電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

毛欣陽(yáng) 天津泰達(dá)濱海清潔能源集團(tuán)有限公司

引言：檔案管理行業(yè)在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)儲(chǔ)存電子檔案后，需要將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的整合管理，不斷提高對(duì)這兩種檔案的利用效率，最終才能有效提高檔案管理工作的工作水平。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的概述及注意事項(xiàng)

（一）電子檔案和紙質(zhì)檔案概述。檔案指的是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中所直接形成的記錄，有著極高的保存價(jià)值，包括著紙質(zhì)檔案和電子檔案這兩種，其中紙質(zhì)檔案指的是將紙作為記錄信息載體的檔案，主要有證書、契約、日記、戶籍、圖紙等等，而電子檔案指的是利用計(jì)算機(jī)硬盤來(lái)對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)、記錄的檔案。從本質(zhì)上來(lái)看，紙質(zhì)檔案和電子檔案都屬于檔案的一部分，都有著極高的保存價(jià)值，都是對(duì)信息進(jìn)行記錄的，但是紙質(zhì)檔案和電子檔案又因?yàn)樗幂d體的不一樣而有著極大的區(qū)別。紙質(zhì)檔案的載體是紙，并有專門的地方儲(chǔ)存，有著極高的安全系數(shù)，但是保存起來(lái)比較麻煩，對(duì)保存的環(huán)境有著一定的要求，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的保存，紙質(zhì)檔案可能會(huì)出現(xiàn)破損，記錄的信息出現(xiàn)缺漏。此外，紙質(zhì)檔案查找起來(lái)也十分麻煩，需要依靠人工來(lái)進(jìn)行分類和查找。而電子檔案同紙質(zhì)檔案相比，儲(chǔ)存的時(shí)間更長(zhǎng)，對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境的要求更低，只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以對(duì)電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，儲(chǔ)存量也更大。同時(shí)，利用電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存的檔案查找起來(lái)更為方便，向計(jì)算機(jī)輸入指令后就可以迅速找到想要的檔案信息。但是電子檔案需要利用到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這就使得儲(chǔ)存電子檔案的計(jì)算機(jī)有著感染計(jì)算機(jī)病毒的風(fēng)險(xiǎn)，一旦儲(chǔ)存電子檔案的計(jì)算機(jī)感染了計(jì)算機(jī)病毒，其儲(chǔ)存的電子檔案很容易遭到破壞和丟失。而將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合管理，可以結(jié)合電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)，讓電子檔案和紙質(zhì)檔案利用自身的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行互補(bǔ)，從而可以取長(zhǎng)補(bǔ)短，都能夠?qū)⒆陨淼膬?yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。

（二）對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合管理的注意事項(xiàng)。一方面，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)采取積極、有效的檔案管理措施來(lái)對(duì)電子檔案管理領(lǐng)域進(jìn)行探索，通過(guò)建立全新的電子檔案管理制度、管理方法、管理技術(shù)來(lái)為電子檔案建立起一種穩(wěn)固的法律地位。另一方面，檔案管理工作人員在沒(méi)有做好電子檔案管理工作、無(wú)法確保電子檔案擁有長(zhǎng)久真實(shí)性的情況下，不能放棄紙質(zhì)檔案，不能忽視紙質(zhì)檔案的管理工作，還需要充分利用起紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)來(lái)，將電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行互補(bǔ)，從而在檔案管理工作變化的時(shí)期把握住主動(dòng)權(quán)，提高檔案管理工作水平和工作質(zhì)量。比如，檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，可以在保存電子檔案的同時(shí)，也將相同的內(nèi)容保存在紙質(zhì)檔案中，通過(guò)采取這個(gè)方法，有效實(shí)現(xiàn)了電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理，在充分利用起電子檔案查閱方便這一優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，還充分利用了紙質(zhì)檔案真實(shí)性高的優(yōu)勢(shì)，避免了儲(chǔ)存電子檔案的計(jì)算機(jī)受到木馬病毒的攻擊而癱瘓，導(dǎo)致電子檔案的缺失、丟失問(wèn)題。此外，檔案管理工作人員還需要在檔案管理系統(tǒng)中對(duì)錄入的電子檔案、紙質(zhì)檔案進(jìn)行虛擬組卷，從而對(duì)不同的檔案進(jìn)行有效分類、排序，提高檔案的查找、利用效率。

二、有效實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理工作的要求

（一）歸檔工作需要同步。檔案管理工作人員在進(jìn)行電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理工作時(shí)，需要注意的是在檢驗(yàn)、審核完收集到的紙質(zhì)文件后，要及時(shí)對(duì)這些紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔。同時(shí)，檔案管理工作人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)收集到的電子信息也需要及時(shí)進(jìn)行檢驗(yàn)、審核、歸檔。在對(duì)電子檔案、紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔工作時(shí)，要嚴(yán)格按照相關(guān)的檔案歸檔要求進(jìn)行，符合檔案歸檔要求的電子檔案、紙質(zhì)檔案才能歸檔。此外，檔案管理工作人員在對(duì)從網(wǎng)絡(luò)上收集到的電子信息進(jìn)行歸檔時(shí)，要用指定的計(jì)算機(jī)對(duì)這些電子信息進(jìn)行存儲(chǔ)，不能隨便選一臺(tái)計(jì)算機(jī)就進(jìn)行存儲(chǔ)，還需要對(duì)歸檔的電子信息做出特定的標(biāo)記，從而方面以后的查找和利用。

（二）整理工作需要同步。要想順利開展電子檔和和紙質(zhì)檔案的整合管理工作，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)采取一個(gè)較為折中的辦法，來(lái)對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理。記錄信息相同的電子檔案和紙質(zhì)檔案的檔案號(hào)都是一樣的，所以，在對(duì)這類電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，可以將這兩種檔案合二為一，共同進(jìn)行整理，在對(duì)電子檔案進(jìn)行整理的同時(shí)也進(jìn)行紙質(zhì)檔案的整理工作，從而大大縮短整理檔案所耗費(fèi)的時(shí)間，大大提高檔案的整理工作效率，最終大大提高電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理工作水平。

（三）對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案的利用也需要同步。在對(duì)電子檔案、紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔、整理工作時(shí)，相同內(nèi)容的電子檔案、紙質(zhì)檔案的檔案號(hào)都是一樣的，因此，在對(duì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，可以通過(guò)一個(gè)檔案號(hào)、通過(guò)統(tǒng)一錄入的信息來(lái)同時(shí)查找出電子檔案和紙質(zhì)檔案。在利用時(shí)，可以優(yōu)先利用更為方便快捷的電子檔案。通過(guò)這種方法，大大提高了對(duì)于檔案的利用效率，還減少了對(duì)紙質(zhì)檔案的利用次數(shù)，紙質(zhì)檔案受到的磨損次數(shù)大大減少，從而讓紙質(zhì)檔案可以更長(zhǎng)久地保存下去。電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合管理，實(shí)際上可以看作是一種延長(zhǎng)檔案壽命、對(duì)檔案進(jìn)行分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。

總結(jié)：綜上所述，在進(jìn)行電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理工作時(shí)，需要將歸檔工作、整理工作進(jìn)行同步，對(duì)于檔案的利用也要同步，這樣才能有效實(shí)現(xiàn)電子檔案盒紙質(zhì)檔案和整合管理，才能提高檔案管理工作的工作效率和工作水平。