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      探討人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

      2019-01-28 08:04:42單玉濟(jì)寧市公路管理局
      消費(fèi)導(dǎo)刊 2019年3期
      關(guān)鍵詞:管理人員檔案管理培訓(xùn)

      單玉 濟(jì)寧市公路管理局

      一、人事檔案的分類和特點(diǎn)

      人事檔案的類型主要包括干部檔案和工人檔案。它的特點(diǎn)是具有全面的功能,可用性,真實(shí)性,活力,流動(dòng)性和機(jī)密性。

      二、人事檔案管理中存在的問題

      (一)人事檔案管理認(rèn)識(shí)淡薄。管理檔案有關(guān)部門負(fù)責(zé)人欠缺人事檔案管理的高度重視。他們認(rèn)為檔案是交易工作的保管。只要檔案不泄露不丟失,他們就可以應(yīng)對(duì)調(diào)查和外部調(diào)整,并且缺乏使用和存檔的意識(shí),沒有重視人事檔案的管理,檔案管理問題也沒有得到有效處理,例如管理職員,資金問題和現(xiàn)場(chǎng)問題。人事檔案缺少完整性,一些人事檔案相對(duì)落后。唯有入團(tuán),入黨志愿書,家屬情況和學(xué)習(xí)資歷,不能充分反映人員的真正現(xiàn)狀和歷史,導(dǎo)致人檔分離。

      (二)人事檔案管理制度不健全。盡管我國已經(jīng)制定了人事檔案管理的一些規(guī)則,法律和法規(guī),但人事檔案管理仍處在起步時(shí)段,缺少統(tǒng)一的審核規(guī)范和較高的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),這致使人事檔案管理系統(tǒng)缺少完善,檔案管理職員未根據(jù)有關(guān)規(guī)章嚴(yán)格實(shí)施。檔案管理作為一種具有較強(qiáng)機(jī)密性和規(guī)范性的工作,缺乏一定的制約系統(tǒng),致使人事檔案的管理未能按照規(guī)章制度進(jìn)行。材料收集不完整,檔案的早期收集和存檔,管理人員的安全意識(shí)不足以及檔案的日常維護(hù)不足等現(xiàn)象對(duì)改進(jìn)檔案管理產(chǎn)生了重大影響。

      (三)人事檔案管理人員配置不足。在這個(gè)階段,從事檔案工作的專業(yè)人員數(shù)量少,這是一個(gè)相對(duì)普遍的現(xiàn)象。事業(yè)單位的大多數(shù)人兼任多個(gè)職位,他們?cè)诠ぷ髦杏袘?yīng)付態(tài)度,他們沒有太多精力和時(shí)間做好檔案工作。沒有對(duì)檔案業(yè)務(wù)的知識(shí)深入研究,他們中的大部分工作職員只有短期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),缺乏基于檔案理論的完整知識(shí)。在這個(gè)階段,對(duì)掌握了現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案人才有著巨大的需求,但往往這些出色的人才認(rèn)為他們不能充分發(fā)揮其真正的價(jià)值。他們通常不愿意在檔案部門工作。頻繁的人事變動(dòng)和不穩(wěn)定的團(tuán)隊(duì)使日常檔案管理工作與實(shí)際情況不一致,這對(duì)檔案管理非常不利。

      (四)人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高。目前,大多數(shù)人事檔案質(zhì)量低,缺乏使用價(jià)值。他們的許多人事檔案都是形式的,空洞的,但實(shí)際性和細(xì)致較少,大多數(shù)都表現(xiàn)在政治面貌、工資、學(xué)歷和個(gè)人經(jīng)歷,對(duì)技術(shù)專長,業(yè)務(wù)技能和個(gè)人道德品質(zhì)幾乎沒有反應(yīng),其中許多反映了過去而不是現(xiàn)狀。

      三、人事檔案管理對(duì)策

      (一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí),利用不同傳播媒體,運(yùn)用不同形式的宣傳手段,廣大宣傳人事檔案工作的關(guān)鍵性,創(chuàng)造優(yōu)良社會(huì)關(guān)愛檔案和宣傳檔案的環(huán)境。對(duì)于人事檔案工作,要主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)高級(jí)管理人員,尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)的贊成和關(guān)注。單位領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)烈重視人事檔案的管理,并將其納入議程。將建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,檔案管理的重要負(fù)責(zé)人承擔(dān)組長,定時(shí)監(jiān)督,指點(diǎn)和查驗(yàn)檔案管理工作。當(dāng)問題被發(fā)現(xiàn)時(shí),應(yīng)該首先解決它。確立人事檔案管理合規(guī)考核機(jī)制,使用定性和定量方法將用于考核人事檔案工作,在教導(dǎo)和管理中要實(shí)施級(jí)別分類和層次提升的方式,以實(shí)行人事檔案工作的規(guī)范化。

      (二)健全制度,進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。根據(jù)相關(guān)實(shí)踐,完整的人事檔案管理和工作制度可以有效保證檔案工作管理的規(guī)范化。因此,各個(gè)單位必須創(chuàng)建相應(yīng)的檔案管理制度,并制定嚴(yán)格的檔案匯集,存檔,管理和檔案借閱,利用和日常存儲(chǔ)的制度,嚴(yán)格按照規(guī)定遵循規(guī)則。加強(qiáng)管理力度,防治出現(xiàn)紕漏。另外,為了防止檔案更改或丟失的發(fā)生,有必要完善人事檔案的人事管理考核和制定與責(zé)任制度,嚴(yán)格執(zhí)行程序,并在接收,轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入資料時(shí)做好登記,并且記錄對(duì)檔案的訪問,易于使用,準(zhǔn)確,從而有效地限制了檔案更改和泄漏的人為因素,并且追求責(zé)任。

      (三)加強(qiáng)人事檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn),提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在過去的工作中,大多數(shù)企事業(yè)單位對(duì)檔案工作并不十分重視。許多檔案管理人員都擔(dān)任多個(gè)角色。為了提升人事檔案管理的重要性,應(yīng)該在整個(gè)單位實(shí)行,充滿熱情,熱愛檔案的人員應(yīng)該接受培訓(xùn),在此階段,培訓(xùn)是提升人事檔案管理質(zhì)量的更有效方式,不光需要開展常日的資格培訓(xùn),還要加強(qiáng)繼續(xù)教育的力度。對(duì)于未從事過人事檔案管理的員工,應(yīng)具備培訓(xùn)資格,并有針對(duì)性地學(xué)習(xí)人事檔案管理的基本知識(shí)。應(yīng)培訓(xùn)初步人事檔案工作,并取得資格培訓(xùn)證書。將尋求教育檔案工作者的研究,以優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu),擴(kuò)大和更新,使新技術(shù)為主,增加了新的知識(shí)和理論可以得知。通過上述兩種學(xué)習(xí)方法,擴(kuò)大了檔案管理人員的知識(shí),提升了個(gè)人的專業(yè)水平,實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理人員自身發(fā)展的主觀需求。與此同時(shí),這也是現(xiàn)階段信息時(shí)代檔案管理人員發(fā)展所需要的目標(biāo)。

      (四)人事檔案管理材料收集。1.建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng):建立檔案物品的收集和存檔的嚴(yán)格制度,從檔案的歸檔和收集到統(tǒng)一管理,檔案的借閱,日常儲(chǔ)存和使用。

      2.建立暢通的材料收集渠道:收集人事檔案管理資料是人事檔案管理工作的基礎(chǔ),如學(xué)歷和專業(yè)培訓(xùn)材料,績效考核和檢查材料,工資,任免,出國留學(xué),專業(yè)技術(shù)推廣,業(yè)務(wù)能力,技術(shù)專長,發(fā)明和創(chuàng)造,需要記錄的材料數(shù)量,如科研成果評(píng)估材料不斷增加,給人事檔案管理材料的收集帶來了新的要求。

      結(jié)語:如果我們想在人事檔案工作中獲得一定的成果,必須要掌握時(shí)機(jī),繼續(xù)學(xué)習(xí),改革創(chuàng)新,改變思路,革新模式,并實(shí)現(xiàn)一套新的存檔概念和想法。只有與時(shí)俱進(jìn),才能適應(yīng)檔案行業(yè)的發(fā)展,推動(dòng)現(xiàn)代化,標(biāo)準(zhǔn)化,科學(xué)化的檔案管理,以及最大限度地發(fā)揮人事檔案的使用價(jià)值。

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