事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與對策

黎順英

摘 要：近些年來，隨著經(jīng)濟的發(fā)展和計算機技術(shù)的出現(xiàn)，社會各行業(yè)都積極的引進了計算機技術(shù)，朝著科學(xué)化、信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。具體到事業(yè)單位的檔案管理，其相應(yīng)的信息化建設(shè)工作也已經(jīng)逐步開展。而本文就從事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)涵與意義出發(fā)，全面分析了現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，并提出了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)對策，旨在為推動我國事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)步伐提供一些參考性意見。

關(guān)鍵詞：檔案管理信息化建設(shè)；內(nèi)涵；意義；問題；科學(xué)對策

隨著時代的發(fā)展，我國事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容與檔案管理要求較之前都發(fā)生了較大的變化。如何有效的應(yīng)對這種變化，并逐步提高事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量目前已經(jīng)成為許多事業(yè)單位檔案管理人員共同關(guān)注的問題之一。而積極的引進現(xiàn)代計算機技術(shù)，大力開展事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，則能夠明顯降低事業(yè)單位在檔案管理方面的人力、物力成本，有效的提高事業(yè)單位的檔案管理效率與管理質(zhì)量，更好地滿足事業(yè)單位檔案管理的實際需要。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵與重大意義

通常事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)主要是指將現(xiàn)代計算機信息技術(shù)全面應(yīng)用到國家事業(yè)單位的檔案收集、整理、開發(fā)、利用工作中。相較于傳統(tǒng)的人工收集、整理檔案資料模式，這種先進的電子化檔案管理模式既方便又快捷，一方面，它能夠以電子數(shù)據(jù)代替紙質(zhì)檔案，有效的減少事業(yè)單位所需的檔案管理人員數(shù)量與紙質(zhì)載體，這樣事業(yè)單位在檔案管理方面所需的人力與物力成本就大大減少，事業(yè)單位的檔案管理成本也因此降低。另一方面，它可以顯著提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，減少事業(yè)單位檔案管理的人為失誤，有效優(yōu)化與提升事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。此外，大力進行檔案管理信息化建設(shè)也是事業(yè)單位檔案管理工作積極與時代發(fā)展接軌，充分融入時代發(fā)展環(huán)境的一種重要體現(xiàn)[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 事業(yè)單位普遍缺乏對檔案管理信息化建設(shè)工作的重視

相較于發(fā)達國家，計算機技術(shù)在我國的起步較晚，而同企業(yè)單位相比，很多事業(yè)單位的檔案管理本身又較為閉塞與滯后，這就導(dǎo)致許多的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)的檔案管理人員不重視檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，很多人片面的認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)就改變檔案資料保存的載體，將紙質(zhì)的檔案輸入現(xiàn)代計算機，使其成為電子化數(shù)據(jù)即可，沒有多少技術(shù)含量。很顯然，這種認(rèn)識是錯誤的，同時這種錯誤的認(rèn)識也無形中縮小了檔案管理工作的內(nèi)容，極大地阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展。

2.2 缺乏健全完善的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)本身是一項復(fù)雜繁瑣的技術(shù)性工作，所以其必須在一套成熟的信息化建設(shè)規(guī)劃指導(dǎo)下，才能有條不紊地順利展開各項工作。但是當(dāng)前我國許多事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)工作時，都沒有提前制定好相關(guān)的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，這樣就使得整個檔案管理信息化建設(shè)工作開展得較為混亂，缺乏全局性，有時各項工作之間甚至彼此制約、相互矛盾，最終顯著降低了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量[2]。

2.3 缺少足夠的檔案信息化建設(shè)資金

基于多方面的原因，檔案管理工作本身在事業(yè)單位就不受重視，很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)與工作人員認(rèn)為其是一項輔助性工作，可有可無。這樣就使得事業(yè)單位在檔案管理方面的資金投入較低。沒有足夠的資金，檔案管理部門就很難配置檔案管理信息化建設(shè)所需的相關(guān)硬件設(shè)備，也不無力購買配套的檔案管理軟件。以致目前我國許多事業(yè)單位的檔案管理軟硬件設(shè)備都較為落后，整個單位的檔案管理信息化建設(shè)進程幾乎停步。

2.4 信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的目的之一就是實現(xiàn)檔案信息的充分利用。但是目前我國很多事業(yè)單位由于受種計算機系統(tǒng)與信息處理系統(tǒng)不兼容、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化困難等因素的影響，很多的檔案數(shù)據(jù)信息難以被共享，經(jīng)常出現(xiàn)各種形式的“信息孤島”現(xiàn)象，這樣就直接降低了事業(yè)單位檔案信息的有效利用率，非常不利于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理管理信息化建設(shè)的有效對策

3.1 制定科學(xué)合理的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)綱要

因為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)本身是一項復(fù)雜繁瑣的艱巨性工作，其開展過程中所涉及的范圍較廣，資料內(nèi)容也較多，所以事業(yè)單位應(yīng)該從本單位的檔案管理實際狀況出發(fā)，綜合考慮各方面的相關(guān)因素，制定一個科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)大綱，并依據(jù)該大綱逐層有次序地展開相關(guān)工作，如此才能確保整個檔案管理信息化建設(shè)工作的良性發(fā)展。

3.2 進一步增加對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的資金投入

事業(yè)單位要進行檔案信息化建設(shè)，就必須完成以下三項基本工作，第一，購買先進的計算機設(shè)備和諸如打印機、掃描儀等其它的信息化輔助設(shè)備。第二，購買相關(guān)的檔案管理信息軟件，并聘請專業(yè)的信息化技術(shù)人員構(gòu)建一個與單位檔案管理實際狀況相符的個性化信息化管理系統(tǒng)。第三，為相關(guān)的計算機設(shè)備安裝正規(guī)的殺毒軟件與安全防衛(wèi)軟件，以確保事業(yè)單位檔案信息不被網(wǎng)絡(luò)黑客盜取與破壞。而這三項工作的進行都不離開強大的資金支持。基于現(xiàn)階段我國許多事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)方面資金投入不足的實情，未來事業(yè)單位更應(yīng)該進一步增加在檔案管理信息化建設(shè)方面的資金投入，以有效確保整個檔案管理信息化建設(shè)工作的正常進行[3]。

3.3 努力消除“信息孤島”現(xiàn)象

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中“信息孤島”現(xiàn)象的產(chǎn)生，極大地限制了事業(yè)單位相關(guān)檔案信息的共享與有效利用，也無形中降低了檔案信息化建設(shè)的作用。這就要求相關(guān)事業(yè)單位不斷優(yōu)化本單位的計算機系統(tǒng)、相關(guān)的辦公軟件系統(tǒng)與其它信息處理系統(tǒng)，必要時聘請專業(yè)的計算機技術(shù)人員深入探索“信息孤島現(xiàn)象”產(chǎn)生的原因，最大化消除“信息孤島”現(xiàn)象。唯有如此才能有效提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，充分實現(xiàn)其檔案信息資料的有效共享與充分利用，真正發(fā)揮出事業(yè)單位檔案管理的實際應(yīng)用價值，使其更好地為事業(yè)單位與社會服務(wù)。

3.4 組建一支高素質(zhì)的檔案管理信息化建設(shè)隊伍

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是一項技術(shù)性高、專業(yè)性強的工作，其對相關(guān)工作人員的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)與計算機操作技能要求都十分高。為確保整個檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展。相關(guān)的事業(yè)單位要提早創(chuàng)建一支高素質(zhì)的檔案管理信息化建設(shè)隊伍。一方面，對于在職的檔案管理人員要進行定期的計算機專業(yè)知識培訓(xùn)與電子檔案制作培訓(xùn)，以進一步強化他們的計算機操作技能與電子檔案制作技能。另一方面，事業(yè)單位要積極引進高素質(zhì)的計算機技術(shù)人才，由他們來負(fù)責(zé)整個單位的檔案管理信息系統(tǒng)創(chuàng)建與補充工作，這樣可以提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性和專業(yè)性。

4 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)既有利于減少事業(yè)單位的人力、物力成本支出，降低其檔案管理成本，又利于提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量與效率?；谀壳拔覈S多事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中都存在著對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度有限、檔案管理信息化建設(shè)投入資金不足等問題。所以未來我國的相關(guān)事業(yè)單位要通過加大資金投入、提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)等有效對策，進一步提高我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，有效加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，使其更好地輔助事業(yè)單位其它工作的開展。

參考文獻

[1]董學(xué)佳.論新時期事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新[J].卷宗，2018，（5）：1.

[2]徐龍.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析與研究[J].卷宗，2018，（18）：2.

[3]王艷平.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探討[J].南風(fēng)，2016，（26）：140.