的投資合作、文化創(chuàng)新與商品流通等方面的進(jìn)步與發(fā)展。

二、強(qiáng)化會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理的有效路徑

1.做好展會(huì)布展階段的管控，提升工作效率

在強(qiáng)化展會(huì)布展階段工作的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)做好長(zhǎng)期的前期準(zhǔn)備工作，包括搭建展位、開(kāi)展運(yùn)輸管理、加強(qiáng)參展商管理、做好現(xiàn)場(chǎng)安保工作等。在搭建展臺(tái)的過(guò)程中，協(xié)調(diào)監(jiān)督運(yùn)輸商與展臺(tái)搭建中可能存在的主要問(wèn)題，保證布展工作的順利開(kāi)展。通常情況下，布展的時(shí)間需要消耗2天-3天的時(shí)間，如果布展速度快的話(huà)也可以在1天之內(nèi)完成。那么，在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行展臺(tái)的搭建，不僅要保證搭建技術(shù)的科學(xué)化，還要做好協(xié)調(diào)與配合的工作，對(duì)整體的工作進(jìn)行監(jiān)控，結(jié)合場(chǎng)地、場(chǎng)館的實(shí)際情況，設(shè)計(jì)平面圖紙。在設(shè)計(jì)圖紙上，對(duì)各個(gè)展區(qū)與展位進(jìn)行劃分，與各個(gè)參展商溝通圖紙的內(nèi)容，結(jié)合對(duì)人流的吸引力、品牌影響力、展位價(jià)格等方面的因素，了解實(shí)際情況與參展商目標(biāo)的差距，進(jìn)一步確定圖紙的展位。

在參展商報(bào)道之前，主辦方要做好兩個(gè)方面的工作，第一，根據(jù)設(shè)計(jì)的圖紙，開(kāi)展展臺(tái)區(qū)域的劃分工作，還要標(biāo)名展臺(tái)號(hào)，結(jié)合圖紙，搭建現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的地區(qū)，如主辦方、運(yùn)輸商的辦公地區(qū)等，要提前安排器材、人員與資料等。第二，務(wù)必要保證產(chǎn)品運(yùn)輸?shù)陌踩?，并且?yán)格根據(jù)制定的物流計(jì)劃區(qū)，對(duì)各個(gè)崗位的工作進(jìn)行合理的布局。運(yùn)輸商可以從展品代理中，掌握大部分展品的資料，尤其是對(duì)進(jìn)館時(shí)間的把控，協(xié)調(diào)各個(gè)參展商之間的關(guān)系。在展品進(jìn)入到場(chǎng)館之后，包裝箱的管理也是展會(huì)當(dāng)中一項(xiàng)重要的工作，往往是展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理的盲點(diǎn)。展會(huì)最重要的一項(xiàng)工作就是接待參展商，要引起現(xiàn)場(chǎng)工作人員的注意，給予重點(diǎn)關(guān)注，以全面、熱情的服務(wù)，做好會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)工作。主辦方的工作人員要保證參展商能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行布展，如果有特殊情況，需要及時(shí)與主辦方進(jìn)行溝通，并搭建臨時(shí)的運(yùn)輸通道，以保證參展商能盡快參會(huì)。第三，現(xiàn)場(chǎng)的安保與保潔工作也十分重要，保潔分別由主場(chǎng)搭建商、場(chǎng)館方分工負(fù)責(zé)。其中展會(huì)場(chǎng)地內(nèi)的公共區(qū)域清潔也要由場(chǎng)館方負(fù)責(zé)，例如餐廳、衛(wèi)生間、安全通道等。在開(kāi)展展會(huì)期間，做好安保工作，主要就是避免可疑分子進(jìn)入到會(huì)展中心，避免出現(xiàn)參展商物品丟失的問(wèn)題。如果安保工作不到位，不僅會(huì)影響會(huì)展的聲譽(yù)，還會(huì)產(chǎn)生一系列的經(jīng)濟(jì)損失。采用適當(dāng)?shù)臅?huì)展項(xiàng)目管理方式，逐步開(kāi)展，保證各個(gè)服務(wù)環(huán)節(jié)的順利配合與銜接，進(jìn)而搭建健全的展覽服務(wù)體系，激發(fā)員工的參與積極性，在提供專(zhuān)業(yè)化服務(wù)的基礎(chǔ)上，有效提升工作效率，促進(jìn)后續(xù)工作的順利開(kāi)展。

2.做好會(huì)展開(kāi)展階段的管控，增強(qiáng)展會(huì)凝聚力

在會(huì)展開(kāi)展的階段，開(kāi)幕式的順利開(kāi)展十分重要，能夠增強(qiáng)會(huì)展的影響力，還能夠營(yíng)造出良好的環(huán)境氛圍，吸引更多慕名而來(lái)的游客。開(kāi)幕式還能夠展現(xiàn)出良好的會(huì)展形象，還能夠增強(qiáng)大眾的信心。逐步開(kāi)展良好的品牌形象宣傳工作，一般情況下，在籌劃開(kāi)幕式的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)確認(rèn)參展領(lǐng)導(dǎo)的名單，還要了解開(kāi)幕的時(shí)間、禮儀與樂(lè)隊(duì)進(jìn)場(chǎng)等方面的內(nèi)容。要想保證各個(gè)環(huán)節(jié)不出現(xiàn)失誤，就要在展會(huì)開(kāi)始前進(jìn)行彩排，安排專(zhuān)門(mén)的工作人員檢查基礎(chǔ)設(shè)施，編制突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)方案。在此過(guò)程中，將觀(guān)眾作為會(huì)展的主體，做好觀(guān)眾的信息資料登記工作，更好地了解觀(guān)眾的組成結(jié)構(gòu)，掌握與觀(guān)眾相關(guān)的數(shù)據(jù)。登記處要有明確的標(biāo)識(shí)，以便于觀(guān)眾能夠及時(shí)找到，并辦理現(xiàn)場(chǎng)的注冊(cè)手續(xù)。在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，還要安排專(zhuān)人提供咨詢(xún)與引導(dǎo)服務(wù)，并且保證登記的秩序。在觀(guān)眾登記的同時(shí)，對(duì)信息進(jìn)行整合與匯總，在閉館之后，將參展商與觀(guān)眾的信息傳遞給主辦方，以便于提供更全面的服務(wù)。在開(kāi)展的時(shí)候，設(shè)立咨詢(xún)臺(tái)，咨詢(xún)?nèi)藛T要對(duì)場(chǎng)地的分布情況充分的了解，能夠憑借自身的工作能力解決問(wèn)題，還要聯(lián)系到相關(guān)的負(fù)責(zé)人，盡快的解決觀(guān)眾的問(wèn)題。做好會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)工作，需要更多的高素質(zhì)人才，其不僅要懂得旅游業(yè)、文化產(chǎn)業(yè)等不同方面的知識(shí)，還要了解怎樣將各個(gè)產(chǎn)業(yè)進(jìn)行融合。但就實(shí)際情況進(jìn)行分析，目前會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的人才相對(duì)缺乏。所以，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制，將先進(jìn)的理念傳達(dá)給相關(guān)的工作人員，定期開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的工作，吸引更多的高素質(zhì)人才進(jìn)入到會(huì)展工作當(dāng)中。

與此同時(shí)，在會(huì)展期間，應(yīng)當(dāng)結(jié)合會(huì)議、表演、比賽等活動(dòng)，烘托良好的現(xiàn)場(chǎng)氛圍，還能夠在一定程度上完善會(huì)展功能。參展商、主辦方都能直接參與到舉辦的各項(xiàng)活動(dòng)中。在此過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)抓住細(xì)節(jié)關(guān)鍵點(diǎn)，及時(shí)了解導(dǎo)致問(wèn)題發(fā)生的基礎(chǔ)動(dòng)因，并在展會(huì)服務(wù)結(jié)束之后，對(duì)遇到的問(wèn)題進(jìn)行研討，總結(jié)編制報(bào)告上交給領(lǐng)導(dǎo)層，不斷優(yōu)化服務(wù)管理模式，進(jìn)而提升服務(wù)質(zhì)量與水平。針對(duì)于一些創(chuàng)意園區(qū)進(jìn)行改建，例如北京市的798園區(qū)，相關(guān)的工作人員通過(guò)調(diào)整展覽的方式，融入公共文化元素與場(chǎng)地，讓參展商開(kāi)發(fā)能夠促進(jìn)當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)發(fā)展的旅游項(xiàng)目，融入科技表演、車(chē)展及具有當(dāng)?shù)靥厣L(fēng)俗的物品，逐步創(chuàng)建出特點(diǎn)鮮明的旅游文化產(chǎn)品。與此同時(shí)，通過(guò)引入完善的投資制度，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源與外部資源的整合，主辦方要主動(dòng)向參展商開(kāi)放，允許投入一定數(shù)額的資金。在重組與優(yōu)化的過(guò)程中，培養(yǎng)出更多具有影響力與創(chuàng)新能力的參展商。通過(guò)建立健全的項(xiàng)目管理責(zé)任制，能夠使員工了解到自身的基本工作職責(zé)，不同崗位的知識(shí)結(jié)構(gòu)要求的能力素質(zhì)也不同，項(xiàng)目小組的成員也是負(fù)責(zé)人，能夠體會(huì)到工作性質(zhì)存在的差異，弱化不同類(lèi)型工作的差異，以便于員工能夠直觀(guān)地了解到自身的工作，激發(fā)其工作積極性。在開(kāi)展會(huì)展服務(wù)的時(shí)候，能夠給予員工更多表現(xiàn)自己的機(jī)會(huì)，引導(dǎo)員工不斷提升自身的綜合能力。通過(guò)承擔(dān)項(xiàng)目獲得肯定，不僅僅將工作精力放在管理崗位中。采用完善的激勵(lì)機(jī)制，將員工的基本薪資與展會(huì)服務(wù)工作直接掛鉤，進(jìn)而規(guī)避員工為了獲得資源的短期行為，進(jìn)而保證展會(huì)工作的穩(wěn)定進(jìn)行。

3.開(kāi)展會(huì)展中的細(xì)節(jié)管理，打造品牌化理念

在實(shí)行會(huì)展細(xì)節(jié)管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)從多元化的角度入手，保證各個(gè)部門(mén)的管理層都能發(fā)揮出監(jiān)督的效用，督促員工做好自己的本職工作，從會(huì)展服務(wù)中的點(diǎn)滴小事入手，使觀(guān)眾與參展商能夠直觀(guān)地感受到全面細(xì)心的服務(wù)。在會(huì)展當(dāng)中，只有利用細(xì)心的服務(wù)，對(duì)各個(gè)場(chǎng)館的實(shí)際展覽工作進(jìn)行合理的劃分，再將各個(gè)工作進(jìn)行細(xì)化，才能夠?qū)⒇?zé)任落實(shí)到各個(gè)員工當(dāng)中，實(shí)行規(guī)范化的管理目標(biāo)。通過(guò)建立健全的展會(huì)制度，從細(xì)節(jié)上下功夫，并且做好相應(yīng)的指導(dǎo)工作，促進(jìn)各個(gè)行業(yè)的迅速發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)打造出展會(huì)項(xiàng)目的品牌，以一流的服務(wù)團(tuán)隊(duì)與管理體系，優(yōu)化當(dāng)?shù)氐膬?yōu)勢(shì)產(chǎn)業(yè)，例如酒店行業(yè)、旅游產(chǎn)業(yè)等。在整合文化服務(wù)資源的基礎(chǔ)上，一定程度上拓寬業(yè)務(wù)的規(guī)模，以不斷提升服務(wù)質(zhì)量的水平。通過(guò)打造出一流的展會(huì)形式，能夠逐步實(shí)現(xiàn)服務(wù)項(xiàng)目品牌化的建設(shè)，逐步創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，會(huì)展屬于一個(gè)將科學(xué)技術(shù)合作、商品貿(mào)易與其他方面融為一體的形式，能夠促進(jìn)交通物流、旅游、投資等產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展。在此背景下，能夠促進(jìn)信息、人才與科技等方面的繁榮共通。因此，強(qiáng)化會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理十分重要，能夠在一定程度上塑造良好的城市形象，還能夠促進(jìn)當(dāng)?shù)馗鱾€(gè)產(chǎn)業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，在實(shí)際開(kāi)展會(huì)展活動(dòng)的時(shí)候，可以從開(kāi)展階段、布局階段等多方面入手，逐步加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理與服務(wù)管理的管控，不斷提升現(xiàn)場(chǎng)的管理執(zhí)行能力，逐步創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

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作者簡(jiǎn)介：溫麗（1980.04-?），女，籍貫：山東，學(xué)歷：本科，廈門(mén)東海職業(yè)技術(shù)學(xué)院，講師，研究方向：旅游管理